名城大学は、中部圏でも随一の規模（1万5000名以上の学生が在籍）を誇る文理融合型の総合大学です。1926年に開設された「名古屋高等理工科講習所」を前身に、90年を超える歴史のある大学です。

同大学では多様な留学制度や充実した奨学金で、海外へ羽ばたく学生をしっかりとサポート。専門性・人間力・語学力を備えた人材を、「目指すべきグローバルな人材像」として掲げています。また、キャンパスには多くの海外留学生が在籍しており、国際感覚を磨くこともできます。
そんな名城大学では、海外協定校から訪れる交換留学生やサマースクール学生が提出する願書の電子化をスパイラル®によって実現しました。今回は、このシステムの導入に尽力された名城大学国際化推進センターの田上絢也氏にお話を伺いました。

―スパイラル®で利用している大学のプログラム概要を教えてください。

当大学では学生に対して、オーストラリアやフランス、中国、台湾、韓国といった海外協定校に1年以内の留学をする交換留学制度を実施しています。交換留学生というからには、海外の協定校からも留学生を受け入れることになります。
また、主に英語圏の大学との交換留学の拡充とキャンパスの国際化を目的とした短期受け入れプログラム「サマースクール」も実施しています。

これらの交換留学生、サマースクール生が当大学へ訪れる際、事前に願書を提出してもらっています。その提出方法をスパイラル®で構築したWebフォームへの入力に変更することで、業務効率を改善することができました。

―以前の願書のやりとりでは、どのような課題があったのでしょうか？

基本的には、Excelの入力シートを海外提携校の担当者やサマースクール希望者へメール添付で送付し、そのシートに入力して返送してもらうというフローです。併せて願書の原本を国際郵便でも送付してもらっていました。
このように、部分的には電子化されていたのですが、願書を添付したメールが担当者にしか届かないため、願書データが国際化推進センター内で共有化されないこと、書類のやり取りに時間がかかるというのが課題でした。

また、留学ビザを取得するにあたっては、在留資格認定証明書（CoE）を大学側が代理申請します。留学希望者には法務省の定める申請様式（Excelフォーマット）をメールで送り、必要事項を入力してもらっていたのですが、間違えて入力したり、勝手にフォーマットを作成して入力してくるなどのケースが多発し、それを修正するためのやりとりにも大きな労力がかかっていました。

―課題解決のために、スパイラル®でどのようなシステムを構築しましたか？

交換留学生とサマースクール生を受け付けるための電子化を実現させました。具体的には、サマースクール生に対して専用のWebフォームを用意することで、Excelのシートに入力することなく願書に直接入力できるように構築。また、海外協定校に専用のマイページを用意して、IDとパスワードの入力で出願できるようにしています。

さらに、大学側の事務局にも、提出された願書をPDFとして出力できる機能を用意しました。これによって国際化推進センター内におけるデータ共有や、願書出願学生の検索が容易になったのです。

また、「CoE」に必要な情報を海外提携校側やサマースクール生側に別途入力させることはせず、すべての情報入力をWebフォーマットに集約。国際化推進センター側で、Webフォーマットに入力された情報を見ながら、「CoE」のフォーマットを作成できます。

―導入後の事務局業務の負荷は、どのくらい軽減されましたか？

これまで日常茶飯事だった「CoE」の入力ミスがなくなったことで、事務局側の作業は大変楽になりました。また、これは負荷の軽減ではありませんが、スパイラル®はすでに海外英語研修プログラムの電子化で導入していたため、新規のサービスを導入するよりもコスト面でメリットがあったという点も大きかったですね。