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次につながるセミナー運営を!すぐに使えるテクニックをご紹介!

イベント運営業務は事前告知から申し込み受付、当日の受付業務やアンケート集計、顧客管理にいたるまで業務が山積です。しかもセミナーを開催したからといってその効果はすぐにはあらわれません。何回か継続してようやく認知されるようになります。その中でセミナーを継続的に開催し、集客を増やし業績アップも狙える。そのための施策とは。煩雑なイベント業務から担当者を解放し、事前集客、運営業務、事後フォロー、この一連を効率化するセミナー管理システムを選ぶポイントは。また実際、セミナー管理システムでどんなことができるのかなどを、セミナー開催の流れにそって解説します。

セミナーのメリットとは?

さまざまな企業で盛んに実施されている、セミナー。セミナーの目的には、新規見込み顧客の獲得、見込み顧客のフォローアップ、商品のプロモーションなどがあります。セミナーを開催する最大のメリットはホームページやカタログでは得られない商品やサービスの良さを直接参加者に伝えられることです。セミナーを継続して開催することでホームページなどからのアクセスで参加した来場者に自社商品やサービスをアピールして参加者を見込み客へと変えることができます。

セミナー開催の流れとそのポイントは?


セミナーを開催するにあたり、大まかな流れと企画から開催後のフォローまで各段階で行わなければならない施策とその要点をまとめました。

<セミナー開催前 企画・準備>

企画

期間:セミナー開催の2か月~1か月前
行うこと:セミナーの目的、ターゲットの設定、内容の設定、講師手配、セミナーの開催日など。

まず、セミナーの目的・ターゲットを決めます。今回のセミナーはどの目的に該当するのか見極め、ターゲットを設定します。
目的がしっかりと定まっていないとターゲットや内容もあいまいとしたセミナー企画となり集客にも悪影響を与えます。

準備

期間:セミナー開催の1か月前~当日
行うこと:セミナー会場の手配、セミナー告知と集客、運営人員の確保、セミナー資料の作成

・ホームページにセミナー告知ページを設定。
セミナー告知ページでは、セミナーの概要を紹介するとともに参加申し込みフォームで募集を募ります。セミナー開催の1か月前に公開。

・セミナー告知サイトに登録。
セミナー情報を集めた告知サイトに登録、告知します。告知サイトの情報掲載は多くが無料。
セミナー内容を知ることができ、さらに申し込みもできます。

・セミナー告知メールの配信。
顧客にセミナーを告知します。印象的な件名にしてメールの開封率を上げる工夫を。1回の告知ではセミナーへの集客効果は期待薄なのでたとえば開催の30日前、14日前、7日前など複数回の配信を。

・SNSでも告知。
自社サイトのほか、FacebookやtwitterなどのSNSでも告知。セミナー情報の拡散を。

・電話や担当営業の声かけ。
アナログですが電話や商談で直接顧客への声かけも集客効果があります。そのとき、セミナーの告知チラシがあればさらに効果が高まります。

・参加者に確定メールの送信。
セミナー告知ページから参加を申し込んだ方には、申し込み完了メールを自動送信。

<セミナー開催 運営>

期間:セミナー開催の数日前~当日
行うこと:セミナーの打ち合わせ・リハーサル、セミナー講師の対応、セミナー会場への誘導、セミナー参加者の受付、セミナー終了後の片付け

・リマインドメールの送信。

セミナー開催の前日までにはリマインドメールを必ず送信して、セミナー参加を促します。

・アンケートなどの集計。

参加者リストや参加者アンケートの集計を実施、客層と人数などアンケート内容を分析、次回のセミナー開催に反映させます。

<セミナー開催後 アフターフォロー>

期間:セミナー開催の翌日~数日後
行うこと:アフターフォローメールの送信、欠席者へのフォローメールの送信、アンケート結果の共有

・アフターフォローメールの送信。

セミナーは開催することよりも顧客獲得が目的です。見込み顧客である参加者にはセミナー翌日までにお礼のメールを送ります。

・欠席者へのフォローメールの送信。

セミナーを欠席された方も自ら参加に申し込まれた見込み客、次回の参加を促します。

・アンケート結果の共有。

セミナーで回収、集計したアンケートは関連部署で情報を共有。

・自社ホームページでセミナーを紹介。

画像などで当日のセミナーの雰囲気を伝え、その模様と参加者のお礼を伝えます。

準備、運営からアフターフォローまでセミナーを成功させるのには、膨大な手間と時間がかかります。セミナー管理システムを利用すれば煩わしい手間はかからず、運用効率と集客効果を高めることができます。

そうだ、セミナー管理システムがある!

