Customer Case お客様事例

~安心してマイナンバーを管理できるシステムは?~
「スパイラル® マイナンバー管理サービス」採用の決め手はセキュリティ、トータルコスト、使いやすさの3点

  • マイナンバー管理サービス
導入会社
広島建設株式会社
代表者
代表取締役 島田秀貴
本社
千葉県柏市豊四季1004番地 広島建設豊四季ビル
業務内容
注文住宅及びビルの企画・設計・施工・販売 / 不動産の企画・開発・分譲・仲介 / 増改築及びリフォーム / 駐車場及びマンションの管理・仲介
URL
http://www.hirosima.co.jp/
使用サービス
SPIRAL®
課 題
マイナンバーを収集、管理するにあたり、アナログでの対応ではセキュリティ面で不安があったため、安心・安全に管理できるシステムが必要だった。
解 決 策
セキュリティ、コスト、使いやすさなどを総合的に判断し、「スパイラル® マイナンバー管理サービス」を採用した。
効 果
ITに不慣れな社員もいる中で、スタートから2週間で400件以上のマイナンバーを大きなトラブルなく収集することができた。
広島建設株式会社は、千葉県を拠点に、東京都・埼玉県・茨城県の一部で、注文住宅を中心に分譲住宅やリフォームの他、公共施設や商業施設など、年間700棟の施行実績を持つハウスメーカーです。同社では、2016年1月からのマイナンバー制度に対応するため、パイプドビッツが提供する「スパイラル®マイナンバー管理サービス」を採用。従業員とその家族分の400件を超えるマイナンバーを収集し、管理を行っています。ここでは、マイナンバー管理システムの選定から、収集・管理までを担当した経営企画部人財開発室のマイナンバーご担当者様にシステム導入までの経緯や選定理由、スムーズなマイナンバー収集を実現するために実施した施策などについて伺いました。

広島建設株式会社は、千葉県を拠点に、東京都・埼玉県・茨城県の一部で、注文住宅を中心に分譲住宅やリフォームの他、公共施設や商業施設など、年間700棟の施行実績を持つハウスメーカーです。同社では、2016年1月からのマイナンバー制度に対応するため、パイプドビッツが提供する「スパイラル®マイナンバー管理サービス」を採用。従業員とその家族分の400件を超えるマイナンバーを収集し、管理を行っています。ここでは、マイナンバー管理システムの選定から、収集・管理までを担当した経営企画部人財開発室のマイナンバーご担当者様にシステム導入までの経緯や選定理由、スムーズなマイナンバー収集を実現するために実施した施策などについて伺いました。

課 題

アナログの収集・管理はセキュリティが不安
コストや使いやさの面でも最良のシステムを探す

――マイナンバー制度に対応するために、どのような取り組みを行いましたか?

マイナンバー制度への対応を行った「マイナンバー推進委員会」の方々

マイナンバー制度への対応は、採用・給与・労務などを担当する人財開発室が中心に取り組んでいます。作業としてはまず、2015年11月に「マイナンバー推進委員会」というプロジェクトチームを発足しました。メンバーは、人財開発室の他は経理、総務からも選抜しました。経理が加わったのは、取引先などのマイナンバー収集が必要となるからです。

チームではまず、マイナンバーの収集と管理をシステムで行うかどうかの検討から始めました。当初は紙で集めて金庫で保管という案もありましたが、システム化した場合と費用や収集・管理方法など、さまざまな角度で比較した結果、セキュリティ面の不安が大きかったこともありシステムの導入を決定しました。

――「スパイラル® マイナンバー管理サービス」(以下、スパイラル®)を採用した理由は何ですか?

マイナンバー収集・管理のシステムは、パイプドビッツさんを含め、3社のシステムを検討しました。実は、初めはスパイラル®の料金が高く感じていました。そのため、別なシステムが優勢だったのですが、他社の料金をよく調べてみたところ、最初は安くても年数が経つと結局、割高になったり、データ件数が増えると高くなるなど、トータルコストで考える必要があることが分かりました。

最終的には、「官公庁も導入されているというセキュリティ面での安心感」「最終的なランニングコスト」「データが自動削除される点」など、セキュリティやコスト、使いやすさなどを総合的に判断し、スパイラル®が最良と採用を決めました。

解 決 策

誰もが「簡単に登録できる」と思えるように
マニュアルを改定して説明動画も用意

――導入決定からマイナンバー収集までの経緯を教えてください。

2015年12月上旬にスパイラル®の採用を決定し、2016年1月下旬頃に納品していただきました。その後、自部門でのテスト試行期間を経て、4月上旬に全社での本格的な運用を開始しました。試行期間中には「分かりくい」「難しい」など、いろいろな意見をもらい、実際に全社展開するまでに工夫を重ねました。

――社内からの「分かりくい」などの意見にはどう対応されましたか?

当社の社員の中には、ITリテラシーがあまり高くない人もいます。こうした人にとっては難しく感じたようです。それを受けて、マニュアルをさまざまな意見を聞きながら作り直しました。また、「実際に操作しているところが見たい」との意見もあったので、マイナンバーの登録過程を撮影したビデオも作成し、全社集会で皆さんに見てもらいました。ビデオを作成したのは、単に操作を説明するだけでなく、“簡単だ”ということを分かってほしかったというのもありました。

広島建設が採用した「スパイラル®マイナンバー管理サービス」の概要
効 果

ステータスを把握して作業の停滞をチェック
400件超のマイナンバー収集が2週間で完了

――実際にマイナンバー収集を開始してから登録はスムーズに進みましたか?

試行期間が終わり、本格的に収集を開始して2週間で社員およびその家族を合わせ400件超の情報収集が完了しました。収集したマイナンバーの情報は人財開発室で1件1件確認し、不備があった場合、連絡や再収集などの対応を行っています。

不備の内容ですが、データ登録時のミスが何件か発生しました。例えば、免許証などの必要書類がついていなかったり、写真がぼやけていたりといった内容です。また、通知カードと個人カードの区別が分からない方もいました。こうしたケースは、全体の1割だったと思います。

――スパイラル®でマイナンバーを収集・管理してよかった点は何ですか?

よかった点は、管理者用メニューがシンプルで使いやすかった点です。ステータスごとに検索することができ、今、誰がどのステータスにいるのか把握できました。このため、登録が遅れていたり、作業が滞っている方を確認できた点が便利でした。また、すべての作業の履歴が残るため、セキュリティ面でも安心感があります。

――弊社の導入支援やサポートはいかがでしたか?

納品時は担当営業の方に当社までお越しいただき、数時間に渡り丁寧に説明をしてもらいました。普段、システムなどに慣れない私達にも分かりやすく時間をかけて教えていただけたので大変助かりました。また、当社社員が分かりやすいようにと、独自のマニュアルを作成していただくなどの対応も感謝しています。

サポートでは、運用を開始してからも操作で分からないことがある度に、メールや電話をしましたが、その都度、迅速に対応いただき解決することができました。ユーザーズデスクも活用しましたが、問い合わせればすぐに折り返しのお電話で対応いただけるので安心でした。

――本日は、ありがとうございました。

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