名城大学は、中部圏でも随一の規模（1万5000名以上の学生が在籍）を誇る文理融合型の総合大学です。1926年に開設された「名古屋高等理工科講習所」を前身に、90年を超える歴史のある大学です。

同大学では多様な留学制度や充実した奨学金で、海外へ羽ばたく学生をしっかりとサポート。専門性・人間力・語学力を備えた人材を、「目指すべきグローバルな人材像」として掲げています。また、キャンパスには多くの海外留学生が在籍しており、国際感覚を磨くこともできます。
そんな名城大学では、スパイラル®のデータベースとLINEを連携。海外留学や海外英語研修の説明会、また面接のお知らせなどを学生に配信するシステムを構築しました。今回は、このシステム導入を担当された名城大学国際化推進センターの田上絢也氏にお話を伺いました。

―スパイラル®のデータベースとLINEを連携させた経緯をお聞かせ頂けますか？

当大学の国際化推進センターでは、交換留学や海外英語研修を希望する学生向けの募集説明会、留学プログラムに参加が決定した学生に対してはオリエンテーションを実施しています。募集説明会はチラシやポスター、大学のウェブサイトで、参加者オリエンテーションはメールで周知をしていました。
加えて、在籍している留学生に対しては、大学側から確実に伝えなくてはならない重要な連絡があるのですが、こちらは学内掲示を行うとともにメーリングリストで配信をしていました。

ところが、最近の学生にとってメールはメインの連絡手段ではなくなっているため、「要返信」としても、そのメールを見ていない学生が増えてきたのです。そのような学生には電話をかけて連絡をする必要が出てくるわけですが、これが事務局にとって大きな負担でした。
そこで目を付けたのがLINEです。現在、ほとんどの学生たちの連絡手段はメールからLINEへと変化しています。LINEのメッセージとして配信すれば、より確実に情報が目に入り、返信漏れも無くなると考えたわけです。

―スパイラル®でどのようなシステムを構築しましたか？

一口にお知らせといっても、それぞれの学生にとって必要な情報は異なります。例えば、留学する学生といっても、「海外英語研修プログラムか、交換留学制度か」「春期か、夏期か」などによって確認と返信が必要なものなのかが異なります。また、留学先の大学や学年などによっても説明会や面接の日程が変わります。
それらをすべてLINEの一斉配信で学生に送ったとしても、それぞれの学生にとって本当に必要なお知らせは埋もれてしまうので、メールで送信するのと同様の結果になる恐れがありました。

そこで、学生のプロフィールを登録したスパイラル®のデータベースとLINEを連携。希望するプログラム別（海外英語研修・交換留学など）、学年別、留学希望大学別、あるいは海外からの留学生に対象を絞るなど、属性に応じたメッセージを配信できるようにシステムを構築していきました。
スパイラル®はすでに海外英語研修プログラムや交換留学生、サマースクール生などの願書提出電子化で導入していたこともあり、高い拡張性があることは理解していました。なので、LINEとの連携も問題なく進められるだろうと期待できましたね。

―導入後の事務局業務の負荷は、どのくらい軽減されましたか？

パイプドビッツさんに、LINEによる属性配信システムの相談を持ちかけたのは2017年2月のことです。このシステムがローンチしたのは4月のことですから、まだスタートしてから間がありません。
しかし、事務局からのお知らせをLINEの属性配信に変えた結果、電話での返信確認が必要となる学生はほぼゼロとなりました。2016年度までは、参加可否の確認電話をしなければいけない学生が毎回発生していたのと比べると、負荷は大きく軽減したといえます。