日常の業務を抱えながらセミナーの担当者も務める。セミナーの準備、運営などに時間を取られて業務がおろそかになる。自分がもう1人いたら…。そんなとき、役に立つのがセミナー管理システムです。いろいろなタイプがありますが、中でも評価の高いスパイラル®セミナー管理システムを一例として取り上げます。スパイラル®セミナー管理システムは受付フォーム作成から来場客の管理までワンストップで運用、とことん効率化を図ったシステムです。

セミナー管理システムを選ぶポイントは。

セミナー管理システムを選ぶときには、このような点をチェックしてください。

使用目的

当たり前かもしれませんが、セミナー管理システムに何をのぞむのかで選ぶ基準が違ってきます。管理機能に特化したシンプルなものか。参加者データをメールマーケティングにまで活用できるものか。貴社のニーズを考慮して決めることです。

運用コスト

セミナー管理システムを導入すればいままで外部に発注していた受付フォームやホームページのセミナー告知ページも簡単に作れてコストがぐーんとカットできます。さらにクラウドなら料金は使用した分のみ支払う従量制ですのでムダがなくお得です。

使いやすさ

セミナー担当者のパソコンスキルはまちまちです。せっかく多機能で高性能なセミナー管理システムを採用しても社員全員が十分に使えなければ台無しです。

セキュリティ

セミナーへの応募者や来場者の個人情報を保管しますので高いレベルでの安全管理が行えるセキュアなシステムでなければなりません。セミナー管理システムを検討する際は、その企業のホームページなどのセキュリティ面で第三者機関などからお墨付きを得ているかどうか確認しましょう。

セミナー管理システムができることは。

セミナー管理システムはいたれりつくせりでセミナーの煩わしい手間を徹底的に減らします。実際にセミナー管理システムがセミナー運営・管理のどの場面でどんなことができるのか、どれだけ担当者が楽になるのかなどをスパイラル®セミナー管理システムの代表的な機能で説明していきます。

スパイラル®セミナー管理システムは
〇セミナー参加申込・キャンセル受付などすべてをオンライン化、リアルタイムに参加者リストに反映。手間なしセミナーを提供。
〇アンケートでセミナーの満足度を測定、次回のセミナーへの改善点に反映。参加者には、メルマガを送ってつながりを構築。つながるセミナー運営を実現。
〇セミナーの規模や業種・業態を問わず高い運営・管理能力を発揮。

<受付・登録>

・申込フォーム作成

専門知識がなくても申込フォームを社内で簡単に作成できます。
申込フォームは5ステップで作成、手間を大幅に削減。

・申込受付

セミナーの受付関連業務や動員状況の確認から申込者フォローまですべてオンライン化/自動化。

・サンキューメール

セミナーを登録した方へメールを自動送信。

・申込情報の管理

フォームからの申込データは自動化でデータベースに安全管理。リアルタイムに参加者や参加状況が閲覧可能。

<集客>

・イベントページ作成

ホームページ内に特設ページを作れます。受付フォームの埋め込みもできます。

・セミナー情報を登録すれば、即、告知ページを公開。

セミナーの開催が決ったら、管理画面からセミナー情報を入力、すぐにホームページに公開。専門的な知識は不要。

・案内メール

メルマガ会員や過去のセミナー参加者にメール配信できます。

<運営・管理>

・会員管理

セミナーの申込者情報をデータベース化して管理。

・開催直前のリマインダーメール

申込者にリマインダーメールを配信。配信文面を設定しておけば、タイミングの良い効果的な配信が可能に。参加率向上に貢献。

・参加者アンケート

セミナー開催中、開催後に実施するアンケートを簡単に作成。

<データ活用>

・開催後のフォローメール

配信文面を事前設定可能。セミナー開催直後、1日後などのタイミングで定期的にメール配信。顧客満足度の向上や囲い込み対策に有効。

・受講者一覧

受講者一覧も簡単な設定で作成。

・一括データ登録

一括でデータの登録・更新ができます。

・ターゲット配信

セミナーの種類、業種などの条件でリストを抽出。ターゲット別に適したメールを配信。

・マーケティングデータ作成&分析

セミナー参加者情報やメール開封率などのデータを作成、分析。一覧表やグラフで出力。マーケティング資料に活用できます。

おわりに

セミナーを継続して開催するカギは、見込み客のリストにかかっています。セミナーの参加者は主催する企業の商品やサービスに興味や関心のある人たちです。いわばこの縁をどのように切らずに太くしていくか、です。これが次につながるセミナー運営になります。もしセミナー関連での煩雑な作業にお手上げでしたらセミナー管理システムが完全自動化で支援します。セミナー管理システムで作成した顧客データや行動履歴を分析、それを活かすことでセミナーの効率化が図れ、売上にもつながります。事前集客、運営業務、事後フォローなど要所、要所のこまめで的確な施策がセミナーを成功へと導きます。

菅原 まどか

株式会社パイプドビッツ 販売促進部

2016年10月、株式会社パイプドビッツに入社。
オウンドメディア「見テ知ル」を2017年4月に立ち上げる。2017年9月から「見テ知ル」運営を一人で行う。SPIRAL®をこよなく愛し、社内で利用するセミナー管理アプリや名刺登録アプリなどを自分で作成し運用まで行う。
ITに興味を持ってもらえるように、日々ITトレンド情報の収集中。

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