Access(アクセス)でのフォーム作成方法｜メリットや作成例

Access(アクセス)は、マイクロソフト社が提供するデータベース管理ソフトです。アクセスをさらに使いこなすために、フォーム機能を利用してみてはいかがでしょうか？この記事では、Access(アクセス)でのフォーム作成方法やメリット、作成例について解説します。

Access(アクセス)とは？特徴と機能

アクセスは、データを管理するためのソフトウェアです。企業が膨大な顧客データや製品情報を管理するために使われていたりします。エクセルと似ていますが、アクセスとエクセルは別物です。アクセス独自の要素について見ていきましょう。

Access(アクセス)の特徴

アクセスは、次の4つのオブジェクトから構成されています。

• テーブル：データを保管・管理するための場所
• クエリ：テーブルに保存されているデータの操作
• フォーム：データを入力、抽出するときの操作画面
• レポート：テーブルから取り出したデータの帳票作成、印刷

アクセスでの処理の流れとしては、テーブルのデータをクエリによって操作し、その結果をフォームに入力したり、レポートで帳票を作成して印刷して利用するイメージです。クエリ、フォーム、レポートはいずれもテーブルのデータによって作成されるので、テーブルはとても重要なオブジェクトといえます。

Access(アクセス)の機能

上記の4つのオブジェクト以外にも、マクロ機能とVBAの機能が備わっています。

マクロは、複数の作業工程を自動化して一括化する機能です。マクロによって、繰り返しが必要な作業が1回の操作で可能になります。

VBAとは『Visual Basic for Applications』の略で、プログラミング言語の1つです。VBAを利用することによって、より複雑な処理を自動化する機能を作ることができます。

アクセスの基本について知りたい方は、「アクセスでのフォーム作成方法とは。基本やメリットとともに紹介」をご一読ください。

Access(アクセス)のメリット

続いて、アクセスを利用するメリットについて見ていきましょう。アクセスの特徴を知って、より便利に使うためのきっかけにしてください。

データのグループ化や結合、管理がしやすい

アクセスは設定事項の多さから、初心者からすると、やや扱いにくさを感じてしまうかもしれません。しかし、慣れてくると奥が深く、さまざまなメリットが見えてくるのです。

他のソフトにはないアクセスの特徴として、クエリが挙げられます。クエリによってデータのグループ化や結合の操作が非常に簡単に行うことができます。

4つに分割されたオブジェクトによりデータ管理もしやすく、テーブル同士を関連付けるリレーションシップの設定によってデータの不整合が生じません。また、かなり複雑な帳票もレポートで簡単に作成することができます。

Excel(エクセル)との違い

アクセスは、データベース管理に特化したソフトです。その分小回りは利きませんが、さまざまな帳票が簡単に作成できる点や、クエリによるデータの抽出や加工などは非常に優れています。

一方エクセルは、アクセスと比較すると一元的なデータ管理が得意です。少量のデータなら編集作業も楽に行えます。データ量が少なく、並べ替えや簡単な抽出をする程度であれば、エクセルの方が使い勝手が良いと言えます。

これら2つのソフトは同じデータベース管理ソフトですが、データ量やデータの使用方法によって使い分けるのが良いでしょう。

エクセルのフォーム作成については、「アクセスでのフォーム作成方法とは。基本やメリットとともに紹介」をご一読ください。

Access(アクセス）でのフォームの作成方法

アクセスでは、用途に応じて色々なフォームを作成できます。それぞれのフォームを種類別に見ていきましょう。

空白のフォームの作成

空白のフォームは、コントロールやフォーマット済みの要素を持たない、真っ白なフォームです。コントロールとは、ラベルやテキストボックスなどフォームに配置するパーツのことです。空白のフォームは『作成』のタブから『空白のフォーム』をクリックして作成します。

次に、『フィールドリスト』ウインドウの中から、表示するフィールドを含んだテーブル横の『＋記号』をクリックしてください。フォームに新たにフィールドを追加する場合は、ドラッグ&ドロップか、目的のフィールドをダブルクリックします。

『フォームレイアウトツール』タブの『コントロール』を使用し、フォームのロゴやタイトル、ページ番号を追加していきます。他の種類のコントロールを追加する場合、『デザイン』をクリックして『コントロール』のツールを使用します。

複数項目フォームの作成

複数項目フォームは、帳票フォームとも呼ばれます。複数のレコードを表示し、なおかつカスタマイズしやすいフォーム作成が可能です。

まずは、ナビゲーションウインドウから表示する対象のデータかクエリを選択します。作成タブの中から『その他のフォーム』、続いて『複数の項目』をクリックします。

作成されたフォームがレイアウトビューに表示されます。フォーム上にデータを表示しながらテキストボックスのサイズを調整したり、デザインの変更ができるのでとても便利です。

分割フォームの作成

分割フォームを利用すると『データシートビュー』と『フォームビュー』というビューを、同時に表示できるようになります。両方のフォームの利点が同時に閲覧できるのがメリットと言えるでしょう。

