予約システム開発の費用はどう決まる？内訳や変動の理由とは

多様な業種で必要とされる予約システムを自社開発する際に、最も気になるのは費用ではないでしょうか。費用が分からなければ予算の検討もできません。予約システムを開発する方法とその内訳について、詳しく解説します。

予約システムとは？

予約システムとは、BtoB（対企業）ビジネスやBtoC（対消費者）ビジネスなどにおいて、インターネット上で予約の受付・管理など一連の業務が行えるシステムのことです。

従来、予約管理は電話・メール・ホームページなどで受付、手作業で管理するのが当たり前でした。

しかしそうしたやり方は手間が多く効率も悪いため、ダブルブッキングのようなミスが起こったり、スタッフの負担を増加させたりする問題があります。

一方、予約システムを導入すれば予約管理にかかわる業務のほとんどをインターネット上で完結できるため、そうしたミスや負担は大幅に軽減されます。

予約システムを導入するメリット

それでは、予約システムを導入するメリットを運営者側、利用者側の視点から解説していきます。

運営者側のメリット

予約管理のミスをなくせる

予約管理のミスがなくなれば、ダブルブッキングによって顧客や消費者に迷惑をかけることがなくなります。また、予約内容の再確認を行う必要もないため、予約管理に関わる業務を大幅に効率化できます。

オペレーションを統一できる

オペレーションの質がバラバラでは顧客満足度は下がってしまいます。しかし、手作業で予約管理を行う限りオペレーションの質を統一することはできません。

一方、予約管理システムならインターネット上で予約受付が完了し、その後のフォローなども自動メールで対応できます。オペレーションを統一することで、顧客満足度向上につながります。

顧客情報システムと連携できる

予約管理システムは、CRMなどの顧客情報システムとの連携も可能です。予約時に入力された内容を自動でデータベース化できるため、今後のマーケティング戦略の貴重な資源になります。

24時間365日予約対応ができる

手作業で予約管理を行う場合、「9:00～18:00」など対応時間が限られてしまいますが、予約管理システムなら時間に関係なく受付可能です。24時間365日予約対応できるため、顧客や消費者の体験を損ねることはありません。

利用者側のメリット

いつでも好きな時に予約できる

予約管理システムがあれば、利用者はいつでも好きな時に予約ができます。それが早朝でも夜中でも、祝休日でも関係ありません。利用者は自分の体験が損なわれずに予約を完了できるため、ストレスを感じず満足度がアップします。

予約の空き状況を簡単に確認できる

また、インターネットを通じて予約カレンダーを確認することで、空いている日程を素早くチェックできます。利用者は予定が立てやすくなるため、予約率アップに貢献します。

予約システムの開発方法

飲食業や旅行業、イベントや公共施設など、予約システムを活用する機会は多くあります。会社ごとに必要情報が違い、独自性を出そうとするのなら自社で開発してしまうのは有効な方法です。

一口に開発といっても、方法はいくつかあります。まずは代表的な開発方法を解説します。

システムやツールの導入

クラウドツールやソフトを利用した開発も、最近は多くなっています。クラウドとは、システムやサービスをオンライン上でレンタルすることです。

予約システムそのものが利用できるサービスもありますが、自社でカスタマイズする場合は、予約システムに必要なパーツや骨子をレンタルし、組み立てるという方法もよく取られます。

クラウドを利用するメリットは、一から自社設計するわけではないのでコストや開発期間を抑えられること、システムの管理をサービスを提供している事業者側が担うという点にあります。プログラミング知識のない初心者でも、開発が可能です。

しかしカスタマイズの点でいえば、事業者が用意した機能やパーツ以外を利用することはできないため、自社の要求に応えられない可能性もあります。

予約管理システムのメリットは、「予約管理システムやアプリのメリットとは。特徴と選び方を押さえよう」をご覧ください。

WordPressの利用

WordPressとは、オープンソースのソフトウェアで、世界のWebサイトのおよそ30％がWordPressによって作られているともいわれています。

オープンソースソフトウェアであることから、ライセンス料が一切かからずに、開発費用を安く抑えることができます。またWordPressにはプラグインが何万種類と用意されていて、デザインや機能設計がかなり自由に行えるのも特徴です。

