IT×業務効率化

情報資産とは何か?効率的な活用方法と必要性

情報資産とは

情報の管理・運用の効率化は、企業経営の基盤となりえる時代になりました。そのため、現在は様々な管理ツールが生み出されています。効率的に仕事をするためのツールですが、場合によってはコストが高くなるだけで、上手く運用できていないかもしれません。今一度、情報資産について見直し、効率化をはかってみませんか?

情報資産とは?

企業の資産といえば、不動産や商品など目に見える物があげられます。しかし、ITの普及にともない「情報」も資産になる時代となりました。顧客の情報、市場の情報、生産管理情報など、上手く活用すれば、企業の経営効率を高めることができるでしょう。
情報資産には、情報を収集・保管するための装置なども含まれます。まずは、どういったものが情報資産になりえるか確認していきましょう。

情報資産の例

・財務情報
・人事情報
・顧客情報
・技術上違法
・記録媒体(HD、ディスクメディア、紙など)
・人の記憶や知識

これら情報資産は、慎重に運用しなければなりません。何よりも、恐ろしいのは外部への流出です。そのため、運用にはセキュリティの面にも気をつける必要があります。

セキュリティの重要性

情報の活用で、経営利益を高めることも可能です。一方でその取り扱いには、注意しなければなりません。競合他社に入手されれば、自社の不利益になるでしょう。また、顧客情報の漏えいは、信用低下、賠償責任に限らず、今後の経営に影響を与えます。情報資産を活用していくには、知識と取り組みが必要となり、安全に守り続けなければ行けません。

自社でのセキュリティ対策に不安があるのであれば、他社に頼るのも1つの手です。最近は、情報資産の管理・運営のノウハウが豊富な企業も増えてきてきました。そういった企業の提案する管理ツールを利用すれば、ITの知識が少なくても、簡単に運用ができるでしょう。

情報資産をクラウドシステムで管理するメリット・デメリット

最近は物理サーバーから、クラウドを利用した資産管理に移行している企業も少なくありません。自社内でデータを保管するには、サーバーのメンテナンスや管理コストがかかってしまうからです。
ほかにも情報資産を、クラウドで管理するメリットはあるので、確認してみましょう。

【メリット】
・セキュリティレベルが向上する
クラウド管理で、社内端末へのアクセスログを残すことができます。営業などで、社外から情報サーバーへアクセスすることも珍しいものではなくなりました。そのため、不審なアクセスログを検知しやすい環境作りは大切です。クラウドで端末を一元管理できるので、不正ログのある端末を遮断し情報を守ることができます。
また、OS情報、ソフトのバージョン管理ができることも、セキュリティ向上に繋がります。古いバージョンで脆弱性を抱えたままだと、ウイルスやクラッキングの対象になりかねません。適切な管理ができることで、早期発見・対応が可能となるのです。

・ネットワーク内の管理が簡単
社員情報、店舗・商品情報などのデータを表計算ソフトのように簡単に管理することができます。視覚的に扱えるデータ管理システムは、ITの知識がない人でも利用が用意になります。そして、収集したデータを利用した一覧表の作成、検索、ソート、表の作成なども簡単にできます。管理・集計・比較がしやすくなることで、作業の効率化が見込めるはずです。

・企業のコンプライアンス管理の一環になる
企業が所有する情報は、自社のものだけでなく、取引先や顧客の情報も含まれます。デジタルだけでなく、アナログでの管理も可能ですが、保有している情報の管理責任が求められるのです。
クラウドで情報を管理している場合、アクセスIDを制限することで、マルチアカウントでのヒューマンエラーのリスク軽減にもなります。ネットワークを介して、多くのの端末を1つの端末で監視できることは、管理者にとっての強みになります。

・無駄なコストの削減
紙、ディスクメディア等の記録媒体で情報資産を管理している場合、定期的な棚卸しが必要となります。一方クラウドで管理している場合、スペース圧迫することなく、細かく資産管理することが可能です。
また、端末の稼働状況・使用状況をシステムで管理できるので、適切な運用がしやすくなるでしょう。ライセンスが切れによる、新規購入が必要な場合でも端末数を把握できるので、必要以上に購入するミスもなくなります。

【デメリット】
・効果がえられず、コストになることもある
一見利便性の高いシステムに見えても、運用を始めると活用しきれない場合もあります。不要な機能はコストが増えるだけでなく、二重管理になるかもしれません。一方、シンプルすぎるシステムだと、求めている機能がない可能性もあります。そのため、導入前に自社の要件を確認することが重要になります。

・システム選定に時間がかかる
現在、管理ツールは溢れている状況で、特徴や機能もバラバラ。そのため自社の要件を満たし、利用・管理がしやすいシステムを選ばなければなりません。導入コストも確認しながら、慎重に選びましょう。

・オフライン管理ができない
当然ですが、管理やオンライン環境で行われます。そのため、インターネット障害が発生した際の対処は事前に検討しておくべきでしょう。そして、自社に障害が起きていなくても、クラウドサービスを提供する企業にトラブルがおきることもあります。サポート体制の確認は、必ず行ってください。

中小企業には、情報の活用が苦手な企業もまだまだ存在します。しかし、情報資産の運用は積極的に行うべきです。ツール選びに迷ったら、「トータルコスト」、「クラウド利用ができるか」、「企業のサポート体制」などから比較すると良いでしょう。

実際にシステムを導入した事例

各業界で、セキュリティやクラウドでの情報を管理は話題になっているが、まだまだ浸透していない業界も多い状況です。これは、業界ごとに改善したい課題が異なることも理由でしょう。
「サービス業」「建設業」「医療・福祉」と言った業界は情報セキュリティレベルが、相対的に低いといわれています。しかし、これらの業界でも、システムを導入し、成功した事例が存在しますので確認してみましょう。

事例1. サービス業

【課題】
イベントへ参加されたお客様へのサービス向上。管理システムで参加登録などの業務効率化。

【システム導入効果】
登録情報を一元管理することで、作業の効率化に成功。お客様からの要望を収集しやすくなったことで、迅速な対応ができCS向上に繋がった。

事例2. 建設業

【課題】
社外へのメールが多く、情報漏えいや、なりすましなどセキュリティの面で不安があった。安心安全に管理ができる、新しいシステムの導入が必要。
 
【システム導入効果】
メール配信先をデータベースに格納管理することで、一括での予約配信や、必要なお客様のみに配信する抽出配信が容易になった。また、電子署名付きメールを送信できるサービスの利用で、なりすまし対策をしている。

その他の導入事例を見る
SPIRAL®の詳細を見る

情報資産を管理し活用することが今後とても重要になる

管理ツールの利用は、もはや珍しいことではありません。情報を集め管理し守る、それらをしっかりと行うことが、今後のビジネスにとって重要です。
日々動く膨大なデータを活用していくための基盤として、自社の要件を満たすシステムを探していきましょう。

mautic is open source marketing automation
お役立ち情報はこちら メルマガ