IT×業務効率化

なぜ、クラウド型入退室管理システムAkerunで業務効率化を実現できるのか

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日常生活のあらゆるシーンでクラウド化が進む現代。とくにビジネス現場においては、アナログからデジタルへ目まぐるしい変化の時期にあります。

そんな中、扉を開け閉めする「鍵」を電子錠へと移行し、業務効率化を図る企業や施設が増加中。電子錠の導入がなぜ業務効率化につながるのか、ビジネスにおいてどんな変化があるのか、そして来るべきセキュリティの未来とはどんなものでしょうか。

なぜ今、オフィスや店舗で入退室管理システムのクラウド化が注目されるのか

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鍵を使わずロックできる、クラウド型入退室管理システム。オフィスや店舗での導入が急激に伸びているのは、様々な理由が挙げられます。

まず、情報漏洩や資産管理などセキュリティ対策への関心が高まり、企業として徹底する必要が出てきたこと。これはPマークやISMSの取得に欠かせない要素でもあります。

また、従業員の増加による鍵管理の煩雑化の解消、無人稼働させたい場所の入退室管理、鍵よりも高い利便性や安全性、従業員の勤怠状況の把握が可能なことなども、入退室管理システムをクラウド化する理由になっています。

さらに、2017年「個人情報保護法」改正によって、すべてのオフィスで入退室管理が義務付けられたことへの対応策としても注目されています。

様々な面から注目を集める入退室管理システムのクラウド化ですが、忘れてはならないのが“業務効率化に大きく寄与する”という点。

なぜ業務効率化につながるのか、その理由と具体的な使い方を業界シェア数ナンバー1の「Akerun」を例にご紹介します。

拡張性の高いクラウド型入退室管理システム「Akerun」導入で業務効率化が加速

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「Akerun」のクラウド型入退室管理システムは拡張性が高く、既存の様々なシステムと連携を図れるため、業務効率化につながります。

例えば本社から支店の入退室管理・勤怠管理を含め、クラウド上の管理画面で一括管理が可能です。朝早い時間から夜遅い時間までの受付対応が必要だったコワーキングスペースでは、都内だけでも100箇所以上がすでに「Akerun」を導入し、業務効率化に成功しています。他にも出入りする学生が毎年変わる大学の研究室や病院、行政など、あらゆる施設・会社が入退室管理システムをクラウド化したことによる恩恵を受けはじめています。

「Akerun」は時間を限定した鍵を発行できるので、アルバイトの出入りを許可したい時間限定の鍵でセキュリティを強化したり、夜間や早朝の立ち入りを禁止するために時間制限を付けたりでき、便利です。

鍵として使えるのはスマートフォンやICカード(suicaなど)、PC、タブレット、社員証、スマートウォッチ、ガラケーなど。普段身に着けているものが鍵になるため、鍵を忘れるという事態も防ぎ、煩雑な鍵の管理がなくなります

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また、勤怠管理システムと連携させれば、個人の入退室の記録がそのままタイムカードの役割を果たし、打刻の手間や漏れがなくなって、個人の手間が軽減されます。毎月労務担当者が丸一日かけていた勤怠管理の集計は瞬時に終了。労務管理にかかっている工数の大幅な削除が可能です。

さらに、従業員のデータシステムと連携すれば、一人ひとりの行動を把握可能です。休日出勤していないと言いながら実はしており、あとで過労になって体調を崩して大問題に発展してしまう、そんなリスク回避に役立ちます。

他にも、会議室予約システムと連携して予約の重複や調整の手間を省いたり、受付と対応させて会議室を開け関係者以外立ち入り禁止にしたり、他システムとの連携で使う方法は無限です。

圧倒的なコストと手間の削減も実現

実は、電子錠はかなり以前から存在していました。大企業やホテル、銀行などはすでに導入しているところが多いでしょう。しかし、入退室管理のできるセキュリティシステムは、特に中小企業や大企業の支店などには手が出せませんでした。

従来の電子錠は初期費用が高いうえに大掛かりな工事が必要で、扉や壁に穴を開けられない問題などがあったからです。また、従業員が100人増えたら100個の鍵を作ったり、アルバイトが辞めるたびにシリンダーを変えたり、そんなことは実務上、現実的ではありません。

そこに登場したのが、業界No.1の「Akerun」です。工事不要で圧倒的な低価格、操作が簡単でスマート管理を実現でき、非常に高いセキュリティを誇ります。

鍵をなくした時、いつも持っているスマートフォンで鍵が開いたらいいのではないか、という創業メンバーの思い。鞄の中の手帳はスマートフォンに、本はkindleに、時計はスマートウォッチにと変化したのに、鍵だけアナログなのはどうしてだろう。そんな気持ちから開発され、Akerunが誕生しました。

オープン化してゆく社会のスタンダード・セキュリティに

Akerunイメージ004(株式会社フォトシンス 代表取締役社長 河瀬航大氏)

以前、セキュリティはビルの中で固めたクローズドなものでした。しかし働き方の多様化やITテクノロジーによって、これからは働き方もオープンになり、セキュリティにも変化が必要です。

家庭向けの金庫・車・ロッカーなどの鍵をクラウド上に置き換えるなど、新たな動きも次々登場しています。シェアリングエコノミー・IoT・福祉施設・子供の見守り・徘徊問題・民泊など時代のトレンドに合った入退室管理システムのクラウド化。今後もさらにシェアを伸ばし続け、「常識」として広く普及する日も、そう遠くありません。

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