アップデートも行われていて、プラグインも新しいものが次々に登場します。自社開発のおすすめの方法といえるでしょう。

WordPressについて詳しくは、「WordPressの予約システムはあり？導入メリットとおすすめプラグイン」をご覧ください。

独自開発

規格から素材、機能を全て自社開発するという方法もあります。「フルスクラッチ」と呼ばれる方法です。開発というと、この手法を想像する人も多いのではないでしょうか。

開発の全てを自社で行うため、競合他社のシステムと比較して独自性が出しやすい点や、開発者の技術次第で自社の求める要件を満たすことも可能です。

ただし、ここまで紹介した方法の中でもコストは1番かかってしまう可能性があります。 開発にかかる工数が最も多いことに加え、開発後の運用やメンテナンスも全て自社で賄わなければならないためです。

自社で開発・運用するリソースがない場合は外注することになります。

参考：オープンソースの予約システムを活用。特徴や注意点を解説

予約システム開発費用を決める要因とは

結論からいってしまえば、一概に開発費用は「〇円～〇〇円まで」と断言することはできません。

小規模なシステムであれば数十万円程度で作成できますし、高機能を求めるのであれば1000万円を超えることもあります。想定しているシステムによってまったく異なるのです。

どのような要因によって開発費用が決まっていくのか解説します。

開発方法による違い

上述した開発方法によって、費用は異なります。クラウドツールやシステムを利用する場合、初期費用と月額の費用で、10万円以内に抑えることも可能になるでしょう。オープンソースのソフトウェアを用いる場合も同じです。

一方、自社で一から開発する「フルスクラッチ」と呼ばれる方法の場合は、数百万円の開発費がかかることもあり、大規模なものになると1000万円を超えることもあります。

どのような方法で開発するかは、開発費用に大きく関わってくるのです。

費用を見積もる方法

開発の見積もりを取る場合、いくつかの方法がありますが、「FP法」と「工数で計算する方法」の二つの方法がよく使われています。

FP法

FP法(ファンクション・ポイント法)と呼ばれる方法は、開発する機能にポイントを付けて、ポイント分の費用を請求するというものです。主に開発を外注するときに使われます。

例えば、開発が難しいAという機能は15ポイント、開発が簡単なBという機能は5ポイントと設定し、その合計ポイントが請求されるという仕組みになります。

1ポイントのレートや、どういった基準でポイントを付けているのかは、発注する開発会社やエンジニアに確認する必要があります。

工数試算係数

工数は「作業単価×作業時間」で計算します。作業単価は開発人数と1人あたりの単価から算出し、それを作業時間にかけあわせます。

工数見積もりを取る法は、過去の類似する開発を参考にする「トップダウン」や完成品から逆算する「ボトムアップ」など、方法もいくつかありますので、自社開発に適した方法を選択します。

予約システム開発費用の内訳

開発を自社で行う場合の費用について具体的な内訳を解説します。システム開発においてどのような項目でコストが発生するのかを把握しましょう。

人件費

システム開発において最もコストがかかり、プロジェクトによっては8割を占めるともいわれているのが人件費です。

システム発注者から要件を聞き、開発のスケジュールやスケジュール管理を行う「プロジェクトマネージャー」、システム設計など、上流工程を担う「システムエンジニア」、設計に従ってコーディングを行う「プログラマー」や「ITエンジニア」といった役職があります。

システムの難易度や規模によっても開発人数や期間が大きく変わります。開発後は安定したシステムを運用するためにバックエンドエンジニアの存在も不可欠です。

設備費

設備費には主に2通りあります。一つは、システム開発・運営に必要な設備への投資費用です。システムを動かすためのサーバー代や、システム必要なツールの費用がこれに該当します。

