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～未返信者への電話確認負荷を軽減～

LINEの活用で学生への情報伝達を活性化。
要返信メールの未返信率ゼロへ

メール配信顧客情報管理

学校法人名城大学

代表者: 小笠原日出男（理事長）

本社: 愛知県名古屋市天白区塩釜口一丁目501番地

業務内容: 教育事業

URL: http://www.meijo-u.ac.jp/

使用サービス: SPIRAL®

課　題: 留学や海外英語研修をする学生向けの説明会や面接を開催する際、そのお知らせをメールで配信していたが、返信が無い学生に対しては電話で確認する手間が生じていた。

解決策: 学生のプロフィールをスパイラル®のデータベースに登録。そのデータベースとLINEとを連携させて、学生への一斉配信だけでなく属性別配信を行った。

今後の展望: 学生が日頃から使用しているLINEを活用することでメッセージへの返信率が大幅にアップし、電話確認の手間やコストを削減できることを期待している。

インタビュー

名城大学は、中部圏でも随一の規模（1万5000名以上の学生が在籍）を誇る文理融合型の総合大学です。1926年に開設された「名古屋高等理工科講習所」を前身に、90年を超える歴史のある大学です。

同大学では多様な留学制度や充実した奨学金で、海外へ羽ばたく学生をしっかりとサポート。専門性・人間力・語学力を備えた人材を、「目指すべきグローバルな人材像」として掲げています。また、キャンパスには多くの海外留学生が在籍しており、国際感覚を磨くこともできます。
そんな名城大学では、スパイラル®のデータベースとLINEを連携。海外留学や海外英語研修の説明会、また面接のお知らせなどを学生に配信するシステムを構築しました。今回は、このシステム導入を担当された名城大学国際化推進センターの田上絢也氏にお話を伺いました。

学生が要返信のメールを確認しなくなったことで、電話確認の手間が発生。
事務局の大きな負担になっていた

―スパイラル®のデータベースとLINEを連携させた経緯をお聞かせ頂けますか？

当大学の国際化推進センターでは、交換留学や海外英語研修を希望する学生向けの募集説明会、留学プログラムに参加が決定した学生に対してはオリエンテーションを実施しています。募集説明会はチラシやポスター、大学のウェブサイトで、参加者オリエンテーションはメールで周知をしていました。
加えて、在籍している留学生に対しては、大学側から確実に伝えなくてはならない重要な連絡があるのですが、こちらは学内掲示を行うとともにメーリングリストで配信をしていました。

ところが、最近の学生にとってメールはメインの連絡手段ではなくなっているため、「要返信」としても、そのメールを見ていない学生が増えてきたのです。そのような学生には電話をかけて連絡をする必要が出てくるわけですが、これが事務局にとって大きな負担でした。
そこで目を付けたのがLINEです。現在、ほとんどの学生たちの連絡手段はメールからLINEへと変化しています。LINEのメッセージとして配信すれば、より確実に情報が目に入り、返信漏れも無くなると考えたわけです。

スパイラル®のデータベースとLINEを連携することで、
学生の属性に応じた配信システムを構築

―スパイラル®でどのようなシステムを構築しましたか？

一口にお知らせといっても、それぞれの学生にとって必要な情報は異なります。例えば、留学する学生といっても、「海外英語研修プログラムか、交換留学制度か」「春期か、夏期か」などによって確認と返信が必要なものなのかが異なります。また、留学先の大学や学年などによっても説明会や面接の日程が変わります。
それらをすべてLINEの一斉配信で学生に送ったとしても、それぞれの学生にとって本当に必要なお知らせは埋もれてしまうので、メールで送信するのと同様の結果になる恐れがありました。

そこで、学生のプロフィールを登録したスパイラル®のデータベースとLINEを連携。希望するプログラム別（海外英語研修・交換留学など）、学年別、留学希望大学別、あるいは海外からの留学生に対象を絞るなど、属性に応じたメッセージを配信できるようにシステムを構築していきました。
スパイラル®はすでに海外英語研修プログラムや交換留学生、サマースクール生などの願書提出電子化で導入していたこともあり、高い拡張性があることは理解していました。なので、LINEとの連携も問題なく進められるだろうと期待できましたね。

―導入後の事務局業務の負荷は、どのくらい軽減されましたか？

パイプドビッツさんに、LINEによる属性配信システムの相談を持ちかけたのは2017年2月のことです。このシステムがローンチしたのは4月のことですから、まだスタートしてから間がありません。
しかし、事務局からのお知らせをLINEの属性配信に変えた結果、電話での返信確認が必要となる学生はほぼゼロとなりました。2016年度までは、参加可否の確認電話をしなければいけない学生が毎回発生していたのと比べると、負荷は大きく軽減したといえます。

LINEの登録者数を増やしていくことで、
留学先での安否確認など、様々な用途への活用に期待

―導入に際し、工夫された点、こだわった点などがあれば教えてください。

LINEのビジネス向けプラン「LINE@」プロプランを契約しました。APIを活用してスパイラル®のデータベースと連携したことで、既に登録された学生のプロフィールを後からでも変更できるようにしています。

―スパイラル®を導入して、思い通りの効果がありましたか？

事務局側が学生に対して「確認の電話をかける負荷が減ったこと」が目に見える一番の効果ですので、思い通りの効果が上がっています。また、システムがスタートしたばかりなのでなんともいえませんが、目に見えない効果もあると思います。

たとえば、緊急時の安否確認。現地での災害やテロ事件のような緊急事態時には、LINEを用いて安否確認を行うことを考えています。LINEはWi-Fi環境があれば利用できます。留学先の大学や語学学校、ホームステイ先、学生寮の多くはWi-Fi環境が整っていますし、学生は普段から日本にいる友人や親族とはLINEで連絡を取っているようなので、連絡がつきやすいと考えています。

―今後、この取り組みをどのように発展させていこうとお考えですか？

スパイラル®のデータベースと連携して属性配信ができるようになったので、Excelで管理しているデータをデータベースに一括アップロードすることで、よりきめ細やかな属性配信を実施してみたいですね。

それとは別に、LINEによる情報共有も進めていきたいと考えています。これまでは大学のウェブサイトや掲示板を利用して情報の周知を行っていましたが、今の学生は自ら情報を拾いにいくというよりは、流れてきた情報が自分に関係あるかを確認するという感覚が強いと思います。そこで、LINEを利用して、興味のある分野に関する情報を発信することで、学生自身にとって大切な情報を確実に提供することができるのではないかと期待しています。

―本日は、ありがとうございました。

（2017年8月10日掲載）