入力項目が異なる願書入力を一つのWebフォームで実現

海外交換留学生、サマースクール生の願書提出を電子化

――スパイラル®で利用している大学のプログラム概要を教えてください。

――課題解決のために、スパイラル®でどのようなシステムを構築しましたか？

交換留学生とサマースクール生を受け付けるための電子化を実現させました。具体的には、サマースクール生に対して専用のWebフォームを用意することで、Excelのシートに入力することなく願書に直接入力できるように構築。また、海外協定校に専用のマイページを用意して、IDとパスワードの入力で出願できるようにしています。

さらに、大学側の事務局にも、提出された願書をPDFとして出力できる機能を用意しました。これによって国際化推進センター内におけるデータ共有や、願書出願学生の検索が容易になったのです。

また、「CoE」に必要な情報を海外提携校側やサマースクール生側に別途入力させることはせず、すべての情報入力をWebフォーマットに集約。国際化推進センター側で、Webフォーマットに入力された情報を見ながら、「CoE」のフォーマットを作成できます。

――導入後の事務局業務の負荷は、どのくらい軽減されましたか？

これまで日常茶飯事だった「CoE」の入力ミスがなくなったことで、事務局側の作業は大変楽になりました。また、これは負荷の軽減ではありませんが、スパイラル®はすでに海外英語研修プログラムの電子化で導入していたため、新規のサービスを導入するよりもコスト面でメリットがあったという点も大きかったですね。

――スパイラル®を導入した結果、どのような成果がありましたか？

交換留学生、サマースクール生に関わる業務を電子化できたことです。交換留学生とサマースクール生で入力する項目が異なりますが、それを一つのWebフォームで実現することで、留学生に関わる事務局側の業務効率が大きく改善しました。
また願書には顔写真の貼付が必須となりますが、これまでは写真の添付忘れなどで催促する手間も発生していました。しかし、Webフォームには写真投稿機能が実装されているので、「添付忘れで写真を催促する」といった作業の負荷も無くなっています。

――導入に際し、工夫された点、こだわった点などがあれば教えてください。

交換留学やサマースクールを希望する海外の学生には必ず志望動機を提出してもらっていますが、Webフォームの入力項目にあえて含まず、Webフォーム上のファイル添付機能で送付してもらうようにしました。現在は、留学生の志望理由は日本語で書いてもらっているのですが、そもそも日本語入力ができないパソコンを使っている可能性があれば、入力方法がわからないことも考えられます。そこで、手書きの日本語をスキャンしたものでも受け付けられるようにしているのです。

――今後、このサービスをどのように発展させていこうとお考えですか？

当大学では更なる国際化を進めるため、今後は更に多様な受入れプログラムを実施することを検討しています。新たな受入れプログラムにも対応できるようなWebフォーマットにしてありますので、うまく汎用性を持たせることができたのではないかと考えています。今後も国際化を推進する上で、グローバルの学生が登録しやすいWebフォームシステムを考えていきたいと思います。

――本日は、ありがとうございました。

（2017年9月1日掲載）