もう一つは、環境設備にかかる費用です。エンジニアが開発に使うパソコンや通信費、光熱費やスペース代といったコストです。

特に自社開発では、設備費も費用に含めた上で予算を算出しなければなりません。

予約システムに必要な機能

予約システムの開発にあたっては、最低限どのような機能が必要なのかも把握する必要があります。以下は、予約システムに必ず搭載したい機能の一例です。

予約の申込・キャンセル機能

ベースとなる機能です。デザインや入力項目は、ユーザーが分かりやすいように工夫する必要があります。

カレンダーからタッチする、イベントであればイベント日の中から選択するといったように、予約形態によってUI（ユーザーインタフェース）を変えることが求められるでしょう。

また、時間単位での予約なのか、日付単位での予約なのかという点も考慮しましょう。

1度の予約で毎週同じ曜日・時間帯に予約を入れられるようにするといったように、日時や、何度も同じ操作をさせない仕様も考えなければなりません。

予約管理

こちらは管理側に欲しい機能です。予約システムには時間帯ごとの予約人数や、予約している人の情報などが分かるデータベース開発は必須です。

予約人数が上限に達したら、自動で予約を取らなくなるような機能や、予約の日が近くなったらユーザーにリマインドメールを自動で送信する機能も、あると便利です。

手動でメールの送信などを行うと、二重送信や送信漏れといったミスも発生しやすくなります。管理タスクを自動で行うかどうかも検討しましょう。

参考：予約システムで煩雑な業務を自動化。こだわって選びたいポイントは？

他システムとの連携

SNSとの連携によって、SNS上から予約ができるのも便利です。他にはGoogleカレンダーからの予約もユーザーにとっては予約がしやすくなり、集客アップにつながります。

イベントであればオンライン決済や、入館証の自動発行機能なども、イベント当日の入館手続きをスムーズにするために欲しい機能です。

管理側としては、自社のデータベースや顧客データとの連携はできた方がよいでしょう。ユーザーからの問い合わせがあった場合の対応がよりしやすくなります。

参考：WordPress予約システムをGoogleカレンダーと連携させよう。おすすめプラグイン3選

予約システム開発の外注会社を選ぶポイント

予約システムを開発するにあたって、自社に開発できるだけの知識を持ったエンジニアや、開発リソースがない場合もあるでしょう。その場合は外注することになります。

外注する方がかえって費用を抑えられることもあります。大切なのは、外注会社の選定です。どのような基準で外注会社を選べばよいか、選定のポイントを解説します。

自社に対する理解

自社の属している業界や業種に対する理解、自社の戦略や方向性に対する理解は不可欠です。

予約システムは業種によって仕様を大きく変える必要があり、このあたりの理解が不足していると、使い勝手の悪いシステムができあがってしまいます。

しっかりヒアリングをしてくれるか、これまでの開発実績に同じ業界の企業があるかなどを、チェックしましょう。

詳細な見積もりが得られるか

見積もりはできるだけ詳細に記載してもらうようにしましょう。 見積もりに要求した機能がきちんと含まれているかの確認、不正がないかどうかの監視のためです。

開発の途中である機能の実装について尋ねた際に別料金といわれてしまい、想定よりもコストがかかってしまうといったトラブルもないわけではありません。

特に項目を「一式」と書いている場合は注意が必要です。先に挙げたような発注側と受注側のすれ違いが発生しやすくなるだけでなく、本来は払わなくてもよい余計な費用が含まれているケースもあります。

見積もりに対して質問したときに、きちんと答えてくれる会社を選ぶのも大切です。

参考：予約システムのセキュリティは大丈夫？重要性や対策について解説

まとめ

ASPツールを使った開発や、WordPressを活用した開発など、予約システムの開発にはいくつかの方法があります。

上記の方法はある程度費用を抑えることもできますが、開発工程の全てを担う「フルスクラッチ」は、高額になってしまうこともあります。ただし、カスタムがしやすく、他社との差別化がしやすいという強みもあります。

開発方法やシステムの規模、機能によって費用はまったく異なります。開発費用を算出する場合は、工数やFP法など、明確な基準を持って検討しましょう。

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