SPIRAL® でセミナー予約管理システムを構築。
セミナー運営業務の自動化・効率化はもちろん、コロナ禍にともなうWebセミナーへのスムーズな移行も実現！

SPIRAL® 導入前に抱えていた課題について教えてください。

横浜銀行では、お客様との関係を強化するためのセミナーを、本店はじめ各支店で随時開催しています。セミナー運営業務は私たちが所属するデジタル戦略部マーケティング戦略室の役割ですが、以前の運営はアナログな作業が多く、セミナー開催を効率的に行えていないことが課題でした。

セミナーの告知や参加受付は主にWebサイトで行いますが、以前は外部のWeb制作会社に制作依頼をしていたため、告知ページの公開は2週間に1回、複数のセミナーをまとめて行う形でした。1日も早く集客を開始したいセミナー企画部門のニーズに応えることができていませんでした。

セミナーの申し込み状況は、参加受付フォームに入力された情報をデータベースからダウンロードして把握する必要がありました。セミナーによっては、こちらが気付かないうちに定員以上のお申し込みに達していることがあり、慌てて参加を締め切ることもありました。

定員を超える申し込みが発生しても、以前はキャンセル待ちの予約を受け付けることもできませんでした。予約状況の把握、キャンセルの受付、キャンセル待ちの方へのご連絡など、すべてを手作業で行っていたため、これらの事務処理に対応しきれなかったのです。開催日が近づいたことをお知らせするリマインドメールの送信も同様です。システム化されていればごく当たり前のお客様対応がなかなか実現できないことをとても歯がゆく思っていました。

SPIRAL® の検討から導入までの経緯を教えてください。

SPIRAL® 自体は2004年から導入しており、インターネットバンキングをご利用のお客様向けのメール配信に長く利用していました。ある時、パイプドビッツ営業担当の方からSPIRAL® のセミナー予約管理システムのご紹介を受け、これは私たちの抱えている課題にぴったりのソリューションと思い、導入を検討しました。

検討の際には、「ITにあまり詳しくない社員でも使えるツールであること」「サポートがしっかりと受けられること」の2点を重視しました。SPIRAL® のセミナー予約管理システムはセミナー運営に必要な基本機能がすでに揃っていて、必要なものを組み合わせれば難しいカスタマイズもなく利用開始できるので、その点は安心でした。サポートについても、SPIRAL® をメール配信システムとして15年近く利用する中で対応品質が優れていることは十分にわかっていたので、不安はありませんでした。

導入に際し、苦労した点や、工夫をされた点はありますか？

SPIRAL® を横浜銀行Webサイトに実装する作業は、パイプドビッツとWeb制作会社の2社間で進めてもらいましたので、私たちが技術的な面で苦労したこと、不安に感じたことは特にありませんでした。

工夫したこととしては、セミナー予約管理システムの導入にともない、銀行内の業務ルールをいくつか変える準備を行いました。以前は、セミナー告知内容のチェックを広報部門など複数の部門が行っていましたが、これを私たちの部門のチェックだけで公開OKとしたのです。また、セミナー集客についても、セミナー情報を発信する専用のメールマガジンを立ち上げ、臨機応変にセミナー集客が行える体制を整えました。

SPIRAL® 導入後、どのような効果がありましたか？

セミナー運営業務に関して、以前抱えていた課題はすべて解決することができました。

まず、Webサイトへのセミナー告知掲載までにかかる時間は、2週間から1日へと短縮されました。セミナー企画部門から告知内容の原稿を受け取ると、私たちがそれをSPIRAL® に入力します。公開開始ボタンを押せば、すぐにWebサイトに情報が反映され、参加受付を開始できるようになりました。

申し込み状況はSPIRAL® 画面上でカンタンに把握できるようになっただけでなく、セミナーごとに参加者数の上限設定ができるようになりました。上限に達すると自動で参加受付を締め切ることもできますし、キャンセル待ちとして参加予約を承ることも可能です。すでにセミナーの参加申し込みをされた方がＷeb上でキャンセルの手続きを行うと、キャンセル待ちの方に自動で空席をお知らせするメールが配信される仕組みなので、私たちの事務処理は一切発生しません。

リマインドメールの送信も「セミナー開催3日前の午後6:00」など、設定したタイミングに自動で送信できるようになりました。以前は、参加申し込みがあった方のメールアドレスをSPIRAL® に登録し、メール配信をセットする必要があったため事務作業の負担が大きく、リマインドメールを送ることさえできていませんでした。

SPIRAL® 導入後、セミナーの集客率などに変化はありましたか？

実は、セミナー予約管理システムのリリース直後に新型コロナウイルス感染症の拡大が始まり、それ以来横浜銀行では対面セミナーを取りやめています。現在はほとんどがWebセミナーになっているため、SPIRAL® 導入によって集客率がどう変化したかを単純比較することができません。

ただし、集客人数についてはWebセミナーの方が格段に良いのは確かです。以前の対面セミナーでは平均20人程度のお客様が参加されていましたが、Webセミナーは自宅から気軽に参加できることもあり、多い時には200人近いお客様が参加されます。SPIRAL® のセミナー予約管理システムを導入していなければ、200人を超える参加申し込みを処理するのは非常に大変だったのではないかと思います。

パイプドビッツのサポートの内容や体制はいかがでしょう？

ユーザーズデスクの対応は百点満点に近いです。こちらの質問に対していつも的確な回答をしてくれますし、電話対応が終わったあとに参考URLを貼り付けたメールを送ってフォローしてくれることもあります。メールをいただけると、解決方法を思い出したい時に便利なので助かっています。

一方で、どうしても今すぐ対応してほしい！という緊急時には、営業担当の方にご連絡をすることもありますが、よりスピーディに対応いただけると助かります。今後は、緊急時のサポート体制の充実にも、期待したいと思います。

今後の展望や取り組みについてお聞かせください。

今後コロナ禍が落ち着けば、対面セミナーを再開することになると思います。その時には「シャリーン」を使い、セミナー参加者様のQRコードを読み取り、出席確認の作業もデジタル化する予定です。読み取った情報をSPIRAL® と連携させることで、セミナー参加後のアフターフォローをより効率的に進めていけると思います。

また、すぐには実現できないかもしれませんが、ゆくゆくはWebセミナーの配信もSPIRAL® 上で行えると良いと思います。セミナーの予約受付から、リマインドメール配信、Webセミナー配信、アンケート取得、サンキューメール配信まで、SPIRAL® でワンストップに行うことができればセミナー運営業務がさらに効率化すると思います。今後の発展に期待しています。