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ARTICLEホテルの宿泊予約管理システムとは？導入メリットや比較ポイントを解説
ホテルの予約管理システムとは、どのような機能が備わっているのでしょうか？活用することで得られるメリット知り、自社への導入を検討しましょう。さまざまなシステムの中から、自社に合うタイプをどのように選べばよいのか、ポイントを紹介します。
ホテルの予約管理システム（PMS）とは？
そもそも、ホテルの予約管理システムというのは、どのようなことができるシステムなのでしょうか？
宿泊にまつわる情報を一元管理
ホテルの予約管理システムは、宿施設の予約、残室などを自動的に管理するものを指し、「PMS」（Property Management System）と称される場合もあります。
このシステムはこれまで手作業で行っていたフロント業務を自動化することで、従業員の負担を軽減できるのがメリットです。
例えば、下記の情報を管理できます。
- 宿泊予約
- 販売価格
- 残室数
- 料金精算
- チェックイン、チェックアウト
- 客室の状態
- 顧客情報
このように宿泊にまつわるさまざまな情報が、システムを導入することで一目瞭然になるのです。
サイトコントローラーやチャネルコントローラーとの違い
ホテルの予約管理システムと似たイメージのシステムに、サイトコントローラーやチャネルコントローラーがあります。
ホテルの予約管理システムがフロント業務の管理をするのに対し、サイトコントローラーやチャネルコントローラーは『予約経路を管理』するシステムです。
宿泊施設への予約経路は複数あります。複数の予約経路を持つことで空室が埋まりやすいメリットもありますが、同時に二つのサイトから予約が入るといった問題が発生する可能性も否定できません。
そこで、予約経路を一元管理できるサイトコントローラーが役立ちます。宿泊施設側の事務作業の負担を軽減しつつ、一斉販売できるのです。
ただし、サイトコントローラーは、顧客情報やチェックイン・アウトの管理はできません。そのため、ホテル予約管理システムと併せて導入することをおすすめします。
PMSやサイトコントローラーについては、「ホテル予約システムの仕組みとは。PMSやサイトコントローラーの概要」をご覧ください。
ホテル予約管理システム導入で得られるメリット
フロント業務を一元管理できるのが、ホテル予約システムの特徴ということが分かりました。では、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか？
負担軽減や効率化
現在、紙の台帳やExcelを使って予約管理をしている場合、システムを導入すると、大幅に『業務の負担軽減と効率化』ができます。
手作業の予約管理では、修正が必要なミスが起こりやすいものです。また、ミスをなくすための確認作業も必要でしょう。これらの作業にかかる負担が、システムの導入によって最小限になります。
業務の効率化については、「予約システムで煩雑な業務を自動化。こだわって選びたいポイントは？」をご覧ください。
機会損失やミスを避ける
かつて主流だった電話による予約管理は、受付できる時間が限られています。また、受付時間内であっても、スタッフ不在時の電話で予約を取り逃すこともあるのです。
24時間365日予約受付ができるシステムなら、機会損失を最小限に抑えられます。また、人的なミスを予防するという点でも、システムは優れています。
特に、サイトコントローラーと連携させた場合、電話・自社サイト・予約サイトなど全ての予約経路を一元管理できるため、ダブルブッキングを予防できます。
サービス向上や経営に役立てられる
ホテル予約システムには、顧客のさまざまな情報を記録できます。この記録によって、リピーターへのサービス向上につながるケースは少なくありません。
例えば、顧客の趣味について記録があれば、部屋まで案内する際の会話で打ち解けられるかもしれません。また、アレルギーについて記録があれば、施設側から食事内容の提案ができます。
フロントで顧客情報をすぐに確認できるため、新人もベテランも同じように質の高いサービスをお客様へ提供できるという点も優れているポイントです。
システム内には、売上データも蓄積されています。新しい設備投資や企画などの経営計画には、このデータが役立つでしょう。
予約管理システムの特徴については、「予約管理システムやアプリのメリットとは。特徴と選び方を押さえよう」をご一読ください。
ホテル予約管理システムの比較ポイント
さまざまな種類がある予約管理システムは、どのように選ぶとよいのでしょうか？多くのシステムから、どれが自社に合うかを判断するポイントを紹介します。
管理システムの使いやすさ
まず大切なのが、システムの『使いやすさ』です。操作が難しく理解しにくいシステムでは、導入しても使いこなせずミスが起こる可能性があります。
一方、誰でも直感的に操作できるシステムなら、使い方の指導が簡単にできるため、導入のハードルが下がります。
使いやすさは、実際に現場で使用することで初めて分かることです。導入するシステムの候補があるのなら、デモで操作できないか問い合わせるとよいでしょう。
CMSを利用した予約システムについては、「WordPressの予約システムはあり？導入メリットとおすすめプラグイン」をご覧ください。
マーケティングなどの機能
システム内に蓄積される『顧客情報を活用しやすいか』という点も、システム選びのポイントです。
顧客情報は宿泊施設の大切な資産ですが、資産を元に価値を生み出すためには、活用できる状態でなければなりません。
例えば、宿泊施設が複数あるグループで導入するなら、全ての施設の顧客情報をまとめて管理できるシステムだと便利でしょう。すると、同一顧客がグループの別施設も利用していることが分かるかもしれません。
自社の状況に合わせ、情報を活用しやすいように管理できるシステムがベストです。
参考：オープンソースの予約システムを活用。特徴や注意点を解説
サポート体制
初めてシステムを導入した直後は、さまざまな不具合が起こる可能性があります。使い始めのうちは使用方法について質問したいことがあるかもしれませんし、使い続けているうちに不具合が生じることもあるのです。
そのようなとき『サポートが整っている』システムが頼りになります。問題をすぐに解決できるため、システムの不具合でお客様を取り逃すリスクを最小限に抑えられるのです。
24時間いつでも対応してくれることや、初期対応があることなどを基準に、充実したサポートのシステムを選びましょう。
予約システムのセキュリティについては、「予約システムのセキュリティは大丈夫？重要性や対策について解説」をご覧ください。
まとめ
ホテル予約システムは、ホテルのフロント業務を一元管理できるシステムです。予約に付随する業務の負担を軽減することはもちろん、顧客情報を記録することでサービスの質向上にも役立ちます。
システム選びでは、使いやすさ・マーケティングへの活用のしやすさ・サポート体制がポイントです。これらを基準に、自社に合うシステムを選びましょう。
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