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3日かかっていた給与明細発行作業を3分に短縮！
発送コストもゼロに
～SPIRAL®の給与明細電子化
ソリューション導入で圧倒的な効果を発揮～

給与明細書電子化

導入会社: 株式会社ミネルヴァインテリジェンス

代表者: 代表取締役社長　平川　竜芳

本社: 東京都新宿区西新宿5-3-2　イマス西新宿ビル9Ｆ

業務内容: こども英会話教室の運営および講師の養成、学習機材・学習教材の企画・制作・販売

URL: http://www.minerva-intel.co.jp/

使用サービス: SPIRAL®

経営管理グループ総務人事課長岡野圭介氏<br><br> — 経営管理グループ総務人事課長岡野圭介氏

課題: ・事業拡大に伴い、給与明細発行業務が増大したため、システム化したい・給与明細を全国に発送するコストを抑えたい

解決策: ・3 分程度の画面操作だけで給与明細が発行できるスパイラル®の給与明細電子化ソリューションを導入

選定理由: ・リーズナブルな利用料金・スピーディーな導入を実現するシンプルなソリューション・運用ルールが変わっても対応できる柔軟な拡張性やカスタマイズ性

導入後の効果: ・3人で3日かかっていた給与明細発行業務が、3分程度で終わるようになった・送料のコスト負担がゼロになった・取り違えや誤発送などのリスクがなくなった

インタビュー

株式会社ミネルヴァインテリジェンスは、英会話教室運営やこども英会話教室の講師養成などを行っている「株式会社こども英会話のミネルヴァ」を100％子会社とするグループ管理会社です。「こども英会話のミネルヴァ」は全国に約600教室を展開。最近では、大型ショッピングモール内への教室設置を加速させるなど、事業も順調に拡大しています。しかしこれに伴い、給与明細発行業務の効率性やコスト負担などの課題が顕著化。同社はこれを、すべての給与明細をスパイラル®で電子化させることで解決しました。店舗数が増加したときの状況や、スパイラル®を導入した背景について、同社経営管理グループ総務人事の岡野圭介課長にお話をお聞きしました。

M　ミネルヴァインテリジェンス様　P　パイプドビッツ

全国600カ所の教室に点在するスタッフ。
事業拡大に伴い教室数増加と雇用形態の切り替えも発生。

P: まず初めに、貴社の業務内容についてお聞かせください。

M: 当社は、全国で約600教室を展開する「こども英会話のミネルヴァ」の運営を中心とした教育事業に取り組んでいます。また、これ以外にも、ALT事業（小学校への外国人講師派遣）や、幼稚園・保育園への講師派遣などの事業も展開しています。最近では、外国人講師による英語教育をウリにする小規模保育園が増えていることもあり、引き合いも増えてきました。

P: その中で、岡野課長がいらっしゃる総務人事の業務はどのようなものですか？

M: 当社グループで働くスタッフは、正社員、契約社員、パートタイマーと契約形態が分かれていますが、総務人事の業務の1つとして正社員・契約社員の人事管理があります。パートタイマーは別の部署が管理しています。
なお、現在、スタッフの多くを講師が占めているのですが、講師の方々の多くはこれまで、パートタイマーとして契約させていただいていました。ここ数年の方針として、これを契約社員に切り替える取り組みを進めています。

P: パートタイマーから契約社員への移行を進めている理由は何ですか？

M: 従来の教室は、住宅地のアパートで運営していたケースが多く、幼稚園や学校が終わる夕方から教室を開講していたため、講師の多くがパートタイマー契約だったのです。
しかし最近は、ショッピングモールへの教室開設を積極的に増やしています。ショッピングモールには、集客だけでなく、商圏が拡がるという力があります。また、駐車場も完備されているので、お子さんを連れてきやすいというのも強みです。こうしたショッピングモールの教室では、必然的にフルタイム勤務が増えてくるので、そうした勤務形態のスタッフを契約社員に切り替えているのです。
ただ、その過程で、さまざまな問題や課題が発生したため、パイプドビッツさんのソリューションに注目したわけです。

