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パイプドビッツからのお知らせ

応対者への連絡不要!受付対応に係るコスト削減と業務効率化を実現 人事・総務向け「 来訪者受付管理システム 」を提供開始

2019年9月13日

応対者への連絡不要!受付対応に係るコスト削減と業務効率化を実現
人事・総務向け「 来訪者受付管理システム 」を提供開始

 株式会社パイプドビッツ(東京都港区、代表取締役社長CEO 林哲也、以下「パイプドビッツ」)は、人事・総務向けに「来訪者受付管理システム」を開発し、本日2019年9月13日より提供開始しました。
 本システムは、これまで有人や内線電話で対応していた来訪者受付業務をシステム化し、来訪者記録から議事録送付までワンストップで管理することで、来訪者の受付業務に係る業務負荷およびコストを削減します。なお、本システムはパイプドビッツの情報資産プラットフォーム「スパイラル®」を基盤に構築されています。

来訪者受付管理システム

開発背景

 労働人口の減少が進む日本の企業では、一人ひとりの業務負担を削減し、労働生産性を上げることが重要な課題となっています。来訪者、受付担当者、応対者の三者が絡む受付業務においても、ペーパレス化や無人化など多様な試みが行われており、受付業務の見直しに取り組む企業が増えています。また、プライバシーマークを運用する企業では、社内の個人情報を保護するために来訪者の入退室を記録することが望ましいとされており、記録した個人情報を厳重に管理する必要があります。
 そこでパイプドビッツでは、来訪者の受付、応対者の呼び出し、来訪者情報の厳重な管理ができる「来訪者受付管理システム」を提供します。

来訪者受付管理システム フロー図

「来訪者受付管理システム」の導入メリット

(1)受付業務のシステム化によるコストと時間の削減

 人事部や総務部が通常業務と兼務しながら行っていた来訪者の受付業務全般をシステム化することで、来訪者カードの廃止による紙のコスト削減や来訪者リスト作成に関わる作業時間の削減、当日の受付対応時間の削減を図ることができます。

(2)資料の事前添付で効率的な打ち合わせを実現

 応対者が本システムで来社予定を登録する際、来訪者に打ち合わせ資料の添付をメールで促すことができ、来訪者は本システムから打ち合わせ資料を添付できます。応対者は打ち合わせ資料を事前に読み込むことで、打ち合わせ時間を短縮でき、印刷コストの削減にも繋がります。

(3)終了後の議事録やコメント送信機能

 打ち合わせ後に応対者が来訪者に送付する議事録を、本システムから来訪者に送ることが可能です。次回の打ち合わせ日や調整事項などのコメントも自由に送れ、本システムにアクセスすれば、資料や議事録などをいつでも閲覧することができます。

(4)来訪者情報は金融庁や大手金融機関も導入する「スパイラル®」で安全に管理

 本システムは、パイプドビッツが提供する情報資産プラットフォーム「スパイラル®」を基盤に開発しており、本システムに登録される来訪者情報は、厳格なセキュリティが求められるメガバンクや金融庁、100以上の金融機関も採用している堅牢な「スパイラル®」で安心して運用いただけます。来訪者記録の保管にかかっていたセキュリティ対策も不要となります。

(5)既存システムとの連携が可能

 すでに「スパイラル®」にて人事・総務向けのサービスをご利用いただいており、社員データベースをお持ちの企業様は、現在のシステムに組み込んで使うことにより、情報を一元管理することも可能です。

「スパイラル®」とは

 「スパイラル®」は、官公庁、金融、医療、不動産、教育機関など、約3,500社以上(2019年6月時点)の幅広い業種・業態のお客様にご利用いただいている国内最大規模の情報資産プラットフォームです。販売促進やCRMにおける顧客情報から、給与明細のような従業員情報まで、皆様からお預かりする様々な重要情報資産を安全なプラットフォームで管理しています。なお、人事・総務向けにご利用いただいている企業は300社以上ございます。

株式会社パイプドビッツ 概要

法人名株式会社パイプドビッツ
本社所在地東京都港区赤坂2丁目9番11号 オリックス赤坂2丁目ビル
代表者代表取締役社長CEO 林 哲也
業務内容情報資産プラットフォーム事業、広告事業、ソリューション事業
Webサイト

本件に関するお問い合わせ先

株式会社パイプドビッツ
HRソリューション第一事業部 町中
TEL:03-5575-6601

報道関係者様お問い合わせ先

パイプドHD株式会社 https://www.pipedohd.com/
広報部:久保、宮古
TEL:03-6744-8039 FAX:03-3585-0620
E-mail:pr@pipedohd.com

※「スパイラル」は株式会社パイプドビッツの登録商標です。
※内容は発表日現在のものです。予告なしに変更になる場合がありますので、あらかじめご了承ください。

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