―スパイラル®で利用している大学のプログラム概要を教えてください。
当大学では学生に対して、オーストラリアやフランス、中国、台湾、韓国といった海外協定校に1年以内の留学をする交換留学制度を実施しています。交換留学生というからには、海外の協定校からも留学生を受け入れることになります。
また、主に英語圏の大学との交換留学の拡充とキャンパスの国際化を目的とした短期受け入れプログラム「サマースクール」も実施しています。
これらの交換留学生、サマースクール生が当大学へ訪れる際、事前に願書を提出してもらっています。その提出方法をスパイラル®で構築したWebフォームへの入力に変更することで、業務効率を改善することができました。
―以前の願書のやりとりでは、どのような課題があったのでしょうか?
基本的には、Excelの入力シートを海外提携校の担当者やサマースクール希望者へメール添付で送付し、そのシートに入力して返送してもらうというフローです。併せて願書の原本を国際郵便でも送付してもらっていました。
このように、部分的には電子化されていたのですが、願書を添付したメールが担当者にしか届かないため、願書データが国際化推進センター内で共有化されないこと、書類のやり取りに時間がかかるというのが課題でした。
また、留学ビザを取得するにあたっては、在留資格認定証明書(CoE)を大学側が代理申請します。留学希望者には法務省の定める申請様式(Excelフォーマット)をメールで送り、必要事項を入力してもらっていたのですが、間違えて入力したり、勝手にフォーマットを作成して入力してくるなどのケースが多発し、それを修正するためのやりとりにも大きな労力がかかっていました。