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株主総会の“見えないコスト”を圧縮する方法

株主総会

毎年6月後半に集中する株主総会

日本の株主総会は毎年、6月後半に集中しておこなわれます。通常、株主総会ではなにかしらの議案が提出され、株主は総会に出席して賛否を投票する必要があります。

しかし、インターネット証券などで簡単に株取引ができるようになっている現在、よほどの大株主をのぞいて、株主総会に出席することはそれほど多くありません。

また、参加したくとも株主総会は平日に開催されることがほとんどであり、会社員の場合にはなかなか仕事を休んでまで出席することができません。それ以外にも、同日に複数の企業の株主総会が重なるケースも多く、なかなか参加できないのが実情です。

このような問題を解決するために、株主の数が1,000人以上の株式会社であれば、「株主総会に出席しない株主が書面によって議決権の行使ができるようにすること」が定められています。これを「書面投票制度」と呼びます。

また、ITの普及にしたがって、2002年からは電子メールなどの電磁的方法による議決権の行使(電子投票制度)ができるように会社法(当時は商法)が改正されました。この改正により、以前と比べて個人株主でも簡単に議決権を行使できるようになっています。

議決権行使の書面投票にはコストがかかる

導入されてからすでに15年以上が経過している電子投票制度ですが、今なお数多くの会社がこれを採用していません。しかし、書面投票から電子投票に変えることで、株主総会を開催する会社にとっては大きなメリットが生じます。

書面投票を採用している場合、「議決権行使書」を全株主に対して郵送する必要があります。しかし、議決権行使書の印刷コストや郵便代などをトータルするとかなりの費用がかかります。しかも、全株主に郵送する必要があるので、株主数が多ければ多いほどコストは膨れ上がってしまいます。

また、株主は郵送で届いた書面の「議決権行使書」を返送しなければなりません。その郵送代も会社側の負担となり、株主側としても返送する手間がかかってしまいます。

これらが株主総会開催における“見えないコスト”となり、会社に大きくのしかかってきます。しかし、電子投票制度を採用することで、そのコストを大きく削減することができます。

電子投票を利用する大きなメリットとは

会社が株主に対して株主総会が開催することを通知する際、株主総会案内(招集通知)を郵送する必要があります。これは通常、電子メールなどに変えることはできません。

しかし、この株主総会案内の中に「議決権行使コード」と「議決権行使専用パスワード」を記載することで、株主を議決権の電子投票へと案内していきます。

また、その株式総会案内に投票画面のURLを記載するのではなく、QRコードをプリントしてそのコードを読み取るだけで投票画面に移動できるようにしたり、空メールを送信することで投票画面のURLが記載されたメールが返信されたりするような仕組みをつくれば、株主側の利便性がさらに高まります。

加えて、データベース連動型の場合、電子投票を利用することで議案に対する投票数の集計状況もリアルタイムに把握できるといったメリットも生じます。コストを抑えつつ、会社側、ひいては株主側のメリットも考えると、電子投票の導入を検討する余地は大いにあるでしょう。

ただし、議案の集計状況などは絶対に漏えいしてはならない機密情報でもあるので、よりセキュリティ性能が高いデータベースに格納しておく必要があります。電子投票を導入する際には、セキュアなデータベースを持つクラウドサービスを利用することが大切です。

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