SPIRAL®︎を活用したイベント参加登録・管理システム｜お客様事例

SPIRAL®でイベント参加登録の管理システムを開発。
自社ツールの活用でコスト削減と
リードタイムの大幅な短縮を実現！
～博展オリジナル　イベント参加登録・管理システム『EXPOLINE entry』～

Web開発セミナーマーケティングメール配信会員サイト構築顧客情報管理

導入会社: 株式会社博展

代表者: 代表取締役社長田口徳久

本社: 東京都中央区築地 1-13-14 NBF 東銀座スクエア 9F

業務内容: 「Experience Marketing」を事業領域とした、コンタクトポイントにおけるコミュニケーション開発及び統合型マーケティングソリューションの提供とグローバル展開の支援

URL: http://www.hakuten.co.jp/

使用サービス: SPIRAL®

課　題: イベント参加登録・管理にシステムで他社システムツールを利用していたが、ほぼ毎回カスタマイズが必要でコストが高くなり、リードタイムも長くかかっていた。

解決策: スパイラル®︎で博展オリジナルのイベント参加登録・管理システム『EXPOLINE entry』を開発。自社ツールを持てたことで外注のコストと手間を省くことができ、業務が効率化された。

効　果: プロトタイプの開発から汎用システム化へ、さらに実際に利用していくことで見えてきた課題を解決するバージョンアップを重ねた結果、リードタイムが大幅に短縮できた。

株式会社博展は、展示会、商談会やセミナー等のイベント制作を支援する会社です。「人と人が出会う“場”と、そこで生みだされる経験や感動の“体験”をより価値あるものに」をコンセプトに、デジタル事業部では、リアルなイベントの場にデジタルを組み合わせることで顧客体験を深化させたり、様々なデータを取得して分析・提供したりといった取り組みをおこなっています。2013年頃より、大型カンファレンス案件が増えたことに伴い、プライベート・セミナーカンファレンスをメインに担当する部門が本格に稼働しました。それと同時期に、デジタル関連の取り組みを強化し始めたことから、カンファレンスの参加登録・管理システムを自社開発。プラットフォームにスパイラル®を採用し、自社ツールの活用で作業負荷の軽減を実現しました。今回は、システム導入に尽力されたデジタル事業部長（兼事業企画部長　兼デジタルテクノロジーラボ担当部長）の笠井隆義氏、デジタルマーケティングチーム　ディレクターの大出直子氏にスパイラル®導入の経緯や効果についてお聞きしました。

※肩書きは当時のものです。

課　題: イベント参加登録の管理システムで外注をしていたが、
コストが高くリードタイムが長くかかっていた

――『EXPOLINE entry』のご説明と、このサービスにスパイラル®を導入した経緯を教えていただけますか？

まず『EXPOLINE』は、カンファレンス版と展示会版の２つのバージョンがあります。ここではカンファレンス版の『EXPOLINE entry』についてお話をさせていただきます。『EXPOLINE entry』は、一言で表現するとイベント参加登録の管理システムです。当社で受託しているイベントの来場登録とデータ管理に利用しております。

以前は他社のツールを利用していましたが、お客様によって少しずつ求める機能が異なるため毎回のカスタマイズが必要となり、その度に外注をしているとコストが高くつき、依頼から利用開始までのリードタイムも長くなることが課題でした。

2013年頃から、当社としてもデジタル関連の取り組みを加速したい考えがあったことから、自社でツールを持とうということになり、まずプロトタイプの開発に取り組みました。各社のクラウドサービスやスクラッチでの構築を比較・検討していた中、スパイラル®は、柔軟なWebアプリケーションのカスタマイズ開発にも対応できる環境が整っており、セキュリティ面でも安心ができる開発プラットフォームだったので導入を決断しました。

解決策: イベント参加登録の管理システム『EXPOLINE entry』を開発
外注のコストと手間が削減でき顧客管理の業務が効率化された

――スパイラル®を基盤とした『EXPOLINE entry』はどのようなシステムですか？

当社はイベントの企画制作から運営までワンストップで対応できることが強みのひとつで、来場者管理をおこなう事務局の業務も委託いただくことが多々あります。『EXPOLINE entry』も当社内に設けられた事務局が利用することが多いです。

