メール配信の記事
ARTICLEメルマガ配信の仕組みとは？メール送信までの基本ステップを紹介
Webマーケティングの一環として、メールマガジンの配信を考えているWeb担当者も多いのではないでしょうか。そこで、メールマガジン配信の流れや仕組み、読者の元に届くまでの基本的なステップについて紹介します。
メルマガ配信システムの仕組み
大人数に対してメールマガジンを定期的に配信する際に、通常のメールソフトを使用すると、さまざまな問題が発生する可能性があります。通常のメールソフトで大量のメールを一度に送信すれば、サーバーに負荷がかかり、サーバーの利用を停止されてしまうなどの規制がかけられてしまうのです。
そうならないために、メール配信ソフトを利用するのが一般的です。メール配信ソフトを用意する方法は2パターンあります。
自社でメール配信ソフトを用意する場合
まずは、自社でメール配信に利用するサーバーを用意するパターンです。オンプレミス型、またはサーバー導入型と言われる方法になります。こちらは外部に頼らず、すべてを自社のリソースで賄わなければなりません。
自分でサーバーを用意しなければならないほか、会社全体で利用するソフトにはライセンス料が数百万円かかる場合もあり、初期費用は高額です。
メール配信サービスを利用する場合
もう1つは、インターネット上で提供されているメール配信サービスを使うパターンです。ASP型、またはクラウド型と呼ばれています。
サーバーもソフトもネット上からレンタルするという形なので、利用者側で準備するものはほとんどありません。また、すでにできているサービスを利用するため、申し込み後にすぐ利用できるという点もメリットといえるでしょう。
費用も比較的安価ですむため、最近さらに注目を集めている方法です。
メール配信サービスの活用で効率アップ。メリットや注意点のまとめ
オンプレミス型とクラウド型、それぞれの違い
性能や機能面でも、この2つには大きな違いがあります。
自社で全てを用意するオンプレミス型の方が、カスタマイズが容易です。サーバーの拡張や機能の付属などの点で、あらかじめ配信されているサービスから選択するクラウド型よりも柔軟に対応できます。
一方、クラウド型を利用するメリットは、データが全てインターネット上で管理されているため、ネット環境さえあれば、外出先や自宅など、どこからでもメールサーバーにアクセスできるという点でしょう。
どのようなことをシステムに求めるのかによって、どちらがよいか検討する必要があります。
まずは送信用リストを用意
メールマガジンを配信するために、やらなければならないことがいくつかあります。まずは、上で紹介したシステムの導入、そして次に送信対象者のリストを用意することです。
はじめはどういった人を対象にするのか、またメールを送る際の注意点について見ていきましょう。
既存顧客
はじめにメールを送るのは既存顧客を含め、すでに会社の顧客として取り込んでいる人達を対象とします。これにはきちんとした理由があります。
まず、まったく知らない人に対してメールマガジンなどの営業・宣伝目的のメールを送るのは『特定電子メール法』という法律で禁止されているからです。最悪、数千万円程度の罰金が課されることもあります。
名刺交換をしたことのある顧客や、会社のサービスなどを利用するために個人情報を登録してもらった際、メールや情報発信の許可をもらった顧客に対してのみ、メール配信を行いましょう。
オプトインとオプトアウト
先ほど触れた特定電子メール法では、メールマガジンを配信する際に大きな制約を2つ設けています。それが『オプトイン』と『オプトアウト』です。
オプトインは、メールを送る際には、必ず受取先の同意を得なければならないという決まりです。Webサイトなどで、メルマガ会員登録の手続きができる用意をしておきましょう。
オプトアウトは、メールマガジンをやめるための手続きを、必ずメール内のどこかにわかりやすく記しておかなければならないという決まりです。退会手続きのためのリンクをメール内には記載するようにしてください。
メール配信までの流れとステップ
最後に、メールマガジンが読者の手元に届くまでの基本的な流れを見ていきましょう。
メルマガを作成
作成する際に大切なことは、メルマガがどんな情報を発信し、最終的に読者に何をして欲しいのか、スタートとゴールをきちんと設定することです。
例えば、ダイエットに関するメルマガであれば、最終的にダイエット商品を買って欲しいのか、それともダイエットジムへの入会になるのかで、メール内容は大きく異なります。
どのくらいのペースで配信していくのかなどもはじめの段階でしっかりと決めておきましょう。メール配信システムでは段階的にメールを送るステップメールという機能もあります。
配信時間の設定
メルマガの配信時間についても、きちんと厳選していきましょう。ポイントは、ターゲットに読まれやすい時間に配信するということです。
例えば、サラリーマンに送るのであれば、昼休みである正午の前後1時間、主婦層であれば、家事が終わって子供が帰ってくるまでの14時から16時までの間に配信するといったで具合です。
仮に、サラリーマンに朝の時間に送っても、仕事の業務やメールを優先して、メルマガは後回しにされるでしょう。そして読まれることなく他のメールに埋もれてしまうことになりかねません。
送信
すべての設定が終わったら後は送信ですが、その前に最終確認をしておきましょう。特定電子メール法に違反していないか、内容に間違いはないかをチェックします。
特に気を付けなければならないのが、誤送信です。配信停止を求めたにもかかわらずメールを送るのは法律違反ですし、送り先を間違うと個人情報漏洩にもなりかねません。
まとめ
メルマガ配信は、読者に企業の声を届けることができる効率的な手段です。より大勢の人にメルマガを配信するには、サーバーの負荷を考えて、メールソフトの導入が必要と言えるでしょう。予算や需要に応じて使用ソフトを検討しましょう。
送る際には、ターゲット層をきちんと理解した内容で執筆し、個人情報の取り扱いなどにも細心の注意を払いましょう。
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