調達購買のためのシステムは存在するが、
物流コンペのプロセスに沿った機能を有するシステムが見つからず、
独自システム構築の必要性を感じていた
SPIRAL® の導入前はどのような業務をされましたか？
今回SPIRAL® を導入したのは、クライアントが物流会社を選定するために行っているコンペのフローをシステム化するためでした。弊社では物流に関わるコンサルティングを行っています。昨今あらゆる業界で競合他社との差別化のためにサプライチェーンを見直す動きが活発となっており、当社へのサプライチェーン戦略構築依頼が増加しております。サプライチェーン戦略構築後の具現化にあたっては戦略に沿った物流会社を選定する必要があり、従来の定期的な物流会社入れ替えや相見積といったコンペと比較して、主催者様・応札者様・事務局それぞれの業務が増えているという背景があります。
SPIRAL® の導入前は、コンペの運用はすべて手作業で行っていました。例えば、コンペの見積シートをExcelで作成し応札者様へメーラーで1件ずつ送信し、各社から届いた見積もりを集計する作業等です。また、応札者様から質問が届いたらExcelに回答を記入しメールのBCCで全応札者様に返信、内容によっては1社ずつメーラーで返信する場合もあり非常に手間がかかっていました。1つのコンペの応札企業数は平均10社ほどで、その対応は専任の者が行いますが、コンペがはじまるとほぼ1日これにかかりきりになっていました。
この課題解決のためにSPIRAL® を選んだ経緯は？
コンペの高度化に伴い主催者様・応札者様・事務局の業務が増えてゆく中で、システム導入の必要性を感じていました。調達購買の仕組みも検討しましたが、物流コンペのプロセスに沿った機能を有するシステムが見つからず、独自開発の判断をいたしました。
最初にパイプドビッツさんにご相談し、同様の内容で3～4社で相見積を取りました。各社の提案は様々でスクラッチ開発もあれば既存のシステムを活用するご提案もありましたが、その中で、内容的にも価格的にもパイプドビッツさんが一番優れていたというところが決め手となりました。開発期間は他社よりも短く、費用も20％ほど抑えられました。また情報の守秘性も重要ですが、SPIRAL® ではサービスインフラ全体でセキュリティ対策が取られていることも安心材料となりました。
手作業で行っていたコンペをシステム化することで、
担当者の業務効率が改善した
内容の部分ですが、よかった点について教えてください。
SPIRAL® の提案書を見ると、打合せ時にお伝えした当方の希望する機能が網羅されていました。他社の提案書では、一部の機能が抜けた状態のものもあり、もちろんその機能が実装可能かどうか確認し比較をしたのですが、パイプドビッツさんからは最初からしっかりしたお見積もりをいただくことができました。そこも非常に良かったです。
システムの導入を決定されてから半年くらいで開発が完了したとのことですが、その期間は問題やトラブルはありましたか？
お打ち合わせも頻繁にしておりましたし、特に問題もなくプロジェクトを進めることができたと思っています。
ご苦労された点、工夫された点など詳しく教えてください。
半年間の打ち合わせの中でやはり欲しい機能が追加で出てきました。追加したいと思ってもすでに設計が始まっており、希望の納期も考えると追加が難しい機能もあったので、運用面でのカバー方法等を教えていただきました。そういった点が、苦労というわけではありませんが、仕様を確定するに当たり時間がかかったかなと思っています。
コンペ事務局の事務工数を半減できた
導入後についてSPIRAL® で狙い通りの効果を発揮できましたか？
応札者様との質疑応答についてはSPIRAL® で質問を受付け、回答をWeb上で応札者様が確認できることから、これまで手作業で行っていた業務が合理化できました。毎日の業務ですし、質問も通常100件を超えますので、事務工数が大変かかっていたので効果としては大きかったと思います。事務局の使命からも、素早くレスポンスすることが応札者様の提案のクオリティーアップにもつながりますので手作業部分が合理化できたことは非常に有意義でした。
他にも、応札者様からの見積もりやプレゼン資料などが、バラバラにメールで届いていましたが、SPIRAL® に一つにまとめることができたのでスッキリしました。システム上で完結できるところがよいですね。
もちろん、当社だけでは無く当初の目的である主催者様と応札者様の事務負担の軽減も図ることができたことが一番良かったことと感じています。
質疑応答に係る時間についてですが、実際の対応時間はどれくらい変化がありましたか？
工数的には半分近くになりました。例えば、質疑応答に関していうと、回答と同時に応札者様が閲覧できるフローができました。回答を作成する工数は変わりませんが、前後の事務が半分になりました。
実際、利用されるメンバーからの感想などはありますか？
思ったよりも分かりやすいという反応でした。開発の打合せを利用メンバーとともにすることで利用メンバーの理解が進むのが良い方法とは思うのですが、スケジュール調整が難しく、結果的に開発の打合せは私と特定のメンバー主導となってしまいました。
利用メンバーに操作方法の細かなレクチャーが必要になるかと思っていましたが、わかりやすいインターフェースをご提案いただけたので、簡単な説明だけですぐに自分で操作しています。使い方についての説明で負担を感じたことはほぼなかったですね。
操作方法がわかりやすいことは特に主催者様・応札者様には大変重要なポイントと考えております。日々の業務であれば使い方の教育に時間をかけても利用機会が多いことで相殺できますが、物流コンペは数年に1度であり、そのためだけに操作方法を覚えることは無駄でしかありません。直感的に使えるインターフェースのおかげか、主催者様・応札者様からの利用方法に関する問い合わせもほぼ無いことから、主催者様・応札者様に負担のかからない仕組みができたと思っています。
このシステムを作るにあたってこだわった部分は？ここだけは外せない条件などはありましたか？
主催者様・応札者様の負担を減らすことと、事務局として普段我々が行っている業務をなるべくシステムにのせたいと考えていましたので、いったんは目的を達することができたと思っています。
今後の展望について教えてください。
システムリリース時は必要な機能を可能な限り盛り込んだわけですが、我々のコンペ実行支援サービスも日々進化しており、支援サービスの内容とシステム機能に乖離が出てきています。これについては早期にキャッチアップしていく予定です。
また、当システムは当社のコンペ実行支援サービスのツールとして利用しているわけですが、システムだけ使って頂いても事務工数の削減効果が得られることから、今後システム利用のみのサービス提供も検討していきたいと考えています。
