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給与明細の電子化とは?メリットの背景にある注意点を理解する

毎月発生する給与明細の発行。明細書を紙で発行している場合、作成時間や社員一人ひとりに届ける手間と紙代が発生し、経理の業務負荷やコスト増につながります。給与明細の電子化は、業務改善やコストカットなどメリットは多くありますが、社内の理解が得られなかったりシステムが会社に合っていなかったりすると失敗するケースも。ここでは、導入後のメリットに限らず、導入前に押さえておきたいポイントや注意点もご紹介します。

給与明細と電子化について

給与明細は、従業員の社会保険料や労働保険、給与額、残業代などを記録する重要な書類です。
1つ目は閲覧パスワードをかけた状態で電子メールにより交付すること。
2つ目は閲覧パスワードを設定した状態で会社のサーバー内に記録として保存し、従業員にアクセスを許可するクラウド方式。
3つ目はフロッピーディスク、MO、CD-ROM等の磁気媒体等に記録して交付する方法です。

電子化のメリット

手渡しの手間がなくなる

紙の給与明細を発行したら、必ず従業員に届けなければいけません。しかし、会社の規模や勤務時間のズレ、フレキシブルワークなど働き方の多様化によって直接渡すことが難しいケースがあります。
給与明細は大切な個人情報のため、会社を休んでいるから、顔を合わせられないからといって机の上に置いておくことはNG。
こういった場合、給与明細書の電子化を導入することで、勤務時間や会社規模に左右されることなくメールでの送付が可能です。メールで送った明細書は、パスワード設定をすることで個人情報の流失を防ぎます。

印刷/紙のコスト削減

多くの企業では、所定のフォーマット用紙に給与明細を印刷しているケースが多いでしょう。
用紙にかかる費用は月で換算すると大きな負担ではないように感じられますが、年単位で計算してみるとどうでしょうか。従業員数の多い企業ほど大きな金額になると思われます。コストの削減は利益を出すのと同じこと。定期的に発生する費用だからこそ、コスト削減の対象として見直すと良いでしょう。

配達コスト削減

企業によっては事業所が複数あるケースがあります。しかし、労務を管理する人事部が事業所毎にあるとは限りません。そうなると人事部が作成した給与明細を各事業所へ配達する必要があります。
電子化をすれば、配送料や包装材料及び配送準備をする社員の人件費削減が可能です。

明細の紛失リスク低減

給与明細に限らず紙で発行した書類は、配送準備から配布時までの間に紛失してしまうリスクがあります。
そもそも印刷を忘れているのか、印刷したものを紛失してしまったのか。紛失した場合は、配達経路の確認や探す手間が発生します。1枚の給与明細が見つかるまでその社員は「個人情報の流出」という危険にさらされるのです。
電子化された場合は、どの従業員の給与明細を作成し忘れているのか、誤って他人のメールアドレスに送ってしまったのかがオンライン上で瞬時に判別できます。万が一他人のメールアドレスに送ってしまったのがわかっても「個人が設定しているセキュリティパスワード」がない限り、その給与明細を閲覧することはできないのです。

データ管理で過去検索

社会保険や年末調整の確認をする際、過去のデータを参照します。例えば、確定申告を個人で行う従業員がいた場合、人事部や経理に給与額や諸費用開示の問い合わせが来るかもしれません。
その際、データで管理しておけば、社員の情報に紐づいた給与情報の検索が容易にできます。また、紙でない分、保管場所の確保も不要のため、そのぶん空いたスペースを有効に活用できるでしょう。

給与計算ソフトで計算ミスを低減

印刷後に給与計算や出勤日数のミスがあった、というケースもあるでしょう。しかし、電子化によって、発行だけでなく計算も行ってくれます。近年は、社会保険、所得税、住民税を自動計算してくれる機能つきのソフトやサービスが多いため、人為的ミスが起きにくい仕組みになっています。

管理部門の負担減

印字がずれた、印刷機の具合が悪い、個人情報なので他の社員の目にさらされない場所や時間帯に印刷しなくてはいけないなど、給与明細を発行する際は情報漏えいに気を付けることが多々あります。電子化では、PCがあれば、給与の自動計算とデータ発行でこれらの問題を解決できます。
同時に「計算ミスや何か問題が発生したら、また印刷作業をしないといけない」という人事労務の心理的な負担も軽減できるかもしれません。

給与明細の電子化で注意したい点

社員の同意

電子化によって給与の受理方法や業務フローが大きく変わります。人事労務担当者がメリットを説明して電子化の推進をしたとしても、社員がすぐ同意してくれるとは限りません。
給与明細の発行が会社の義務といえども、受け取るのは社員たちなので、同意と理解なくして電子化は不可能なのです。
導入前の反対運動や導入後の問題をなるべく発生させないよう、時間をかけてメリットを説明しましょう。給与明細作成に関与する、人事部や総務部など関連部署が協力して働きかける必要があります。

セキュリティ面

企業の情報漏えい対策が求められる昨今、セキュリティの強化は企業にとって悩みの種です。
電子化した給与明細は個人のPCや携帯電話・スマートフォンなどさまざまなデバイスから閲覧できる利便性がある一方、情報漏えいの危険も伴います。閲覧パスワードの漏えいやコンピューターウィルスによるファイル流出などは絶対に避けなければいけないことです。
電子化という利便性だけにとらわれず、社内PCや社員のセキュリティに対する意識を高めておきましょう。

ヒューマンエラー

ヒューマンエラーは人間が行うあらゆる作業につきものです。給与明細の電子化という点においては、明細書の誤送信が考えられます。誤送信はボタン一つで発生してしまい、極めて危険で重大な過失です。
給与明細発行に関わる部署の信用問題にもかかわるので、明細書の名前と宛先が一致しているかの確認は要チェックが必要でしょう。

導入した電子化システムの相性が悪い

「システムを導入したが思った以上に費用がかさむ」、「過去の明細が消えてしまうなど不都合があるシステムだった」、「システムが自社の実情に合っていない」など、なんらかの問題が発生する可能性があります。
導入後は、一定期間使用したあとに利用者からレビューしてもらい、経過をみるのがベターです。給与明細電子化ソフトも、会社の実情に合っていなければ想定していた効果を実感できません。
導入後のデメリット想定や、自社に合ったサービスであるかどうかをよく検討したうえで導入を進めましょう。

従業員の理解を進めて業務効率化を推進する

給与明細電子化のメリットと注意すべき点についてご紹介しました。
働き方改革の推進によって、さまざまな側面でIT化が進んでいます。給与明細電子化については、企業の労務管理向上やコスト削減はもちろんのこと、従業員にとっても良い仕組みになるもの。
全社員にメリットを与えるシステムになるよう、導入後のレビューをしっかり行いつつ会社のさらなる発展につながるものにしたいところです。

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