株式会社ミネルヴァ インテリジェンスは、英会話教室運営やこども英会話教室の講師養成などを行っている「株式会社こども英会話のミネルヴァ」を100％子会社とするグループ管理会社です。「こども英会話のミネルヴァ」は全国に約600教室を展開。最近では、大型ショッピングモール内への教室設置を加速させるなど、事業も順調に拡大しています。しかしこれに伴い、給与明細発行業務の効率性やコスト負担などの課題が顕著化。同社はこれを、すべての給与明細をスパイラル®で電子化させることで解決しました。店舗数が増加したときの状況や、スパイラル®を導入した背景について、同社経営管理グループ総務人事の岡野圭介 氏にお話をお聞きしました。

―どのような問題や課題があったのですか？

パートタイマーが契約社員に切り替わることで、総務人事で発行・郵送する給与明細の数がどんどんと増えていきました。作業量は、3名のスタッフ総出で3日かかっていただけでなく、最終的に発送先も150カ所ぐらいになっており、この送料も大きな負担になっていました。
そこで、これをシステム化することで、なんとか作業量とコストを削減したいと考えたのです。

―システム化を検討された際、どのようにベンダーやサービスを探されたのでしょうか？

まずは当社のシステム部門に相談して、いくつかの会社をピックアップしました。その中に、パイプドビッツさんの名前があり、話を聞かせていただくことにしたのです。実は、スパイラル®のことは、別のシステム開発会社からも聞いていました。

―その中から弊社のスパイラル®を選んでいただいた決め手はどこだったのですか？

まずは、他社さんよりも利用金額がリーズナブルだった点です。次に、ソリューション自体がシンプルで、給与明細を電子化するという所期の目的をすぐに実現できそうだった点も評価しました。
また、シンプルではあるが、スパイラル®というシステム自体に拡張性やカスタマイズ性があった点もポイントです。今後、業務にあわせて運用ルールが変わっていく可能性もありますが、柔軟にシステムを変えられるという点は、全体の運用コストを抑えられる可能性も高く有利だと考えました。

―導入を決定して、実際に導入するまではどのくらいの時間がかかりましたか？

導入決定から運用開始までは3カ月ほどでした。こちらの要望や相談に対して担当者さんの対応もよく、手慣れた感じで導入をリードしていただき、導入から運用までスムーズに進みました。

―スパイラル®の給与明細電子化ソリューションを導入してみて、作業量やコストは狙い通りに削減できましたか？

まず作業量ですが、3人で3日かかっていた給与明細発行業務が、3分程度で終わるようになりました。給与明細の発行作業が終わったら電子メールで従業員に連絡するだけになりましたので、作業自体が大幅に楽になっています。
また、送料についてはもちろん、コスト負担はゼロになっています。
これだけではなく、取り違えや誤発送などのリスクがなくなったのも大きな効果だと言えます。

―紙の給与明細がなくなったことに対する受け取るスタッフの方々の反応はいかがですか？

非常に満足してもらっています。スタッフにとっても便利なシステムですからね。また、電子化によって過去の明細が見られるようになった点も好評です。
余談ですが、当社が常々、経費削減をうたっているにもかかわらず、給与明細をずっと紙で発行・郵送していたのもあって、「ようやく会社も有言実行してくれたね」と現場からは想像していた以上に歓迎されました。