株式会社博展は、展示会、商談会やセミナー等のイベント制作を支援する会社です。「人と人が出会う“場”と、そこで生みだされる経験や感動の“体験”をより価値あるものに」をコンセプトに、デジタル事業部では、リアルなイベントの場にデジタルを組み合わせることで顧客体験を深化させたり、様々なデータを取得して分析・提供したりといった取り組みをおこなっています。2013年頃より、大型カンファレンス案件が増えたことに伴い、プライベート・セミナーカンファレンスをメインに担当する部門が本格に稼働しました。それと同時期に、デジタル関連の取り組みを強化し始めたことから、カンファレンスの参加登録・管理システムを自社開発。プラットフォームにスパイラル®を採用し、自社ツールの活用で作業負荷の軽減を実現しました。今回は、システム導入に尽力されたデジタル事業部長（兼事業企画部長　兼デジタルテクノロジーラボ担当部長）の笠井 隆義氏、デジタルマーケティングチーム　ディレクターの大出 直子氏にスパイラル®導入の経緯や効果についてお聞きしました。

※肩書きは当時のものです。

―『EXPOLINE entry』のご説明と、このサービスにスパイラル®を導入した経緯を教えていただけますか？

まず『EXPOLINE』は、カンファレンス版と展示会版の２つのバージョンがあります。ここではカンファレンス版の『EXPOLINE entry』についてお話をさせていただきます。『EXPOLINE entry』は、一言で表現するとイベント参加登録の管理システムです。当社で受託しているイベントの来場登録とデータ管理に利用しております。

以前は他社のツールを利用していましたが、お客様によって少しずつ求める機能が異なるため毎回のカスタマイズが必要となり、その度に外注をしているとコストが高くつき、依頼から利用開始までのリードタイムも長くなることが課題でした。

2013年頃から、当社としてもデジタル関連の取り組みを加速したい考えがあったことから、自社でツールを持とうということになり、まずプロトタイプの開発に取り組みました。各社のクラウドサービスやスクラッチでの構築を比較・検討していた中、スパイラル®は、柔軟なWebアプリケーションのカスタマイズ開発にも対応できる環境が整っており、セキュリティ面でも安心ができる開発プラットフォームだったので導入を決断しました。

―スパイラル®を基盤とした『EXPOLINE entry』はどのようなシステムですか？

当社はイベントの企画制作から運営までワンストップで対応できることが強みのひとつで、来場者管理をおこなう事務局の業務も委託いただくことが多々あります。『EXPOLINE entry』も当社内に設けられた事務局が利用することが多いです。

そして、『EXPOLINE entry』は、大きく３つの特徴があります。利用者、つまり来場者と管理者（事務局）の目線に合わせたシンプルで使いやすいシステム、スパイラル®を基盤とした高度なセキュリティ、そしてクライアントすなわち主催者のご要望に応える高いカスタマイズ性です。プライベートセミナー（カンファレンス）、合同展示会、商談会など様々なタイプのイベントで利用できます。参加登録フォーム、参加者のマイページ、事務局用の管理画面、当日QRコード受付アプリが基本機能です。お客様の要望に合わせて、機能の追加やシステムのカスタマイズも可能で、イベントの参加登録情報を一元的に管理できます。

―『EXPOLINE entry』を利用し始めて、イベント参加登録・管理業務はどのように変わりましたか？

最も大きく変わったのは、イベントごとに必要なこの参加登録・管理システムの準備そのものの業務効率が大きく改善されたことです。イベントの制作における膨大な業務のなかで、Webサイトはほんの一部の工程です。他に優先しなければならないことがたくさんあり、Webサイトの掲載情報がなかなか決まらないこともよくあります。一方では、1日も早くWebサイトをオープンして一人でも多くの参加者を獲得したい思いがあり、必然的に制作期間は短くなりシビアです。

そうした状況のなかで、外注との細かなやり取りは大きな時間のロスでした。

『EXPOLINE entry』を利用し始めてからは、公開までのリードタイム短縮はもちろん、公開後もある程度の変更作業は自社で完結できるようになりました。これはスパイラル®︎の標準機能をうまく利用させていただいている所以かと思います。当社内の事務局スタッフも自社のツールを使い続けることによって、操作が慣れて作業効率が上がるメリットもでてきました。