SPIRAL活用術

すぐ検索!契約書管理システム:スパイラルデモ

企業にとって事業活動に欠かせない契約書、どのように管理されているでしょうか。事業活動を続けていく限りストックされていくので管理が煩雑になり所在不明の契約書があったり、必要な契約書を探すのに時間がかかったりといった管理上の悩みを伺うことがあります。今回はスパイラル®で契約書管理システムを作ることで実現できることについて解説します。

1.社内でも外出先でも…必要な時にいつでも、どこでも契約書を検索・確認

スパイラル®で契約書管理システムを構築すれば、インターネット環境さえあればいつでも、どこからでも契約書情報を検索、確認することができます。例えば、商談中の営業マンがお客様の契約状況を手元ですぐに確認する、コールセンターのサポートスタッフがお客様から契約内容に関するお問い合わせを受けたときに、保留や折り返しをせずその場で検索して表示された契約書の内容を元に回答する、といったことが可能に。お客様に対して必要な情報をお待たせすることなくすぐに回答できるため、顧客満足度の向上の成果が見込めるでしょう。

2. 契約期限や更新確認期限なども即時検索!対応漏れを防ぎます

契約書には契約期限や「解約は契約期限の1か月前までに通知すること」というような更新確認の期限があります。契約書類のファイリング保管等の従来の契約書の管理方法では、この確認や更新の対応が漏れていたばかりに契約の有効期限が切れた状態でサービスの提供をしてしまう、更新確認期限を超過したために解約ができず利用しないサービスの料金を支払うことになるといった問題が発生する可能性があります。スパイラル®で作った契約書管理システムで契約期限や更新確認期限等を登録しておくことで、その期限で検索をし確認したり、期限の1カ月前にメールを関係部署に通知するというカスタマイズができるようになります。従来の管理手法で発生していた問題を防ぐことが可能になると考えられます。

3. 法務部門担当者のみがデータを登録、編集可能な権限分けができます

例えば、部門や個人ごとに”閲覧のみ”か”編集権限有”かというように権限を分けることができます。だから法務部門には契約書データの登録や編集ができる権限を付与することが可能です。このような権限の設定は、システムの管理画面上で簡単に実現できますので、自社のポリシーに合わせた権限設定をシステムに施すことができます。

4.作成はダウンロードで取得できるマニュアルから

スパイラル®では上記のような機能を持つ契約書管理システムを1日弱で構築できるようになっています。(デザイン等にかかる期間は別)詳しくは以下の「ダウンロードする」のボタンよりマニュアルをダウンロードできますのでそちらをご参照ください。

また、動作イメージについては下記のデモ用URLよりご確認ください。

■契約書画面ログインページ
https://www.pi-pe.co.jp/area/p/lfoj9qcmin3ldmfpj9/f8aki1/login.html

SPIRAL® https://www.pi-pe.co.jp/spiral-series/spiral-suite/

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