教室数、会員数の増加により入会手続きなどの事務処理業務が煩雑に。
紙とエクセルによる会員管理をシステム化したいが、どこから手をつければよいかわからなかった。
システム導入を検討し始めた経緯を教えてください。
ルートプラスでは九州圏、関西圏で全48か所のスポーツスクールを展開しています。ありがたいことに毎年会員数が増え続けています。
その中で課題として挙がってきたのが、事務処理の煩雑さでした。スクールの体験申し込みや入会申し込み、会員管理などの業務は、従来、紙とエクセルを使用していました。お客様からいただいた書類を現場の指導スタッフが集約して本部に送り、受け取った書類を本部スタッフが手作業でエクセルに入力するという流れです。
会員数が増えるとエクセルへの転記にも膨大な時間がかかります。また、本部に書類が届くまでに時間がかかりますし、保護者の方が書類を記入してお子様がスクールに提出するというやり取りの中で、書類の紛失や破損といったリスクを心配していました。
このような煩雑さを解消するために、会員情報などの管理を一元化できないかと考え、システムの導入の検討を始めました。
システム導入にあたり何か問題や課題はありましたか？
システム導入の必要性は感じていましたが、システムに詳しいスタッフがいなかったため、実際に導入するためにどのように進めていけばよいかまったく分からない状態でした。
インターネット検索で表示されたサイトをいくつか見てみましたが、サイトに書いてある情報だけではよく理解ができなかったので、実際に話を聞いてみようと思いました。そこで問い合わせをしたのがパイプドビッツでした。
パイプドビッツの提案を元にシステム導入に着手。
入会申し込みから会員情報の管理までのオンライン化をスピーディーに実現。
SPIRAL® 導入に踏み切った経緯を教えてください。
システム導入に関する問い合わせをした当日にご連絡をいただき、そこから1週間程で担当の方とお会いしました。私が漠然と思い描いていたものをこれはシステムで実現できる、これはできないと的確にわかりやすく説明をしていただいたので、納得感を持ってシステム導入を進められそうだと強く感じました。
また、この担当の方となら長く付き合っていけそうだという期待感があり、導入事例などの実績を拝見して、企業としても信頼できそうだと感じたため、SPIRAL® 導入を決めました。
パイプドビッツやSPIRAL® を選んでよかったと感じる点はありますか？
提案力の高さと、サポートの手厚さが非常に魅力だと感じています。
私がこういったことをやりたい、現場からこういった声が出ていると伝えると、担当の方は、どうしてそれをやりたいのか、その業務フローの裏にはどのくらいのスタッフが関わっているのか、課題はどこにあるのかといった点を丁寧にヒアリングして、解決策やシステムの構築方法を提案してくれます。私たちの掲げる企業ビジョンをしっかりと理解した上で、本質的に課題を解決する提案をしてくれるので、打ち合わせの度に相互の理解を深めながらシステム導入を進めることができています。
また、分からないことがあって問い合わせをした際にはタイムリーに返答をいただけるので、とても安心感があります。
システムに詳しいスタッフがいなかったからこそ、信頼できる企業、信頼できる担当者と一緒にシステム導入を進められたことは、非常によかったと感じています。
事務処理削減による業務スピード、効率がアップし、
ペーパーレス化やコスト削減にもつながった。
SPIRAL® 導入後の効果についてお聞かせください
入会手続きのオンライン化を導入したことで、今まで本部のスタッフが対応していた、書類をエクセルに転記するという煩雑な事務作業自体がなくなりました。現場の指導スタッフからも書類回収の手間が減ったことで、本来業務である子どもたちへの運動指導により注力できるようになったとの声が挙がっています。実際に子どもたちの様子を見ても、成長を実感できる子が増えるなど良い影響が出ているように思います。
入会した会員の情報がすぐに確認できるので、業務スピードが格段に挙がったことも効果として実感しています。例えば、従来であれば関西のスクールに提出された申込書が福岡の本部に届くまで2日から最大2週間程度かかっていましたが、システムを導入したことで、申込情報が登録された段階で本部でも現場でもすぐに情報が確認できるようになり、タイムロスはなくなりました。
また、書類のやり取りが不要になったことで、ペーパーレス化や郵送コストの削減も実現できました。
今後の展望についてお聞かせください
弊社は女性スタッフも多いのですが、ありがたいことに結婚や妊娠出産をしても働き続けたいという声をもらっています。今後もITを上手に活用しながら、ライフスタイルが変化する中でもスタッフが安心して働ける職場環境を整えていきたいと考えています。
また、システムをさらに整備していくことで、さまざまな能力をもった子どもたちや幅広い年齢層の会員に対して、最適なコンテンツ提供をしていきたいです。
現在お客様から九州関西圏以外でもスクールの展開をしてほしいという要望をいただいているので、全国的にスクールを展開するための仕組み作りも検討していければと考えています。
パイプドビッツやSPIRAL® に今後期待されることがあれば教えてください
私たちは、「子どもたちが成長を実感できる『一生の思い出に残るスポーツ教室』」をコンセプトに企業運営をしています。子どもたちが通ってよかったと思える教室、保護者の方が通わせてよかったと思える教室を実現するために、今後もシステムをよりよく成長させていく取り組みは欠かせないものだと思っています。
まだまだ走り出したばかりですが、ぜひこれからもルートプラスのシステムを支える良きパートナーとしてさまざまな提案や、サポートをお願いできればと思っています。