そして、『EXPOLINE entry』は、大きく３つの特徴があります。利用者、つまり来場者と管理者（事務局）の目線に合わせたシンプルで使いやすいシステム、スパイラル®︎を基盤とした高度なセキュリティ、そしてクライアントすなわち主催者のご要望に応える高いカスタマイズ性です。プライベートセミナー（カンファレンス）、合同展示会、商談会など様々なタイプのイベントで利用できます。参加登録フォーム、参加者のマイページ、事務局用の管理画面、当日QRコード受付アプリが基本機能です。お客様の要望に合わせて、機能の追加やシステムのカスタマイズも可能で、イベントの参加登録情報を一元的に管理できます。

――『EXPOLINE entry』を利用し始めて、イベント参加登録・管理業務はどのように変わりましたか？

最も大きく変わったのは、イベントごとに必要なこの参加登録・管理システムの準備そのものの業務効率が大きく改善されたことです。イベントの制作における膨大な業務のなかで、Webサイトはほんの一部の工程です。他に優先しなければならないことがたくさんあり、Webサイトの掲載情報がなかなか決まらないこともよくあります。一方では、1日も早くWebサイトをオープンして一人でも多くの参加者を獲得したい思いがあり、必然的に制作期間は短くなりシビアです。

そうした状況のなかで、外注との細かなやり取りは大きな時間のロスでした。

『EXPOLINE entry』を利用し始めてからは、公開までのリードタイム短縮はもちろん、公開後もある程度の変更作業は自社で完結できるようになりました。これはスパイラル®︎の標準機能をうまく利用させていただいている所以かと思います。当社内の事務局スタッフも自社のツールを使い続けることによって、操作が慣れて作業効率が上がるメリットもでてきました。

効　果: 『EXPOLINE entry』でイベントに合わせた利用をしながら、
業務効率を改善するための改修をおこないリードタイムが大幅に短縮できた

――スパイラル®を導入した結果、どのような成果がありましたか？

まず2013年にスパイラル®︎の導入でプロトタイプを開発しました。初めはソースを流用する形でお客様に提供していましたが、スパイラル®︎のアプリ機能を使って、2014年3月にプロトタイプを汎用的に使えるよう改修をおこない、『EXPOLINE entry』としてリリースしました。プライベートカンファレンスイベント用に開発したものですが、小規模セミナーや商談会など、様々なタイプのイベントで利用を拡大しています。
実際に利用を積み重ねると、やはり様々な課題、要望が出てくるものです。昨年2016年3月には、そうした課題、要望をふまえていくつかの機能を改修・追加し、リードタイムも1/3短縮することが可能になりました。

――システムの構築で工夫された点、こだわった点などがあれば教えてください。

アプリ化していても、イベントの内容に合わせて初期設定が必要になります。『EXPOLINE entry』は全てオリジナルソースで作成しているので、フォームの入力・確認・サンキューの各画面、一覧表・単票、マイエリアと、ソースの書き換えだけでもかなり手間がかかっていました。これを、スパイラル®︎のカスタムモジュール機能を使って共通パーツ化し、一括で変更できるようにしました。画面数も多いので、大幅に作業効率が改善されました。

――今後、このサービスをどのように発展させていこうとお考えですか？

今後も、バージョンアップを行っていくことで、イベント主催者であるお客様のご要望により柔軟にお応えできることはもちろん、イベントに参加されるお客様にとっても、もっと便利で、もっと使いやすく、さらに価値を提供できるようにしていきたいと思っています。

あとは、今回は実装できませんでしたが、スパイラル®ならスマホアプリやSNSとの連携などにもチャレンジしていきたいです。そのためにも、もっと開発パートナーさんが増えて欲しいと思っています。スパイラル®で実現できそうなお客様のニーズは他にも数多くあり、開発パートナーさんが増えることは私たちにとってもプラスです。

スパイラル®︎と他サービスとの連携により今までできなかったことができるようになればさらにお客様のニーズにお応えできる幅が広がると考えています。今後も新しいご提案をしてもらえることをパイプドビッツさんには期待しています。

――本日は、ありがとうございました。

（2017年4月10日掲載）