お客様事例

留学生の入学手続き事務処理をSPIRAL®でオンライン化!
手続きスピードのUPと人件費・郵送費の大幅削減を実現

  • オンライン申請

立命館アジア太平洋大学

代表者
学校法人立命館 理事長 森島朋三
URL
https://www.apu.ac.jp/
使用サービス
SPIRAL®
課題
留学生が日本で学ぶために必要な在留資格認定証明書(COE)に関わる書類などを、毎年約800人分、紙でやりとりしていた。不備があった際の差し戻し、データの入力作業などに掛かる負荷が非常に大きかった。
解決策
「COE申請マイページ」をSPIRAL®で構築。入力チェック機能を搭載し、留学生の入力ミスを防止。その情報をCOE申請フォーマット(エクセル)へ簡単に落とし込めるようにした。
効果
工数や差し戻しを減らしたことで、COE申請に携わるスタッフの数が従来の半分に。また、各種手続きをオンライン化したことで、郵送コストを約60%削減することに成功した。

インタビュー

立命館アジア太平洋大学(以下、APU)は、日本でも有数の国際大学として認知されている大学です。約6000人いる学生のうち、約半数が留学生。近年は、常時90カ国・地域以上の留学生が在籍しています。その留学生たちを迎え入れるためには、さまざまな手続きとそれに伴う書類の作成などを行う必要があります。その業務を担っているのが、同大学のアドミッションズ・オフィス国際です。

アドミッションズ・オフィス国際では、手続きの中でも一番煩雑だったCOEの代理申請に関連する業務のオンライン化をスパイラル®によって実現しました。今回は、このシステムの導入に尽力された、APUアドミッションズ・オフィス国際の垰口広和(たおぐち・ひろかず)さんと、株式会社オーイーシー・APU業務運用支援グループの主任システムエンジニアの鄭 金梁(てい・きんりょう)さんにお話を伺いました。

目 次

留学生が日本で学ぶために必要な在留資格認定証明書(COE)に関わる書類などを、毎年約800人分、紙でやりとりしていた。
不備があった際の差し戻し、データの入力作業などに掛かる負荷が非常に大きかった。

―お二人のお仕事を教えてください。

垰口さん(以下、垰口)私たちアドミッションズ・オフィス国際の主な業務は、留学生の募集活動と審査業務です。募集活動では、現地の教育機関へ訪問、説明会の開催やフェアへの参加、WebやSNSを活用した広報等で留学生を集めています。審査業務では、書類選考、面接、評価などを実施。合格した後は、留学生のビザの取得に必要なCOEの代理申請や入学手続のサポートを行い、入学日までに留学生を日本に迎え入れるのが仕事です。

鄭さん(以下、鄭)私は、アドミッションズ・オフィス国際で使用するシステムの運用と、出願から入学までの一連の入試関連業務の実務をサポートしています。

―スパイラル®でCOE申請に関連する業務をオンライン化したとのことですが、以前はどのような課題があったのでしょうか。

垰口2018年にスパイラル®を導入するまで、出願や入学するまでに必要な手続きの多くを紙で行っていました。合格者には選考結果通知と共に必要な書類を送り、本人に手書きでの記入を促すものも多かったのですが、この書類の確認が非常に大変で。記入漏れや不備があったり、提出書類が間違っていたりが頻発していました。それをまた修正してもらい、海外から再送をお願いして……といった作業に限界を感じていました。特に、COE申請はビザの取得に必要なので、予定通り進まないと入学日に間に合わないといった事態にもなりかねない重要なもの。業務量の負荷はもちろん、「絶対に遅れるわけにはいかない」という精神的な負担も非常に大きかったです。

COEの申請は、留学生が手書きした書類をもとに、入管管理局指定のエクセル帳票に情報を打ち込み、必要な書類を揃えてAPUから提出する必要があります。しかし、元の書類が手書きのため字が読みにくかったり、不備があればメールで確認しなければならなかったりと、入力作業にも膨大な時間がかかっていました。その時期はCOEの申請に掛かりきりで、本当に大変でしたね。

「COE申請マイページ」をSPIRAL®で構築した。 入力チェック機能を搭載し、留学生の入力ミスを防止。その情報をCOE申請フォーマット(エクセル)へ簡単に落とし込めるようにした。

―課題解決のために、スパイラル®でどのようなシステムを構築しましたか?

