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セミナー運営の事前準備から事後フォローまでの具体的なフローとは?

社内にノウハウがない場合、セミナー運営の準備を進めることは容易ではありません。考えることが意外と多い上に、社内の複数部署を横断するような「根回し」が求められるためです。

しかし、セミナー運営のフローをうまく進めることで、単に「開催しているだけのセミナー」を、「マーケティングや営業に役立つ見込み客本位のセミナー」へ生まれ変わります。企画立案からセミナー後のフォローに至るまで、必要な作業を知って効果的なセミナー運営を実現しましょう。

顧客管理につながるセミナー運営を意識しよう

セミナー管理で最も重要なことは、目的と手段を混同しないことです。

セミナーは、「問い合わせ数アップ」や「営業へのリード引き渡し数○%向上」など、何かしらの目的のために開催される手段に他なりません。しかし、運営フローがとても手間のかかるものであるために、ともすればセミナーをつつがなく開催しただけで満足してしまう人が多いのではないでしょうか。目的を設定し、目的達成のためにセミナーが効果的であるとの認識を共有した上で、関係者が運営に当たる。こうした点を忘れないようにしましょう。

セミナーそのものよりも、その後のフォローが大切です。わざわざ時間を作ってセミナー会場に訪れ、セミナーを体験し、アンケートまで残してくれた出席者は、かなりロイヤリティの高いリードである可能性もあります。セミナー終了後、早い段階で、しかもリードの属性や関心度合にはまった質の高いフォローを行えば、成約につながる確率も高まります。

企画の練り込みがセミナー運営の成否を分ける

フローの最初は、企画です。企画段階で積み重ねた議論の質が、そのままセミナー準備や運営、フォローの質に直結すると言っても過言ではありません。セミナー開催の自己目的化を防ぐためには、企画の存在が必要不可欠だからです。

企画立案段階で考えるべきことは、主に目的、開催時期、ターゲット、ターゲット(出席者)に期待するアクション、セミナーの内容およびフローの4種類でしょう。What(何を)・Why(なぜ)・When(いつ)・Where(どこで)・Who(誰に)・How(どうやって)・How much(いくらで)を「5W2H」と総称しますが、このうち目的および期待するアクションがWhy、開催時期がWhen、ターゲットがWhoとなります。

残りのWhatはセミナー運営で自明であるとし、WhereおよびHow、How muchは次の準備段階で考えればよいでしょう。ただし、ケース次第では予算があらかじめ決められており、その範囲内で運営する必要があるかもしれません。この場合は、How muchはWhatと同じく自明のものとして企画の議論を進める必要が出てきます。

繰り返しになりますが、中でも目的を明確化することが最重要課題です。準備ステップ以降も、常に目的に寄り添い、そこから離れた作業を進めないよう折に触れて注意が求められます。なぜセミナーを開催するのか? ターゲットにどのようなアクションを期待するのか? この点を意識するだけでも、セミナーを開催する意義が大きく変わることでしょう。

目的に加え、ターゲットや開催時期も重要です。目的から逆算してセミナー計画を構築するように、ターゲットや開催時期から逆算して準備を進める必要があるためです。ターゲットが決まれば、期待するアクションや告知方法、行うべきセミナー内容やフローも見えてきます。開催時期を決めれば、いつまでに何をしなければいけないか具体化します。

以上のように、企画段階では目的、開催時期、ターゲット、ターゲット(出席者)に期待するアクション、セミナーの内容およびフローの5種類を最低限決めるようにしましょう。

セミナー準備は漏れのないように

次に、Where(どこで)やHow much(いくらで)を含めたセミナー準備を進めていきます。集客・告知は別途ご説明するとして、他にはセミナー用のコンテンツ作成や会場運営の準備を行います。どちらも、細部に至るまで漏れのないよう細心の注意を払って進めます。

用意すべきコンテンツは、セミナー用だけにとどまりません。集客のためのメルマガやSNS、リマインドメール、セミナー用の資料・動画・文章、フォローメールなど、集客やフォローまで含めたセミナー運営フォロー全体の各所で必要となることがあります。企画段階でセミナーのフローが決まっていれば、コンテンツ準備の作業に漏れが出る可能性は下がります。

ターゲットや目標に沿っていないといけません。特に、ターゲット層からニーズの強い内容にすることは必須です。業界や特定の会社規模(中小企業など)に絞ったセミナーの場合は問題なさそうですが、ミスが出がちなのはリードの関心・知識レベルです。初心者向けのセミナーを既存顧客に展開したり、プロダクトの効果的な使い方に関する深い内容のセミナーを初心者に展開したりしてもメリットは低いでしょう。

集客方法やセミナー後のフォローについても、企画段階で定めた目標へ向けての「動線」をプランニングする意識で進めます。スケジュールや予算も踏まえて、目標達成のためのセミナーの役割が具体化されることになるのです。

会場運営の準備については、会場および運営人員の確保が最優先です。複数部門から人員を募る必要がある場合には、早めに根回しをしておきます。このとき、当日の受付担当や司会担当まで割り振りを済ませておきましょう。また、カメラ・照明・ホワイトボード・プレゼンターなど、必要な機材をリストアップして調達します。社内にない場合でも、おおむねレンタルできます。

