IT×業務効率化

すぐに試せる!制度は変えず、働き方を改革する業務効率化ツール10選

制度は変えず、働き方を改革する業務効率化ツール10選

働き方改革が声高に叫ばれている昨今。

さまざまな制度改革で注目を集めている企業をよく目にしますが、既存のビジネスの仕組みや制度を抜本的に変えることは、そう簡単ではない方も多いはず。

「働き方は変えたいけど、そう簡単には制度は変えられない…」というモヤモヤを抱えている方にオススメするのが、”業務効率化を通した働き方改革”です。

今まで敷いてきた制度に合った業務効率化ツールを使えば、無理なく働き方改革を実現することができるのではないでしょうか。

そこで今回は、多くの企業が抱えているであろう業務の非効率な部分を改善し、よりよい働き方を実現する10個のツールをご紹介していきます。

1.Zendesk Support

『Zendesk Support』は、カスタマーサービスソフトウェア。

メールやWebフォーム、Twitterなど、さまざまなチャネルから来るカスタマーからのコンタクトを一元管理できるのが特徴です。

顧客から受け取った問い合わせやリクエストは、チケットシステムと呼ばれる機能によって1ヶ所で管理。顧客との会話をより満足度の高いものにするために、必要となる情報をZendesk Support上に集約することができます。

Zendesk Supportにはインサイト分析ツールが備わっており、カスタマーサポートの改善に役立てることが可能。また、ファミリー製品であるZendesk Exploreという分析ツールを用いることで、より顧客の行動を把握したり、顧客の感情を理解したりすることもできます。

顧客データを分析する機能によって、顧客の満足度予測などもでき、お客様の一歩先を行く満足を提供することができるでしょう。

Zendesk | カスタマーサービスソフトウェア&サポートチケットシステム

2.メールワイズ

『メールワイズ』は、届いたメールを複数人で共有し、履歴を一元管理できるツール。

代表アドレスなど、特定のメールアドレスに届いたメールを共有し、メールの処理状況や種別、担当者を一覧で把握することができます。これにより、メールの二重対応や対応漏れを防ぐことが可能。

顧客情報と対応履歴をセットで管理することも可能で、電話履歴や訪問履歴機能も完備。電話でどのようなやり取りをしたかなどをコメントで残せるため、顧客ごとの対応履歴をメール電話ともで残すことができます。

クラウド版には、スマートフォンアプリも用意。営業担当や現場の社員ともメールを共有することができるため、対応スピード向上につながるでしょう。

かんたんメール共有ツール「サイボウズ メールワイズ」

3.Staple

『Staple』は、スマートフォンで使える経費精算サービス。

経費データはクラウド上で管理することで、スマートフォン、PC、タブレットなど、マルチデバイスで経費作成・承認ができます。

外出時の交通費などは、スマートフォンですぐに登録が可能。月末にまとめてエクセル入力をして管理する、といった工数の削減に繋がります。交通系ICカードリーダーを設置すれば、ICカードの履歴から経費申請にも対応。弥生、freee、MFクラウドなど、さまざまな会計ソフトとの連携や、Slackなどのチャットツールと連携にも対応しています。

経費精算の多い営業職の人が中心の企業であれば、月末の処理にかける工数の大幅削減も期待できます。いまだアナログな方法で経費管理されている企業には大きな価値をもたらすのではないでしょうか。

Staple (ステイプル) | スマホ・IC経費精算

4.Kincone

『Kincone』は、勤怠管理と交通費精算を同時に行うことができるシステム。

出退勤時に、専用のカードリーダーに交通系ICカードをタッチすることで、勤怠情報と交通機関の利用情報を読み取ります。移動・購買したすべてのデータを読み込み、必要項目のみ選択することで、精算データとしてクラウドを通し社内共有を実現。

営業担当などが直行をした場合でも、出退勤の打刻を現地で行うことができ、打刻を打った場所が地図上で確認できるという機能も特徴的です。エクセルなどに交通費をまとめ、それを経費担当が確認する手間を省くことができ、効率化につながります。

クラウド型WebデータベースのKintoneとの連携も可能です。

クラウド型勤怠管理・交通費精算ソリューション|kincone(キンコン)

5.MINAGINE就業管理

『MINAGINE』就業管理は、勤怠のコンプライアンス遵守に強みをもつ、クラウド型勤怠管理システム。

勤怠管理・休暇申請や、経費精算の申請、車両の運転日報申請など、勤怠にまつわる幅広い情報の管理に対応しています。MINAGINEは社員の出勤状況や労働時間をチェックすることができるのも特徴。チェッカーを利用することで、メンタルヘルスの未然防止やストレスチェック義務化にも対応できます。

労働時間の内訳を詳細に集計することができるため、過重労働の抑制や、36協定の順守など、従業員一人ひとりの労働時間を簡単かつ正確に管理したい、というニーズに応えられるシステムです。

