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メール配信の“うっかり”誤配信を防ぐためには?

悩む女性

メール配信の“うっかりミス”は大きく分けて3つ

メールは、簡単に文章やデータを送ることができるコミュニケーションツールです。しかし簡単だからこそ、メール送信や配信をする際に“うっかりミス”が起こりがち。メール送信時や配信時に起こる“うっかり”には以下のようなものがあります。

1.書きかけメールの送信、添付ファイルの付け忘れ、添付ファイルミス
2.送信先のアドレス間違い
3.TO:/CC:/BCC:の間違い

いずれのミスも、社内宛メールであればお詫びと訂正のメールを改めて出せば済むかもしれません。しかし、取引先宛のメールや顧客宛のメールであれば、そのミスが取り返しのつかないことにつながる恐れがあります。

誤送が自社の信用低下につながることも……

書きかけメールの送信、添付ファイルの付け忘れ、添付ファイルミスをした場合、社内宛であればさほど大きな問題は起こりません。取引先宛や顧客宛であっても、書きかけメールの送信なら、後からお詫びメールを送信することで大事には至らずに済むでしょう。また添付ファイルの付け忘れなら、後からお詫びメールとともに添付ファイルを再送すれば良いだけです。

いちばん問題なのは添付ファイルミスです。たとえば、別の取引先に送るべき見積書を間違えて取引先に送ってしまった場合、機密情報の漏えいにつながってしまいます。また「当社宛の見積書を別の取引先に送っているのではないだろうか?」と不信感を抱かせてしまい、自社に対する信用低下にもつながります。

送信先のアドレス間違いも致命的な問題です。パソコンの入力ソフトには、先頭の文字を入力するだけで自動的に全部の文字列が入力されたり候補を表示したりしてくれる「オートコンプリート機能」があります。メールアドレスを入力する際にもこの機能が働きますので、送信前にメールアドレスをよく確認しないと、間違った宛先に送ってしまう場合があります。

重要でない内容(お礼や挨拶など)であれば、後からお詫びメールを送れば良いかもしれません。しかし重要な情報を記載したり添付したメールの送信先間違いとなると、機密情報の漏えいにつながる可能性があるのです。

うっかりミスを無くせるメール配信システム

「TO:/CC:/BCC:の間違い」は、メール送信時や配信時におけるもっとも大きな問題です。

「TO:」(宛先)にはメールを送る主体の相手のメールアドレスを入力し、「CC:」 (Carbon Copy/カーボンコピー)は宛先の相手へ送った内容を「他の人にも知らせたい」という場合に使います。また「BCC:」(Blind Carbon Copy/ブラインドカーボンコピー)は、「CC:」と同様に宛先の相手へ送った内容について、他の人にも知らせたい場合に使いますが、ここに入力されたメールアドレスは受信者には表示されません。

 これを使い分ける際、「BCC:」に入力すべきメールアドレスを「CC:」へと入力してしまうミスが発生しやすいのです。特に注意したいのは、顧客宛に一斉にメールマガジンなどを配信する場合です。TO:/CC:/BCC:の間違いをした場合、情報漏えい事件として顧客に対して金銭的な補償をせざるを得ない可能性もあるほか、送信元企業の信頼低下を招いてしまいます。

TO:/CC:/BCC:の間違いによる誤送信は何年も前から起こり続けていますが、一向に無くなる気配がありません。というのも、手作業でメール送信や配信を行っている限り、どんなに気をつけていても“うっかりミス”をゼロにすることはできないからです。

そこで活用したいのがメール配信システムです。数多くの顧客に対して「BCC:」メールを瞬時に届けるサービスはいくつも存在しており、目的や用途に合わせて送信先を変えていくこともできます。

書きかけメールの送信、添付ファイルの付け忘れ、添付ファイルミスや、送信先のアドレス間違いは自分で細心の注意を払うように心がけ、気をつけるしかないでしょう。しかし、顧客宛メールを大量に送信するのであれば、メール配信システムを利用して誤送信への対策をとるのが安全・安心です。

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