さらに、社外に講師を依頼する場合は、告知前に完了できるよう告知1か月前頃から動き出すのがベストです。断られた場合に代役を見つけなければならず、時間がかかることが多々あります。

集客・告知はタイミングが重要

準備計画の一環として、集客・告知があります。集客用のメールや告知のためのランディングページ作成、申込受付のための登録フォーム、フォーム登録後に自動送信される受付完了メール(サンキューメール)、セミナー直前に送信されるリマインドメールなどを主に作成することになります。企画や計画の段階で、集客や告知をいつからどのように始めるか、決めておきましょう。

集客方法は、メール以外にもたくさんあります。SNS、DM、ブログ(オウンドメディア)、ウェブ広告、イベントチケットサイトなどの手段がありますので、集客数や予算に応じて試してみるとよいでしょう。やはり、セミナーの目的やターゲットによって集客方法も変わってきますから、効率的な手段を模索してください。

ランディングページや登録フォーム作成については、最近ではかなり難易度が下がっています。かつてはHTMLやCSSなどを当然のように使いこなせないと作成できなかったものですが、近年ではそうした知識がなくてもお絵かき感覚で作れてしまうツールが多く出回っています。たとえば、スパイラル®でもすぐにフォームを作成できます。

受付完了メールやリマインドメールの文面作成も、忘れないように作っておきます。以前のセミナー告知の際に使用した文面を使い回すのが楽ですが、その際も目的やターゲットからずれた内容になっていないかチェックが必要です。何も考えずに急いでコピペしていると、おかしな文面を顧客や見込み客に送りつけてしまいかねません。

直前~当日は認識の共有とタイムマネジメントを意識

セミナー数日前になったら、改めて細部の動き方まで認識を共有しておきましょう。関係者を集めて会議を開き、運営フローやマニュアルを配布して、当日の準備から運営の流れについて最終的なチェックを行います。

これはもちろん、当日の作業に漏れを出さないための対策です。しかし、それ以上に、当日の運営に携わる関係者たちの頭の中に、共通した「イメージ」を植え付けるためのものでもあります。どれだけ目的やターゲットなどをすり合わせていても、細かい動き方や考え方には人それぞれで違いが出てきてしまうものだからです。

どの場面でどのように動くのか、万が一のトラブルのときは誰が何をするのか、それぞれの作業の担当者に当事者意識を持ってもらわなければいけません。「もうやる必要はないだろう」と思っても、直前に必ず認識のすりあわせを行ってください。

当日は、タイムマネジメントが最大のカギになります。機材トラブルがないように、開始2~3時間前までには会場入りし、マイクやカメラ、プレゼンターなどの動作確認をしておきましょう。受付から登壇者の誘導に至るまで、時間内に終わるようスムーズな運営を心がけましょう。

特に、司会担当者の責任は重大です。単にタイムマネジメントを取り仕切るからというよりも、予定より遅れたときにどう対処するかが問われることになるからです。多くのセミナーでは、登壇者の話が長引いて時間が押すものです。このときに次のプログラムの時間を短縮するのか、そのまま長引くに任せる(セミナー終了が遅れてもよいという判断)のか、その場の判断が求められます。

セミナー完了後が勝負!フォローの質とスピードがコンバージョンにつながる

セミナーが終わったら、出席者へのフォローをしていきます。最初に述べたとおり、フォローの質やスピードがきわめて重要です。セミナーの目的を達成できるかどうか、成否のカギはフォローにかかってくるわけです。

まず、「フォロー」として具体的に誰がいつまでに何をするのかを明確にしましょう。よくあるのは、お礼メールを出席者に向けて当日から翌日までに送付したり、営業担当が電話をかけたりすることです。お礼メールにアンケートURLを添付し、アンケートへ誘導するのもあります。

CRMシステムを導入している場合は、早急に登録者の出欠状況を入力する必要があります。これを入力しておくと、システム的にお礼メールを一斉送信しやすいためです。名刺管理ツールを使用すると、名刺に記載された文字を読み取って自動入力してくれます。

アンケート内容にしたがって興味関心をスコアリングし、CRMやMAでナーチャリングすることを目指します。アンケート内容から、すでに自社製品・サービスに強い関心を持つようであれば、担当営業に引き渡してフォローを依頼できます。関心がそこまで高くなくても、セミナーに参加している時点でかなり有望な見込客です。セミナー後も積極的に情報発信を続けていきます。

セミナー欠席者へのフォローも、場合によっては必要です。セミナー内容をすべて伝えるわけにはいきませんが、今後のセミナー予定や内容を開示することはできるでしょう。これによって、次回以降のセミナー参加者を確保しやすくなります。

セミナーというものは、スタートからゴールまで走り切る、ちょっとしたマラソンのようなものかもしれません。スタート地点はどこなのか、そしてゴールがどこなのかをはっきりとさせて、自社と参加者の両方にとって素晴らしい場になるように準備しましょう。

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