年10回程度行う選挙・投票において対面接触機会が多く発生している。
新型コロナウイルス感染症対策として、選挙・投票時の密を回避し、
感染リスクを抑えたい。
SPIRAL® 導入前に抱えていた課題について教えてください。
当組合では、役員や代議員を決める選挙のほか、組合活動に関する組合員投票などを年に10回程度行っています。大きな選挙になると、各キャンパスや関連学校法人の8カ所で約800人の組合員が投票を行います。
投票用紙の用意や開票作業などの選挙事務作業は、これまでの経験からある程度定型化できており、それにかかっていた事務作業時間について特に課題を感じていなかったのですが、2020年に新型コロナウイルス感染症が拡大したことをきっかけに、準備段階や選挙・投票時における対面接触機会をできるだけ減らしたいと考えるようになりました。選挙・投票時の感染リスクを抑えるにはどうしたらいいか？というところから、インターネットを利用したWeb投票の導入を検討することになりました。
SPIRAL® を導入する以前の、選挙・投票の方法について教えてください。
選挙・投票は、組合員一人ひとりに用意した投票用紙を配ることから始まります。次に、投票所を開設し、投票を受け付けます。投票では一般の選挙と同じように不在者投票の期間も設けています。投票が終わると3時間ほどかけて即日開票を行い、結果を発表する、というプロセスです。
各区に配置した10名程度の選挙管理委員会がこれらの運営を行っています。メンバーはほとんどが教職員や事務員のため、本業の合間を縫ってこれらの事務作業を行う必要がありました。これまでの作業も定例化はできていましたが、Web投票を導入することで、感染症対策だけでなく、事務作業の効率化や時間短縮についても実現したいと考えていました。
SPIRAL® でWeb投票システムを構築。カスタマイズ性の高さにより、
ほとんどのパッケージシステムが対応できなかった複雑な選挙方式にも
対応できた。
SPIRAL® の検討から導入までの経緯を教えてください。
電子投票、Web投票が可能なパッケージシステムの情報を収集したところ、当組合が実施している選挙方法に標準機能で対応できるシステムは、私たちの調査した範囲では存在しないことがわかりました。
その理由は、当組合の選挙方法の複雑さにありました。例えば、代議員選挙の場合、選挙区ごとに立候補者や選出する人数が異なり、さらに約800人の組合員を選挙区ごとに分ける必要がありました。
このような選挙方式に関する詳細をまとめ、カスタマイズ開発によって対応が可能になるかどうかを各社に問い合わせたところ、SPIRAL® ともう1社からのみ、対応可能との回答がありました。
最終的にSPIRAL® を選んだ理由はコストです。両者のランニングコストを比較すると1年間で数十万円近くの差が出ました。仮に複数年使うことになれば、SPIRAL® の方が圧倒的にコスト面で優位になります。それが採用の決め手になりました。
導入に際し、苦労した点や不安に感じた点はありますか？
希望通りのカスタマイズ開発が行えるかどうか、若干不安はありましたが、SPIRAL® 営業担当の方には事前に選挙方法をしっかりとお伝えし、「対応可能」と太鼓判をいただいていました。その上でSPIRAL® の契約を行っているので、それほど心配はありませんでした。
パイプドビッツのサポートの内容や体制はいかがでしょう？
当組合向けの特別な操作マニュアルをご用意いただいたので、これを操作時に参照して利用しています。マニュアルを読んでもわからない部分についてはユーザーズデスクに連絡をして解決していただいています。
ユーザーズデスクもレスポンスはとても速いのですが、投票期間中など急を要する際の問い合わせは、営業の方に直接連絡をしてスピーディーに対応いただいています。サポートの対応には満足しています。
Web投票システムにより、選挙事務作業工数は1/10に、
開票リードタイムは1/5に削減！
投票所の「密」も解決。出張が多い組合員もインターネット経由で
簡単に投票できる環境を実現した。
SPIRAL® を使ったWeb投票の方法について詳しく教えてください。
SPIRAL® に登録された組合員ごとに個別の投票URLを発行し、それをSPIRAL® からメールで一斉配信します。組合員は投票URLにアクセスをし、Webブラウザから投票を行います。投票を締め切ると、選挙管理委員会がSPIRAL® 上の投票結果を集計して結果を発表、という流れになっています。
不正投票や重複投票を防ぐ仕組みとして、個別の投票URLは個人のメールアドレス宛てに送付し、さらに、一度投票が行われると投票URLが無効になるようパラメーター設定をしています。タイピングミスなどで無効票が発生しないように、候補者をプルダウンメニューから選べるような改修も現在行っているところです。
SPIRAL® 導入後、どのような効果がありましたか？
投票用紙の印刷・配布、投票所の確保、投票用紙の集計作業など、これまで選挙管理委員会が行っていたほとんどの事務作業を削減できました。1回の選挙・投票にかかる事務作業工数は、少なくとも1/10程度にはなっていると思います。開票作業も格段に速くなっていまして、開票から結果判明までにかかる時間は2～3時間から30分へと、1/5程度に短縮されています。
投票を行う組合員の利便性も向上しています。教職員には頻繁に出張があり、中には海外出張に行く者もおります。以前は、不在者投票期間を設けても出張のため投票できない者もおりましたが、Web投票ならインターネット環境さえあればいつでもどこからでも投票ができます。投票は格段にしやすくなっていると思います。
SPIRAL® 導入後、投票率に変化はありましたか？
本学では以前、学生向けの授業評価アンケートを紙からWebアンケートに切り替えたことがあるのですが、その際には回答率が落ちてしまいました。今回Web投票に切り替えるにあたり、そのような投票率の落ち込みが起きないか心配していましたが、今のところ以前の投票方法と変わらぬ投票率がキープできています。本学にとってこれはポジティブなことだと評価しています。
LINE連携、FAQ機能、掲示板機能など、多彩なコンポーネントを活用し、選挙・投票以外の用途にもSPIRAL® を活用していきたい。
SPIRAL® 導入からまもなく1年が経ちますが、改善のご要望などはありますでしょうか。
ユーザーインターフェースがもっとフレンドリーなものになると嬉しいですね。選挙管理委員は定期的にメンバーが交代するので、今後ITに詳しくない者がSPIRAL® の担当になる可能性は十分にあります。サポート体制はとても手厚いと感じていますが、ITに詳しくない職員でも簡単に取り扱えるような、操作性の改善は継続的にお願いできればと思います。
今後の展望や取り組みについてお聞かせください。
個人的には、SPIRAL® を選挙・投票だけに限定せず、幅広い用途に活用していくことに興味を持っています。例えば、SPIRAL® のコンポーネントにあるLINE連携の機能や、FAQ（よくある質問とその回答集）機能、ユーザーからの要望を受け付ける掲示板機能など、情報共有を促進する機能群は、組合活動のさらなる活性化に貢献してくれるものと期待しています。
