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ARTICLEメールをクラウド化するメリットは？統計やポイントのまとめ
近年メールサービスのクラウド化が進んでいますが、クラウドサービスに関しては漠然とした知識しかない方も多いのではないでしょうか。本記事ではクラウド化のメリットや、企業の利用状況の統計などを解説します。導入の参考にしてください。
目次
クラウドメールの基礎知識
クラウドメールは、インターネット接続を通してクラウド上で利用できるメールサービスのことです。自社で運用する場合とは違い、社内にサーバーを設置せず端末に専用のソフトウェアをインストールする必要もありません。
まずは『クラウドサービス』の基礎知識を押さえておきましょう。
クラウドサービスとは
クラウドサービスとは自社のPCやサーバー上ではなくインターネット環境を通じて他社が運用するサーバーの中でシステムを動かしサービスの提供を受ける仕組みです。
インターネット接続ができれば利用できるので、端末や場所を選ばずにサービスやシステムを利用できます。
ちなみに対義語として、クラウド化せずに社内のPCやサーバーでシステムを運用することを『オンプレミス』またはインストール型のメールソフトもそうですね。
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クラウドサービスの種類
クラウドサービスには様々な種類があり、クラウドメールはその一種にすぎません。会計や顧客管理など、様々なジャンルのサービスがクラウド環境で利用できます。
クラウド上にデータを保存し複数の端末からアクセスできるようにする『ファイル共有サービス』や、ファイル保管をする『オンラインストレージ』はいわゆるクラウドサービスが普及し始めたときから利用されてきたといえるでしょう。
クラウドサービスの可能性
クラウドサービスはPCやサーバーが不要なので初期コストを少なく抑えることができます。そのためコスト面への配慮から新事業への参入をためらっていた企業もクラウド化によって参入が可能になるかもしれません。
新規事業はスピードが重要です。そのような時に頼りにされるのは、素早い対応ができる企業です。クラウドサービスを利用することで、迅速な対応につながるでしょう。
また、すぐに連絡がつく応答の早い企業は信用を得やすいものです。クラウドサービスを利用していれば外出先でも即対応できるのでビジネスチャンスを逃しません。
メールをクラウド化するメリット
近年では様々な分野の企業でクラウド化が進んでおり、クラウドサービスのメリットが評価されていることがうかがえます。現在オンプレミスで運用している企業がクラウド化に乗り出すメリットは何なのでしょうか。
ローカルよりも大容量で保存管理が簡単
ローカル保存の場合データは端末に保存され、HDD容量などが圧迫されます。しかしクラウド化することで、大容量のストレージをクラウド上で利用することができ、端末の容量を圧迫することはありません。
またデータを端末に保存する必要がないので、端末が故障した際も復旧作業を必要とせず新しい端末ですぐにアクセスできます。また、スマートフォンやパソコンなど複数の端末で利用するアカウントを統一できるので、保存管理も容易になります。
場所や使い分けの制限がなくなる
オンプレミスの場合は、社内で保有する端末でしかデータ管理やメールの送受信ができませんでした。しかしクラウド化することで外出中でもこれらの機能が利用でき、場所による制限がなくなります。またオンプレミスの場合、社内のメールを自宅でも確認したい場合は、わざわざ自宅の端末に転送してるひともいるかもしれません。しかし、これはメールは個人情報が含まれています。企業としてセキュリティの観点から避けていかねばならないといえるでしょう。
最新の機能が使える
オンプレミスの場合、最新のセキュリティ機能などは担当者が手作業でアップデートしなくてはなりません。
クラウドサービスを利用した場合は常に最新の機能が自動でアップデートされるため手間が省けます。セキュリティ対策やアップデートにかけていた人的リソースを、コア業務に移すことができるのです。
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メールをクラウド化するデメリット
クラウド化には様々なメリットがありますが、デメリットはどのようなものがあるのでしょうか。デメリットを理解することで、導入後の失敗を防ぎましょう。
必ずしも低コストとは限らない
クラウドサービスは初期コストが少なかったり、従量課金制であったりとコスト面でのメリットがあります。しかし、運用方法や企業の規模によってはオンプレミスよりも高くなってしまうことがあります。
具体的にいえば、数千人以上のユーザーを保有する企業の場合は、オンプレミスの方がランニングコストが安くなるケースが多いようです。理由は単純で、クラウドサービスは利用者が増えれば増えるほど課金されるからです。
コスト面を重視したい場合は、導入前に企業規模や案件数をチェックしておきましょう。もちろんクラウドサービスの利用料金は様々なのでそれぞれのプランをしっかり確認することが大事です。
移行の問題
オンプレミスからクラウドサービスへの移行するためには、事前に知っておくべき課題があります。
最初に、既存のシステムとクラウドサービスの要件にミスマッチがないかを調べておく必要があります。期待するセキュリティ要件や最低限必要とする機能などを事前に洗い出しておき、その上で導入を決定すると良いでしょう。
また、クラウドサービスと社内の既存システムがインターネットを経由して上手く連携できるのかどうかも調べておきましょう
クラウドサービス間同士でも、API連携や提携しているサービスは進んでいます。
セキュリティやリスク
クラウドサービスでは常に最新のセキュリティが提供されることが多いのですが、インターネットを通すという仕組み上、自社運用のサーバーよりはセキュリティ面で劣ることがあるかもしれません。
全てのデータをクラウド上で処理するのではなく、『特に機密性の高いデータは自社で管理する』などの対策を取った方が安全であるという意見もあるでしょう。
高いコストを自社のセキュリティ対策につぎ込むことができるならば、オンプレミスの方がセキュリティ面で優秀なケースがあるかもしれないということです。