ショッピングモール内の教室

給与明細発行に関する膨大な作業と、重くのしかかる発送コスト。
リーズナブルでシンプル、かつ柔軟性を持つスパイラル®で解決！

P: どのような問題や課題があったのですか？

M: パートタイマーが契約社員に切り替わることで、総務人事で発行・郵送する給与明細の数がどんどんと増えていきました。作業量は、3名のスタッフ総出で3日かかっていただけでなく、最終的に発送先も150カ所ぐらいになっており、この送料も大きな負担になっていました。
そこで、これをシステム化することで、なんとか作業量とコストを削減したいと考えたのです。

P: システム化を検討された際、どのようにベンダーやサービスを探されたのでしょうか？

M: まずは当社のシステム部門に相談して、いくつかの会社をピックアップしました。その中に、パイプドビッツさんの名前があり、話を聞かせていただくことにしたのです。実は、スパイラル®のことは、別のシステム開発会社からも聞いていました。

P: その中から弊社のスパイラル®を選んでいただいた決め手はどこだったのですか？

M: まずは、他社さんよりも利用金額がリーズナブルだった点です。次に、ソリューション自体がシンプルで、給与明細を電子化するという所期の目的をすぐに実現できそうだった点も評価しました。
また、シンプルではあるが、スパイラル®というシステム自体に拡張性やカスタマイズ性があった点もポイントです。今後、業務にあわせて運用ルールが変わっていく可能性もありますが、柔軟にシステムを変えられるという点は、全体の運用コストを抑えられる可能性も高く有利だと考えました。

3人で3日かかっていた給与明細発行業務が3分で終了。
送料のコスト負担はゼロ。目に見える効果を発揮！

P: 導入を決定して、実際に導入するまではどのくらいの時間がかかりましたか？

M: 導入決定から運用開始までは3カ月ほどでした。こちらの要望や相談に対して担当者さんの対応もよく、手慣れた感じで導入をリードしていただき、導入から運用までスムーズに進みました。

P: スパイラル®の給与明細電子化ソリューションを導入してみて、作業量やコストは狙い通りに削減できましたか？

M: まず作業量ですが、3人で3日かかっていた給与明細発行業務が、3分程度で終わるようになりました。給与明細の発行作業が終わったら電子メールで従業員に連絡するだけになりましたので、作業自体が大幅に楽になっています。
また、送料についてはもちろん、コスト負担はゼロになっています。
これだけではなく、取り違えや誤発送などのリスクがなくなったのも大きな効果だと言えます。

P: 紙の給与明細がなくなったことに対する受け取るスタッフの方々の反応はいかがですか？

M: 非常に満足してもらっています。スタッフにとっても便利なシステムですからね。また、電子化によって過去の明細が見られるようになった点も好評です。
余談ですが、当社が常々、経費削減をうたっているにもかかわらず、給与明細をずっと紙で発行・郵送していたのもあって、「ようやく会社も有言実行してくれたね」と現場からは想像していた以上に歓迎されました。

次の目標は勤怠管理の電子化。
スパイラル®に期待する柔軟でローコストなシステム。

P: 今後、スパイラル®にどんなことを期待されますか？

M: 次は、勤怠管理をすべて電子化できるといいなと思っています。勤怠管理は現在、全国150カ所以上から紙のタイムカードが送られてきてデータ化するという作業を毎月、総務人事で行っています。なかなかにハードな作業です（苦笑）。
これまでも、いろいろな会社さんに勤怠管理のソリューションを相談しても、当社の場合は拠点数が多いため、端末導入をする必要があったり、システムが複雑になったりして、コストがかかる回答しか得られませんでした。このため、コストがあまりかからないソリューションを開発・提案していただけるとうれしいなと思っています。