分割フォームの作成は、ナビゲートションウインドウの中から、利用したいデータを含んだテーブルかクエリを選択します。そのままの状態で作成タブから『その他のフォーム』を選択した後に、『分割フォーム』をクリックしてください。

複数項目フォームと同様、デザインの変更が可能です。

ナビゲーションフォームの作成

ナビゲーションコントロールが含まれているフォームの作成方法を説明します。作成したフォームやレポートをタブで切り替えて表示する機能です。データベースをWebに発行する際に重宝します。

まず、ナビゲーションフォームを追加予定のデータベースを開いてください。次に作成タブで『フォーム』にある『ナビゲーション』をクリックします。その後、目的のナビゲーションフォームをクリックします。

以上の操作でレイアウトビューに新しいフォームが追加されます。

アクセスでフォームを作る方法は、「アクセスでのフォーム作成方法とは。基本やメリットとともに紹介」をご一読ください。

Access(アクセス)のフォームをより便利に使うために知っておきたい機能

より便利にアクセスのフォームを利用するための機能をいくつかご紹介します。ぜひ使ってみてください。

検索フォーム

検索フォームは、テキストボックスに打ち込んだ文字を含むリストをデータベースの中から抽出し、表示してくれる機能です。

作成には、まずオブジェクト欄で『フォーム』を選択します。『デザインビューでフォームを作成する』を選択し、そのまま『新規作成』を選んでください。

『デザインビュー』を選択すると新しい画面が表れるので、『ツールボックス』の中にある『ab|』をクリックして、フォーム上で再び選択します。

新規画面から文字サイズや配置を設定したら『次へ』をクリックし、その後に表れた画面で『入力モード』をオンに、『変換モード』で『一般』を選びます。（日本語入力の場合）

『次に』をクリックすると検索フォームのテキストボックス名を指定します。任意のテキストボックス名を入力したら完了です。

コマンドボタン

コマンドボタンは、マクロを実行したり、レポートを開いたりなど、一連のアクションをボタン1つで実行するための機能です。

まず、ナビゲーションウインドウでフォームを右クリックして『デザインビュー』を選んでください。次に『デザイン』タブの『コントロール』というグループの中から『コントロールウィザードの使用』が選ばれているのを確認します。

その後、再び『デザイン』にカーソルを合わせ、『コントロール』の中から『ボタン』をクリックしてください。デザイングリッドの中でコマンドボタンを配置する場所をクリックします。

するとコントロールウィザードが開始されますので、指示にしたがって進めます。最後に『完了』を押して作成完了です。

コンボボックス

続いて、コンボボックスの作成方法を説明します。コンボボックスとは、用意された項目から内容を選択するプルダウンメニューのことです。

まずは、ナビゲーションビューから、フォームをデザインビューにします。このとき、コントロールウィザードの使用がオンになっていることを確認します。『コンボボックス』ツールを選択し、コンボボックスの配置場所をクリックしてください。

コンボボックスウィザードが開始されます。『コンボ ボックスの値を別のテーブルまたはクエリから取得する』から使用テーブルの指定、フィールドの指定を順に行い、画面を切り替えてください。

その後も、使いたい要素を選択肢の中から選び、画面を切り替えていきます。最後に、ラベル名に共通フィールドの名前を指定して『完了』を選べば作成完了です。

その他の便利な機能

最後に、アクセスで利用できる便利な機能について見ていきましょう。

エクスポート

エクスポート機能を利用すると、アクセスのデータベースオブジェクトを、マイクロソフト社が提供している他のサービス等に出力できます。エクセルやワード、メモ帳などに出力が可能です。

HTMLドキュメントやPDFといったデータ形式でも出力できます。会議や打ち合わせなどで使用できるようになるので、データ活用の幅が広がります。

レポート

レポート機能は、データベース内の情報の表示や集計を作成する機能です。データ内の全ての電話番号が記載された単純なレポートや、異なる地域にある店舗の売上げなどのサマリーレポートが作成できます。

レポートウィザードを利用して、フィールドやレイアウトを指定したレポートの作成が可能です。それだけでなく、グループを並べ替えたり、集計方法を指定したりするなど、さまざまなレポートを作成できます。

まとめ

アクセスは、データの編集や抽出に特化したソフトで、膨大なデータ管理を可能としています。そのため、多くの企業でアクセスは活用されています。

アクセスではさまざまな形式のフォームが作成できます。作業を簡略化したり、さまざまな処理を行うことが可能です。フォームを使うことで、アクセスを使い慣れていない人でも簡単にデータの入力や抽出ができます。アクセスのフォームはカスタマイズも行えますし、マクロやVBA、ウィザードを利用して、作業工程を簡単に圧縮できます。

できることが多いため、初心者には大変かもしれません。しかし、その分習得したときには、さまざまな場面で効果的に活用できるでしょう。

その他、フォームの作成については、「フォームの作成にはどんな方法がある？基本や主な方法のまとめ」をご一読ください。

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