さまざまな業界で働く人々のキャリア形成、職場環境の変化に伴う企業の課題に対して支援や研修を行う株式会社ジェピック。同社は2022年に佐賀県が実施する、DX即戦力人材育成・確保事業「DX即戦力人材育成講座～SAGA Smart Ninja～」を共同企業体の一員として受託しました。同社は、当事業共同企業体の幹事者として、講座の事務局を担当しました。従って、出欠の管理や資料配布、アーカイブ受講の手配などをスムーズに行う必要がありました。そこで、受講者管理システムを構築すべく、SPIRALの導入を決定しました。事務局として受講者管理システムをメインに利用されている、マネジメントリーダーの北野紗江様に、導入時の課題や導入後の成果についてお話を伺いました。
―今回受託された、佐賀県DX即戦力人材育成・確保事業の概要を教えてください。
主に佐賀県の非IT産業において、ノーコードやクラウドなどのデジタル技術の利活用を促進し、県内企業の DX を推進するため、その担い手となる DX 即戦力人材の育成・確保を図ることを目的に、「講座」「取組状況報告会」「事例紹介」を実施する事業です。DX即戦力人材育成講座では、DXやITの基礎知識、データ分析、各種ツールの使い方、自社のDX推進のロードマップ作りなど、DXを進めていく上で必要なことを情報提供しました。
約100人の受講者の皆様に対して、全24回・50時間（7月10日～11月13日）の講義を提供する仕様でしたが、弊社は小規模で、自分たちだけで出来ることに限界を感じていました。それに、DXはデジタル化することが目的ではなく、「どうすればこの先、自分たちの会社が残れるか」を考えるのが肝。ですから、その考え方やノウハウを教えてくださる講師が必要でした。そこで、弊社とパイプドビッツ・福岡支店を含む全５社で、DX推進・支援共同企業体を結成し、一緒に事業を進めていただくことにしたのです。
―この事業を進めていく上で、何が課題になっていましたか？
主に、非IT産業の方々が受講されることを想定していたので、ITツールに触れる機会に差異が生じることを想定しました。そのため、この講座でのやり取りの段階でも、さまざまなITツールに触れていただきたいと思っていました。また、出欠の連絡や受講状況の管理、欠席・欠課した際のアーカイブ受講の連絡なども、事務局だけで全てを把握するのは大変です。行き違いや認識のずれが起きないようデジタルで管理して、受講者の皆様方もご自身でご確認いただけるようにしたい。だから、「そのようなことができる受講者管理システムが必要だ」と当初から考えていました。
また、講義は「平日コース」と「日曜コース」の2つに分かれており、平日でも受講しやすいように、基本的にオンラインで開催する予定でした。ですから、資料もデジタル化して、システム上で配布出来るようにしたかったですし、何よりも個人の様々な情報保護が確実であることが一番重要で大前提。これらの条件を踏まえたシステムの構築が急務でした。
―システムの構築にSPIRALを選んだ理由を教えてください。
共同体のメンバーでもありますし、当初からパイプドビッツ様にお願いする予定でした。しかし依頼前に、一応、一般的にどのようなシステムがあるのかをインターネットで調べたのですが、ある程度パッケージ化されているものが多くて。「その機能をつけるのであれば別途費用が必要」「システム的に難しい」といったものが多いと感じました。その点SPIRALは、希望する機能を組み合わせて柔軟に対応していただけるのが良かったですね。
―課題解決のために、SPIRALでどのようなシステムを構築しましたか？
構築の際に希望したのは、手間のかかる受講者管理を確実にシステム上で出来て、かつ受講者一人ひとりの受講状況を確認できることです。
まず、受講希望の受付フォームが急遽必要になったので、「応募フォーム」を作り、その後「選考結果通知」をメール配信機能で一斉配信しました。そして、受講者の「マイページ」を作って、受講者自身で、事前の出欠連絡と当日の出欠連絡、受講後のアンケート回答まで出来るようにしていただきました。
講義終了後のアンケート作りも、事務局がExcelの所定の場所に設問を入力して、それをSPIRALのDBに取り込むだけ。そうすれば講座ごとに異なる設問がアンケートフォームに反映される仕組みにしていただいたので、とても簡単でした。
―ほかに便利だった機能はありますか？
「リマインドメール」ですね。講義の2日前までに事前の出欠登録がされていない方を抽出できるようにしてもらって、一斉に送信していました。また、出席後2日経ってもアンケートに回答していない方へのリマインドメールは自動で送られるよう設定してもらいました。システムが細やかにフォローしてくれるので大変助かりました。
―SPIRALを導入した結果、どのような成果がありましたか？
これまで、弊社の研修事業では、Excelをメインに受講管理を実施してきました。その為、確認・入力・修正などの作業には、出社・出勤が必要だったのですが、今回は、Web上で見られるシステムなので、出先や自宅からでも必要なことが確認できるのは便利でした。想像以上にスムーズに運用できて、本当にありがたかったです。操作も、クリックやコピー＆ペーストでできるように設計してもらったことで、簡単にできました。
受講者の皆様も、出欠確認やアンケートへの回答などの登録（操作）もスムーズな様子でした。特に「使いにくい」といったご意見が発生することもなく、講座を終えることができました。また、アンケート結果を関係者（佐賀県のご担当部署様、講座の担当講師、共同企業体メンバー）に報告していたので、SPIRALから必要なデータだけを選んで、希望のファイル形式で抽出できるのも非常に便利でした。
―弊社の対応はいかがでしたか？
サポートデスクの存在は本当にありがたかったです。不明点や確認したいことがあった場合、操作画面上のフォームから問い合わせをすると大抵5分以内にサポートデスクから返事が来て、すぐに専用のWeb会議URLから画面共有ができる。わからないことを説明したら、早ければ5分程度で解決しましたし、後から話した内容をメールで頂けたので、後日確認する際にも便利でした。対応してくれる人は毎回違うのですが、みなさん弊社のシステムのことをきちんと把握してくれていたので、どなたが対応してくださってもスムーズでした。
諸事情により、一部設計書のみ納品していただき、設定作業は自分でやった箇所があったのですが、その設計書も的確で、その通り作業するだけで問題なく作ることができました。その際もサポートデスクの方がフォローしてくださり、本当に心強かったです。
―今後、御社でSPIRALをどのように活用したいと考えていますか？
自社での導入の検討はもちろんですが、まずは、SPIRALをご存知でない他の企業様にご紹介していきたいですね。実際にSPIRALを使ってみて、カスタマイズしやすく、使いやすいシステムだと実感していますから。私たちのお客様をはじめ、必要としている企業にお薦めしたいです!!
（2023年03月07日掲載）
