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ARTICLE「稟議」の意味や使い方を解説！電子稟議の導入メリットも
稟議はどのような使い方をする言葉か知っていますか？まずは稟議という言葉の意味を確認しましょう。また、稟議の目的や、導入する企業が増えている電子稟議についても解説します。
「稟議」という言葉の意味は？
業務の中で使う稟議という言葉について、正しい意味や使い方を知っていますか？意味を確認し、正しく使いましょう。また、意味が似ている決裁との違いも解説します。
稟議の意味と使い方
稟議という言葉を構成する二つの漢字には、それぞれ下記の意味があります。
- 稟：申し出る
- 議：相談する
つまり、申し出て相談するという意味の言葉です。申し出るという言葉が、へりくだることで相手を立てる意味を持つ謙譲語であることから、部下から上司へボトムアップで行う相談ということが分かります。
ビジネスシーンで使用するときには、導入したいことについて説明する書類を作成し、関係者に回覧して承認を受けることです。回覧するため『稟議に回す・稟議を回す』といった使い方をします。
稟議に回すのは、自分に決定権がないけれど会議を開く程ではない、という内容のときです。例えば、設備の購入や他社との契約などの相談に使用します。
決裁の意味と使い方
稟議と似た印象の言葉というと『決裁』を思い浮かべる方も多いでしょう。しかし、この二つの言葉の意味は違います。関係者全員に書類を回し承認を得る稟議に対して、決裁は決裁権を持つ人に直接承認の可否を伺うことです。
権限を持つ人の承認を受けるという点では同じ稟議と決裁ですが、関係者全員に回覧するかどうか、という点に違いがあります。
使うときには、『決裁を仰ぐ・決裁がおりる』というように使用する言葉です。
稟議制度とは
自分に決定権がない事柄について、関係者の承認を得るのが稟議です。では、稟議制度にはどのような目的があるのでしょうか？
組織的な管理が目的
物事を決定するとき、稟議のプロセスを経ることで『管理できる』というのが、一つの目的です。
例えば、設備を購入する場合、適正価格になっているのか・本当に必要な設備なのか、ということを、関係者全員のチェックにより判断できます。その結果、余計な出費を抑えることにつながるのです。
また、稟議は情報共有の仕組みにもなっています。稟議書を通して、上長は誰がいつどのような活動をするかが分かるからです。
企業は社員全員の動きを把握しきれません。しかし、稟議を回すことで、企業の方針に沿った活動をしているか、確認できるのです。
デメリットは時間やコストがかかること
会議を開く手間を省ける稟議ですが、関係者全員に回覧するため、承認までに時間がかかるというデメリットがあります。
ときには、承認者が不在でデスクに置かれたままになることや、他支店の承認者へ郵送で送らなければいけないこともあるのです。そのため、スピーディーに承認を得たい場合には、向いていないこともあります。
また、コストがかかるという点もデメリットです。稟議書は紙に印刷するため、用紙代や印刷代がかかります。
加えて、承認後の稟議書を保管するためにもコストがかかるのです。大量の書類を保管するために、倉庫が必要になることや、整理のために人員を割かなければいけないこともあります。
稟議の電子化が進む
稟議制度は実施したいけれど、時間やコストがかかるデメリットはなくしたい、という企業は多くあります。そのような企業の需要に応えるのが、電子稟議です。
電子稟議とは稟議書の作成・回覧・承認、という一連の流れを、全てデジタルで実施する仕組みのことをいいます。
印鑑も電子印鑑や承認ボタンに置き換えられているため、紙に出力することなく、稟議を完結できるのです。
従来の稟議のデメリットを解決できるため、稟議書の電子化をする企業が増えています。
電子稟議のメリット
自社に電子稟議を導入したいと考えているなら、まずはメリットをチェックしましょう。課題になっている部分を解決できそうなら、導入する価値があるのではないでしょうか。
印刷コスト、時間、ストレスの削減・軽減
まず挙げられるメリットは、従来の稟議のデメリットである、『印刷コストや時間の削減』ができる点です。全てデジタルで行うため、これまで使用していた用紙や印刷のコストが必要なくなります。
また、クラウド型のシステムを使用すれば、承認者が社内にいなくても稟議を回覧できます。出張中でも承認してもらえるため、待ち時間が短縮されます。
スピーディーな稟議ができれば、いつ承認されるのだろう？と申請者がストレスを感じることも少なくなるでしょう。
承認までの効率アップ
稟議の業務効率を高めるためにも、電子稟議は役立ちます。
まず、フォーマット選びで迷うことがありません。システム内に稟議書のフォーマットがあり、内容や金額に合わせて選択できるため、間違えた書式を使用して戻されるということがなくなります。
書き方に迷った場合にも、過去の稟議書を参照すればすぐに分かります。また、入力内容の不備も、システム上でチェックし防げます。そのため、スピーディーに稟議を回し、承認を得られます。
保管や管理がしやすい
デジタルで処理される電子稟議は、保管や管理がしやすいという点もメリットです。稟議が大量になっても保存場所を用意する必要がありません。
また、大量の書類の中からでも、必要なものをすぐに見つけ出せるのも便利なポイントです。
紙の書類では汚れや傷みといった保管状態も問題ですが、デジタルでは汚れや傷みは発生しません。大量の書類をきれいに整理し保存する手間から解放されるのです。
電子稟議のメリットについては、「電子稟議は複雑な規程にも対応可能。メリットや設定方法とは」をご一読ください。
電子稟議システム導入や使い方のポイント
従来の稟議のデメリットを解消できる電子稟議ですが、いきなり全社で切り替えると問題が発生する可能性があります。導入する際のポイントを知り、自社で電子稟議を活用できる体制作りをしましょう。
自社の課題やニーズを明確に
システムを導入するときに大切なのは、自社の課題やニーズをはっきりとさせることです。現在、稟議がどのように行われているかを把握した上で、どのような問題点があるか洗い出します。
そして、問題点を改善するためのポイントを見直すのです。どのシステムを導入するか選ぶのは、この後の段階で行います。ポイントを理解してシステム選定をすることで、自社に合ったものを選べるからです。
導入後に、必要な機能が不足していた・不要な機能が多い・使い勝手が悪く運用に向かない、などの問題が発生するのを防げます。
徐々に適用範囲を広げていく
導入を決定しても、一斉に全社に適用するのはおすすめできません。まずは、特定の部門内で試験的に導入します。そこで、使い方のノウハウを習得しつつ、使いやすさを確認してカスタマイズをしていくのです。
部門内での導入に成功したら、他部門にも利用範囲を広げます。ここでも同じように調整を繰り返し、最終的に全社で導入するのです。
全社で導入する段階では、社内に使用している他のシステムとの連携も実施します。
稟議に関連する、人事管理・経理・購買などのシステムと連携することで、二重入力を防ぐことや、修正の手間を省くことにつながるのです。
電子稟議システムの導入方法は、「電子稟議は複雑な規程にも対応可能。メリットや設定方法とは」をご一読ください。
まとめ
稟議は『稟議に回す・稟議を回す』というように使う言葉です。自分では決定できない事項について、承認者全員に稟議書を回覧し承認を受けます。
社員が方針に沿って活動しているか管理できる制度ですが、承認までに時間がかかることや、印刷コストがかかる点がデメリットでした。このデメリットをカバーできるのが電子稟議です。
デジタルで稟議の手続きを全て完了させられるため、これまでかかっていたコストや時間を削減できます。自社に必要な機能を備えたシステムを選び、範囲を限定して運用しながら、全社での導入を目指しましょう。
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