みんなの人事部 | 人事の業務効率化と労務トラブル防止

6.TeamSpirit

『TeamSpirit』は、毎日の業務遂行に必要な事務処理ツールを、一つにまとめたプラットフォーム。

勤怠管理、就業管理、経費精算、工数管理、電子稟議、SNS、カレンダーの7つの機能を結合し、従業員が意識しなくても働き方のデータを収集可能に。

勤怠時間や残業時間、使用経費など、プラットフォーム上に集まるさまざまなデータは、ダッシュボードでグラフ化され、働き方を見える化してくれます。

TeamSpiritが特徴的なのは、出退勤の打刻を多様な働き方を想定し設計していること。育児や介護のための一時退勤や、再出勤にも対応しています。また、オプションサービスとしてICカードリーダーからの打刻やビーコンを利用しての打刻も可能です。

加えて、この時期特に負荷を感じるマイナンバー管理にも対応。データに触れる機会を極力少なくする仕組みで、マイナンバーの厳重な管理体制を構築できます。

勤怠管理×工数管理×経費精算で「働き方改革」を!| チームスピリット

7.UPWARD

『UPWARD』は、訪問営業を効率化するツール。

多くの顧客を定期訪問するルートセールスや、個人向けの地域密着型リテールセールスなどフィールドセールスに特化。顧客管理とスケジュール管理・地図・位置情報を連携させ、顧客の位置関係や商談状況、訪問履歴を複合的に分析し、次何をすべきかをプランニングしてくれます。

契約更新の近い顧客や、訪問期間が空いてしまった顧客情報などの抽出も可能。引き継ぎにより担当エリアが変わる場合など、新人営業パーソンへのサポートとしても効果を発揮します。

東証一部上場企業をはじめ、フィールドセールスに関わる業界・業種で利用されているようです。

UPWARD(アップワード)

8.Senses

『Senses』は、「次にどのような一手を打つべきか」という考え方(ネクストアクション思考)を後押しする、営業サポートツール。

営業における行動実績やネクストアクション、目標などの情報を蓄積・一元管理が可能です。

日々の行動を時系列で表示し、チーム内の営業活動を俯瞰して把握を可能に。アポ取りや提案などのアクションを登録すると、過去の類似案件から、最適な方法を提示してくれます。

加えて取引先に関する企業情報・プレスリリース・財務情報などの情報を自動収集する機能も完備。情報収集もサポートしてくれます。営業活動を通して蓄積した数値データはグラフ化され、ダッシュボードで売上実績や推移、着地見込みを分析可能。数字、過去の行動履歴に基づく、次なるアクションのプランニングに効果を発揮します。

Senses | 次世代の営業支援ツール

9.Asana

『Asana』は、タスク・スケジュール管理とドキュメント管理が一体化したツール。

プロジェクトを複数作成でき、メンバーを招待することでタスクやスケジュールの共有が可能。タスクを可視化できる編集画面が特徴的で、各自のタスクと納期をセットで管理することができます。

カレンダー機能では、タスクの締め切り日にタスク名が表示され、カレンダー画面からタスクの詳細にアクセスが可能。

会議中に利用すれば、タイムライン形式ではなく、タスクを基本とした議事録作成もできます。これは後から振り返る際に有用で、タスクにコメントを追加することもできるため、複数人でのタスク管理に向いています。

日本語のマニュアルがなくUIは英語ですが、日本語入力は問題なく行うことができ、直感的に使うことができます。

Use Asana to track your team’s work & manage projects · Asana

10.GIJI

『GIJI』は、リアルタイムで会議の記録を取ることができる、オンライン議事録作成ツール。

GIJIでは、会議中に議事録を参加者全員で画面を共有・編集することが可能。そのため会議終了と同時に、全員が合意できる議事録ができ上がるのが特徴です。確認・承認のフローや清書する工数を削減することができ、効率化につながります。

議題を確認しながら議論を進行できるため、話が脱線することを防ぎ、会議時間の短縮にも寄与。

編集画面は、議事録に特化したデザインになっており、誰が書いても見やすい議事録を取ることも可能。重要項目のラベル付けや編集可能なショートカット機能で、入力をスムーズに行えます。

GIJI

毎日のあたりまえの中に、業務効率化の課題を見つける

問い合わせ対応、出退勤打刻、各種申請業務、営業回り、社内会議など、日々の何気ない業務も積み重ねていくとそこにかける時間は膨大です。そこにツールやシステムを導入することは、地味に大きな効果に繋がるはず。

業務効率化を行うには、毎日の業務の中で当たり前だと認識している慣習や、見えづらくなってしまっている業務を洗い出しがマスト。その中で、これまで見えていなかった課題が見えてくるのではないでしょうか。

今までの制度・やり方の中で、効率化できる部分はどこなのか。業務効率化ツールを通し、無理のない働き方改革を実現していきましょう。

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