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セミナー管理ツールで売上・満足度の質が格段にアップする

セミナー管理ツールで売上・満足度の質が格段にアップする

セミナー開催で重要なことは、「作業の効率化」です。効率化という表現をすると、参加者一人ひとりの扱いが、ないがしろになるのではないか、と心配になる方もいるかもしれません。しかし、そうではありません。効率化するということは、参加者に対して「適切な案内をする」ということも含まれるのです。だからこそセミナーの質を高めるために、「セミナー管理」について考える必要があります。そこで、セミナー管理の重要性と、セミナー管理を最適化するツールの導入について紹介します。

なぜセミナー管理が必要なのか?

セミナー管理が万全な企業は少ない

セミナーは、ただ開催するだけではその効果がなかなか見込めません。十分な効果を出すためには、効率的かつ正確なセミナー管理が必要です。しかし、セミナー管理に関する改善案が思い浮かばなかったり、効率化に手が回らなかったり、そもそも問題が認識できていなかったりする企業があまりにも多いのが現状です。
そこでおすすめなのが、「セミナー管理ツール」の導入です。ツールを活用することで、手軽にセミナー運営の効果改善や効率化を行うことができます。自社のセミナー運営に自信があるという方も、これまでのセミナー開催で以下の点に当てはまるところがなかったかチェックしてみましょう。

・開催のたびに電話や訪問で参加を呼び掛けている
・メールや招待状を送ってみても参加するのは一握り
・開催のたびに概要ページや通知用のメール配信に時間がかかる
・参加者のデータ収集や分析に時間がかかっている
・データ分析をしたことがない、あるいは何に注目するべきか分からない
・開催数が少ない、あるいはまだ一度も開催したことがない

これらの点に一つでも該当する項目があったのではないでしょうか?もしも、該当する項目が1つでもあったとすれば、まだ現在のセミナー運営において改善出来る余地が残っていると言えるでしょう。該当項目の改善によって現状の成果をより高めていくことも期待できます。

先述したようなセミナー管理における課題について、セミナー管理ツールの導入により、大幅な改善が図れる可能性があります。

セミナー管理ツールを導入するメリット

セミナー管理ツールで何が得られるか

セミナー管理ツールは、製品ごとに異なった特色を持っていますが、主に以下のような機能や効果が期待されます。

・セミナー開催の告知ページを簡単に作成できる
・参加者用の申し込みフォームを設置できる
・登録者ヘの開催お知らせやアンケートメールの自動配信ができる
・セミナー参加者の増加と満足率の可視化により、顧客の定着化ができる
・作業コストの削減によって、より多くのセミナーを開催できる

セミナー管理ツールを導入することで、主に上記のようなメリットがあります。より効率的で質の高いマーケティングを行っていけることでしょう。セミナー管理ツールの検討時の参考に活用してみてください。

導入の際に気をつけるべきこと

セミナー管理ツールを使いこなすためには、導入の目的や今後の目標を明確にしておくことも重要です。おツールを導入する際の懸念として、導入して終わってしまう事が挙げられます。導入するだけで満足せず、効果的に運用していけるよう、以下の点についてもしっかりと考える必要があります。

<明確な目的・目標設定>
・参加者の満足度や売上の向上など、開催の第一目標を明確化する

<セミナーの開催頻度や開催回数>
・今までどれぐらいの頻度で開催してきたか、これからどれぐらい開催していきたいか
<各セミナーの正確な状況把握>
・セミナー開催を感覚ではなく、セミナーごとに満足度や参加率など具体的な状況を把握できるようにする

こうした観点でポイントを明確にしておけば、セミナー管理ツールの導入によって貴社のマーケティング効率を劇的に改善してくれることでしょう。また、導入と並行し、実際に導入する際には、セミナー管理ツールを実際に導入した方々の意見を聴くことも重要です。そこで、次はどういった点が重要なのかを知るために、セミナー管理ツールの導入事例をみていきましょう。

導入事例

ここではどういった点が重要なのかを知るために、セミナー管理ツールの導入事例をみていきます。
貴社で提供しているセミナー管理ツール「SPIRAL®」(スパイラル)を例に取り上げ、実際の事例を紹介していきます。セミナー管理ツールの導入によって、セミナー運営の効率化がいかになされるか。下記事例を元にご参考ください。導入の前後で何が変わるのかを紹介していきます。

事例(1)投資信託会社 

導入目的:
これまで経験したことがない大型のセミナーを開催することになり、次回以降も持続可能な仕組みを実現したかった。

導入課題:
当日の参加情報を計測できる仕組みを、予算内のコストで実現することが課題だった。

導入以降:
必要な他社の見積もりに比べ、大幅なコストダウンに成功。開催当日もトラブルなく、無事に終了できた。参加予定者の来場率や来場時間といった詳細なデータを収集することで、次回以降のセミナーでより実情に合った計画を立てられるようになった。

事例(2)公益社団法人

導入目的:
会員や一般利用者が参加するセミナーの開催を効率化したい。

導入課題:
開催のたびに告知ページの作成や参加者情報の入力を行う必要があり、業務が圧迫されている現状を変えたかった。また参加者のさらなる増加を目指していた。

導入以降:
告知ページの作成の簡略化と参加申し込みフォームの設置により、事前準備にかかる作業を大幅に圧縮することに成功した。また登録者へ事前に告知メールを配信することにより、参加率の向上を実現することができた。

事例(3)イベント企画・運営会社

導入目的:
イベントごとの参加者管理システムを自社で作成管理できるようにしたい。

導入課題:
各種イベント・セミナーで開催目的や参加者が異なるため、そのたびに管理システムの調整を依頼していた。コスト面とスケジュールの都合から、自社で調整を行えるシステムが必要だった。

導入以降:
SPIRAL®を基幹にして自社システムの開発。コストの削減に成功するとともに、スピーディーな対応が可能になったことでPRにかける期間を長く取れるようになった。

関連リンク:SPIRAL®の詳細を見る

効率的にセミナー管理を行う

人力で行うセミナー管理には、どうしても限界があります。より多くの参加者を惹きつけるためには、セミナー管理ツールを使用した安全かつ効率的な運営が不可欠です。告知機能から、満足度を管理する機能を活用し、網羅的にセミナー集客からセミナー結果まで効果検証を行うことでセミナー運営の成果を最大化しつつ、作業の効率化を行っていくことができます。管理ツールによっては24時間受付のサポートデスクやツール自体の活用セミナーも用意されているため、初めてのツール運用でも戸惑うことなく使用可能です。
またセミナー管理ツールはセミナー開催に役立つ他に、顧客情報の管理など、マーケティング全般にわたり運用することができます。これを機会に貴社でもセミナー管理ツールを導入して、情報管理とデータ分析の仕組みを見直してみてはいかがでしょうか。

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