垰口合格者用に「COE申請マイページ」を構築して、オンライン上で必要な情報を入力できるようにしました。入力区分や説明書きを分かりやすくすることで、留学生が正確なデータを入力しやすくなり、差し戻しのやり取りが格段に減りました。修正がある場合も、オンラインで依頼できるのが良かったです。また、支弁者情報(留学費用を払う人の情報)なども、証明書を一度画像でアップロードしてもらうことで、事前確認が簡単にできるようになりました。原本が必要なのですが、不備があって送り直してもらうといったことも激減しました。

COE申請のエクセル帳票も、学籍番号を打ち込むだけでデータが自動的に落とし込まれるようマクロを組んでもらったことで、手で打ち込む作業がほとんど無くなりました。

工数や差し戻しを減らしたことで、COE申請に携わるスタッフの数が従来の半分に。
また、各種手続きをオンライン化したことで、郵送コストを約60%削減することに成功した。

―スパイラル®を導入した結果、どのような成果がありましたか?

COE申請に関しては人件費が大幅に削減できています。それまでは、COE申請の期間は、9人のスタッフがフル稼働していました。毎日遅くまで残業しないと終わらなかった状況でした。しかし、スパイラル®を導入したことで、現在は約半分の人数で処理できるようになりました。その分、他の業務に対応できるようになって、本当に助かっています。

垰口郵送コストも大幅に削減できました。COE申請のシステムを構築した後、選考結果通知と入学手続も統合したことで、選考結果通知時の郵送を不要としました。また、入学手続書類や入学前学習の案内などもマイページで確認でき、必要書類の入力、アップロードも合わせて行える機能も追加したことで、郵送が必要な書類も激減。結果的に、当課だけで毎年約1千万円以上かかっていた郵送費を6割近く削減することができました。以前は、書類を発送する際の同封書類のチェックなども必要だったので、その作業も大幅に減っています。

―他にも良かった点はありますか?

留学生の負担も減ったと思います。申請する時は高校生ですから、彼らにとっては初めて記入する書類ばかり。どのように記入していいかわからないものもあったと思いますが、オンライン入力となり、何を入力しアップロードしなければならないことが明確になったことで、分かりやすさが格段に向上したようです。また、以前は自分の書類が届いているのか、申請はどこまで進んでいるかなどがわからず、メールで問い合わせてくる留学生も多かった。それが今は、マイページで手続きの進捗がわかるようになったので、安心していただけているのではないでしょうか。

垰口もし今もオンライン化を進めていなかったら、新型コロナウイルスの世界的な感染拡大によって、大混乱になっていたと思います。輸送がストップしてしまった国もありましたから。オンライン化をしておいて本当に良かったと実感しています。

―スパイラル®に関して、良いと感じている点はありますか?

垰口柔軟性があるところですね。最近も、COEの書類が変更になり項目を増やさなければならなくなりました。他社の基幹システムは、項目を1つ増やすだけでも1年以上掛かると言われたのですが、スパイラル®は2カ月程度で対応可能とのこと。何か変更が必要になった時に「対応できます」と言っていただけるのは、本当に安心ですね。担当の方々も、私たちの業務内容をよく理解してくださっているので助かります。

私は、他社のシステムにも触れる機会が多いのですが、スパイラル®は管理者側の機能が非常に充実していると感じています。例えば、メールの配信機能やデータのアップロード・ダウンロードの機能、条件設定などですね。インターフェイスも非常に優れていると思います。

―今後、このシステムをどのように発展させていこうとお考えですか?

垰口先ほども少し触れましたが、COE申請をオンライン化した後、選考結果通知や入学手続きなど毎年少しずつ機能を追加しています。直近では支払いの機能も追加しました。奨学金の兼ね合いなどで学生によって請求額が違うのですが、それをきちんと振り分けられる仕組みを作っていただき、オンライン上で入学手続金等をカードで支払いができるようにもしました。その結果、今は選考結果通知から入学までに必要な一連の手続きを全てオンライン化できています。
世界ではデジタル化が急激に進んでいます。今後その流れは更に進んでいくでしょう。
デジタル化やDX化とどのように向き合うか、そして適切な手を打てるかどうかが、大学が生き残っていけるか否かに関わってきます。世界のどこにいてもどんなデバイスでも分かりやすく、入力しやすい仕組み作りを進めるなど、時代に合わせて随時仕様を変えていきたいですね。このような改善の取り組みを一つ一つ積み重ねることが、世界から選ばれる大学であり続けるために必要だと信じています。

今、入国管理局がCOE申請のオンライン化を進めていています。APUのシステムも、そのフォーマットに合わせて、情報を自動で落とし込めるようにしていきたいと考えています。国のシステムに仕様を合わせていくことになるので、細やかに対応してきたいですね。また大きなチャレンジになると思います。

(2021年8月31日掲載)

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