マイナンバーの収集と本人確認

従業員が1名以上いる事業所では、例えば以下のような手続きでマイナンバーが必要となります。

これらの手続きにマイナンバーを利用するにあたって、
各事業所では従業員や扶養家族等のマイナンバーを収集しなければなりません。

マイナンバー収集にあたっては、以下の対応が求められています。

1. 事前に利用目的を提示し、同意を得る

   ただし、事前に同意を得られる目的は、法律で明記された目的に限定されます。

2. 収集にあたっては、必ず本人確認を行う

   本人確認の方法は、2016年1月以降に希望者に発行される個人番号カードを従業員が持っているか否かで異なります。
   なお、すでに雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できる時は、身元確認を不要とすることも認められています。

3. 適切なタイミングでマイナンバーを廃棄する

   従業員が退社する場合は、適切なタイミングでマイナンバーを廃棄しなくてはなりません。

詳細はこちらをご確認ください。
本人確認の措置（PDF）
（※マイナンバー社会保障・税番号制度 - 内閣官房　よくある質問　4-3本人確認より）

取扱いルールの策定と従業員への教育

マイナンバー法の施行にあたって、まず社内においては、
どの業務にマイナンバーを使い、それらは「誰が」担当するのかを明確にする必要があります。

また、マイナンバーを取り扱うにあたっては、基本方針と取扱規定（ルール）も定める必要があります。

さらに、重要な個人情報となるマイナンバーを取り扱うにあたっては、
マイナンバーを直接取り扱う社員のみならず、全従業員がルールを明確に理解することが重要です。

個人情報とマイナンバーの適切な管理

マイナンバーは重要な個人情報であることから、適切な管理も求められます。

ガイドラインでは、組織体制や人員のみならず、マイナンバー漏洩防止にあたって
いわゆる「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」についても対応を検討する必要があります。

物理的安全管理措置

物理的安全管理措置とは、たとえば以下のような対応が想定されています。

• のぞき見を防止するために、マイナンバーを取り扱うパソコンの周りにパーテーションを置く。
• マイナンバーを取り扱うパソコン等は常に最新のセキュリティソフトバージョンを適用させる。
• マイナンバーが記録された電子媒体や書類を持ち出す場合は、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講じる。

技術的安全管理措置

技術的安全管理措置とは、たとえば以下のような対応が想定されています。

• マイナンバーを取り扱う情報システムは、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有するものであることを識別した結果に基づき認証する。
• マイナンバーを保管する情報システムについて、外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入する。

法定調書への記入と提出

マイナンバーは申告書や法定調書などを提出する場合に記載する必要があります。