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明細書の印刷・封入・各営業所への仕分け・発送作業を一日がかりで行っていた。
明細書作成時間が10分で完了、
導入前対比 99％減 と大幅短縮に成功。
印刷代・発送コストもゼロに。
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日本初のカスタムホイールのパイオニアとして、自動車部品・用品の卸・販売でトップクラスの実績を誇る株式会社ウェッズ（JASDAQ:7751）。約10,000店舗ある販売代理店へ直接販売を行っており、全国に12の営業拠点と物流センターを保有している。
「以前から給与明細書の電子化には興味があり、費用さえ見合えば検討したいと考えていました」と語るのは、同社の経理課課長代理を務める榎本氏。通常の経理業務や決算業務に加え、社員の給与計算業務も担当している。同社は営業拠点が多いため、今までは給料日前に一日がかりで従業員約200名分の給与明細書の印刷・封入・仕分け・発送作業を行っていた。
「現在使用している給与計算ソフトの会社からも、メールで明細書が送れる機能の提案を受けていました。給与明細書の電子化には興味がありましたが、メールで明細書を送る場合は社員一人ひとりにメールアドレスが必要となり、アルバイトの方もいる当社では難しいと感じていました」と、当時を振り返る。
スパイラル（R）の仕組みでは、担当者が給料日前に給与明細データを更新するだけで、配布までがすべて完了する。そのため、一日がかりで取り組んでいた作業が実質10分に短縮された。
社員はデータ更新後に、好きなタイミングでWeb画面からIDとパスワードでログインし、当月の給料の確認を行うことができる。メールで明細書そのものを送る訳ではないので人的ミスも発生しにくく、社員ごとに個別のメールアドレスを持たなくても利用できる。
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数ある給与明細書電子化サービスの中からスパイラル（R）を選んだ決め手を榎本氏に伺うと、「コスト面」と「給与ソフトに依存しない点」だという。「今後、現在の給与計算ソフトを見直すこともあるかもしれない。スパイラル（R）はデータの取り込みができるため、使っている給与計算ソフトに依存しないという点が大きかったですね」と同氏。
機能面について尋ねると、「ソフトウェアを使っていると『もっとこんなことができればいいのに』と、何かしらの不満が出てくるものですが、スパイラル（R）ではそういった機能面での不満を感じたことがありません。操作画面も直感的に操作でき、オンラインマニュアルも充実しているため、自力で使いこなすことができますね」と満足の様子だ。現在は自社の従業員の給与明細書の電子化に活用しているが、今後はグループ会社の給与明細書電子化も進めて いきたいとのこと。「会社としても紙や印刷代のコスト削減を目指しているので、今後は社内での活用だけではなく、対外的に使う請求書などの書面も電子化できたらいいですね」と今後の展望を語ってくれた。
※「weds」のロゴは株式会社ウッズの登録商標または商標です。
