Webセミナーの申し込みをFAXで受け付けていたが、
申し込み完了メールを送信するにあたって膨大な作業負担が発生していた
Webセミナーの受付を簡便化するためにSPIRAL® を導入したとのことですが、以前はどのような課題があったのでしょうか。
元々、サクシード会員向けのセミナーは全国にある拠点でそれぞれリアルに開催をしており、受付やその他の対応も各拠点で行っていました。しかし、コロナ禍でWebセミナーに切り替えることになって。Webであれば全国から参加できるため、セミナーへの参加の受付や準備は一括して我々本社で担うことになりました。元々、セミナーへの参加申し込み方法は会員サイト経由かFAX。Webセミナーになっても引き続きそうしていたのですが、これが本当に大変だったんです。
リアル開催の時は受講票を郵送すれば良かったのですが、WebセミナーだとURLを送るためにメールを送る必要があります。そのため、FAXに書かれたメールアドレスを見ながらパソコンに入力して、メール一斉配信ソフトにリストを登録してメールを送るという作業が必要でした。しかも、多い時には100件以上の申し込みがあったので、手入力ではどうしてもミスが出てしまう。そこで、入力・チェック・送信と担当を分けて、３人がかりで毎日1時間ほどの時間をかけてメールを配信していました。さらに、同時期に複数のセミナーの参加を受け付けているため、送信内容もセミナーごとに変えなければなりません。チェックすることが多く、かなり神経を使っていました。しかし、この方法では入力ミスを完璧に防ぐことは難しくて……。1年近く手作業で頑張りましたが、業務量にも精神的にも限界を感じて受付システムを導入することにしました。
どこのシステムを使おうかと考えた時に、総務が似たようなシステムを使っていたので、相談したらSPIRAL® だったんです。総務からの勧めもあったし、導入実績があって社内の審査をしなくて良いのもよかったですね。
申し込みの受付から申し込み完了メール送信まで自動化した、
セミナー管理システムをSPIRAL® で構築
課題解決のために、SPIRAL® でどのようなシステムを構築しましたか？
SPIRAL® でセミナー管理システムを構築して、会員サイト内に申し込みフォームを設置しました。会員自身がフォームに必要事項を入力するとデータベースに情報が登録されて、受付完了。設定している申し込み完了メールが自動で送られるようにしていただきました。メールアドレスも会員本人が打ち込むので、送信エラーが起きることもほとんどありません。開催前のセミナーURL送付や資料掲載のお知らせも、SPIRAL® なら簡単に追加配信ができるので非常に便利ですね。
また、SPIRAL® の導入を機にセミナー資料の置き場所を変更しました。それまではホームページ上に資料を置いてダウンロードしていただいていたのですが、サーバーが弱いのでダウンロードが集中すると落とせなくなってしまい、苦情の原因になっていたんです。現在は、SPIRAL® に用意した資料用のデータベースへアップして、会員サイトからダウンロードできるようにしています。一部、容量の関係上、別のファイルストレージへアップする必要がある場合もありますが、おかげでダウンロード時の問題は解消され、スムーズに閲覧していただけるようになりました。
SPIRAL® の導入時にどのようなリクエストをしたか教えてください。
「シンプルな作りでいいからできるだけコストを下げて、早く仕上げてほしい」と無理なお願いをしました（笑）。他にも受付システムを調べましたが、集金機能など弊社には不要なものがついていて、その分高いものが多かったですね。ホームページを改修して受付システムを作ることも考えましたが、コストも工期もSPIRAL® の倍以上かかる見積りが出てきて。自由度が高く、必要な機能だけを選べるSPIRAL® に軍配が上がりました。工期も、2021年の2月中旬に依頼して、3月末には使えるようにしていただきありがたかったです。
3人体制で毎日1時間、計3時間分の入力・チェックの作業がほぼゼロに。
現在はアンケートの集計など、多用途でSPIRAL® を活用中
SPIRAL® を導入した結果、どのような成果がありましたか？
入力もダブルチェックも必要なくなったので、１日3時間分の作業がほぼゼロになりました。今は、データベースに入っている参加者リストからメールを送りたいセミナーの参加者を抽出し、文面を書いてセミナー直前に一斉送信するだけ。最初の頃は、リストの抽出には少し時間がかかりましたが、すぐに慣れました。今では、文章作成も含めて30分もあれば１つのセミナーへの対応が終わります。送信エラーもほとんど出ません。受付状況確認用のページを作ったのでたまにチェックして、送信エラーが出ていたらその方に電話して記入ミスがないかを確認するだけで済みます。受付業務に手がかからなくなったことで、他の業務に集中できるようになりました。
セミナー終了後は、SPIRAL® を活用してアンケートを取っているのですが、アンケートの結果はデータベースに蓄積されるので集計も簡単です。100件のアンケートも1時間もあれば集計できるので、大変助かっています。アンケート画面などは自分で構築しているのですが、わからないことはユーザーズデスクに聞けばすぐに教えてくれます。レスポンスが非常に速く、弊社のシステムのことをわかっている人が対応してくれるので、細かい説明をする必要もありません。「悩んでいる間に連絡してしまった方が早い」と思うようになりました。
今後、追加したい機能はありますか？ また、このシステムを使って、どのように事業を発展させていこうとお考えですか？
今も既に、他の部署でもSPIRAL® の集計機能を使ってWebアンケートを実施したりしています。また弊社は、お客様である医療機関で、患者さんの満足度調査を代行して報告書をまとめるサービスも行っているのですが、今後はそれもSPIRAL® を活用して実施したいといった話も出てきています。データ数が非常に多くなるので「契約をどうするか」といった問題をクリアしていく必要がありますが、可能であれば是非チャレンジしたいと考えています。
今後はホームページをさらに見やすく改修する予定もあるので、SPIRAL® のシステムもより進化させて、もっと便利なサイトにしていきたいですね！