クラウドメールのセキュリティは大丈夫？気をつけるべきポイントとは
企業のクラウド利用のデータ
総務省が公表している『情報通信白書』から、クラウドサービス利用動向を解説します。また、クラウドサービスを導入している理由と、していない理由も合わせて紹介します。これらの統計を知ることで、導入の参考にしましょう。
企業のクラウドサービス利用動向
2013年の時点では、約33%の企業しか、クラウドサービスを導入していませんでした。しかしその4年後の2017年では、以下のように利用状況が変化しています。
- 全社的に利用している…29.4%
- 一部の事業所又は部門で利用している…27.5%
- 利用していないが、今後利用する予定がある…13.4%
- 利用していないし、今後も利用する予定もない …22.1%
- クラウドサービスについてよく分からない…7.6%
2017年には、約57%の企業がクラウドサービスを利用しています。今後利用する予定がある企業も加えると、実に70%以上の企業がクラウドサービスのメリットに目を向けているといえます。
出典：総務省『情報通信白書』第2節―ICT サービスの利用動向
動向について詳細を知りたい方は「メールのクラウド化は推進すべき？利用動向や特徴のまとめ」をご覧ください。
クラウドサービス利用の理由
企業がクラウドサービスを『利用する』理由について、2017年では、以下のようになっています。
- 資産、保守体制を社内に持つ必要がないから…45.2%
- どこでもサービスを利用できるから…34.8%
- 安定運用、可用性が高くなるから（アベイラビリティ）…32.6%
- 災害時のバックアップとして利用できるから…32.4%
- サービスの信頼性が高いから…29.4%
- システムの容量の変更などが迅速に対応できるから…27.4%
- システムの拡張性が高いから（スケーラビリティ）…23.4%
- 既存システムよりもコストが安いから…21.2%
- システムベンダーに提案されたから…14.8%
- その他 …8.4%
『資産、保守体制を社内に持つ必要がないから』という回答が全体の約半数を占めており、自社にサーバーなどを設置・運用する煩わしさを感じている企業が多いことがうかがえます。
出典：総務省『情報通信白書』第2節―ICT サービスの利用動向
クラウドサービス不利用の理由
一方、クラウドサービスを『利用しない』理由について、2017年では以下のようになっています。
- 必要がない…39.5%
- 情報漏えいなどセキュリティに不安がある…38.1%
- クラウドの導入に伴う既存システムの改修コストが大きい…27.6%
- メリットが分からない、判断できない…23.7%
- ネットワークの安定性に対する不安がある…16.1%
- 通信費用がかさむ…11.4%
- ニーズに応じたアプリケーションのカスタマイズができない…9.2%
- クラウドの導入によって自社コンプライアンスに支障をきたす…4.9%
- 法制度が整っていない…4.3%
- その他…5.1%
クラウドサービスに必要性を感じていない企業が最も多く、次いでセキュリティ面への不安を感じている企業が多くを占めています。
出典：総務省「情報通信白書」第2節―ICT サービスの利用動向
個人向けと企業向けのサービスの違い
クラウドサービスには個人向けと法人向けがあります。これらには価格や機能、サポート面などに違いがあります。『どちらかが優れている』というわけではなく、利用者の状況やニーズによって有用性が決まります。
価格
個人向けのクラウドサービスは無料で利用できるものが多いです。無料のサービスでは容量や機能などに制限がありますが、個人の利用であれば十分な機能を保有しています。
企業向けサービスの場合、容量を無制限に増加させたりセキュリティ機能が充実していたりと法人ならではのメリットがあります。利用する容量が少ない場合は、無料で利用できる個人向けサービスで十分かもしれませんが、大容量を利用するなら、企業向けの方がコスト面でのメリットが大きいケースがほとんどです。
同時にアクセスできる人数
個人向けサービスの場合では、多くの利用者で同時にサーバーを利用するような仕様になっていないことがほとんどです。そのため、大勢が一斉にアクセスすると、うまく動作しない場合があります。
企業向けサービスの場合では、大人数で同時に利用することを想定した仕様になっています。
セキュリティやサポート
個人向けのサービスでは、パスワード認証などのシンプルなセキュリティであることが多いです。
パスワードさえ知ればどこからでもアクセスできるため、情報漏えいのリスクが高くなります。そのため社員が退職したあとや、端末を無くした場合には注意が必要です。
企業向けのサービスでは、特定のIPアドレス以外からのアクセスを制限してくれる機能や、端末を紛失した場合にアカウントを停止する機能などがあり、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。
メールをクラウド化する企業が知っておきたいこと
大切な情報を扱う企業においては、以下のようなポイントを重視して、クラウドメールを利用する必要があります。
ウィルス対策などセキュリティ
企業は第三者に漏れてはならない貴重な情報をたくさん管理しています。だからこそ、ウィルス対策などのセキュリティは真っ先に確認しておく必要があります。
具体的には、以下のような脅威への対策が必要です。
- メールからのウィルス感染
- メールの傍受や改ざん
- 高度サイバー攻撃による情報漏えい
これらはウィルス駆除機能やVPN、暗号化などによって対応が可能です。ウィルスは社内だけではなく、知らずのうちに取引先の企業へも送り込んでしまう可能性があるので警戒が必要です。
誤送信など情報の漏えい
クラウドメールにおいては、誤送信対策を提供しているサービスを利用すると良いでしょう。例えばこんなサービスがかんがえられます
- メールの一時保留機能
- 一定期間の送信取り消し機能
- 添付ファイルの自動URL化
一時保留機能があれば、最終的に送信する前のチェックをすることができます。自動URL化ができる場合は、万が一添付ファイルを誤って送ってしまった場合に、URLを無効化することで、閲覧できなくすることが可能です。
誤送信は大抵の場合、送ってしまってから発覚するケースがほとんどです。未然にどれだけ防げるかが鍵となってくるので、これらの機能は重視するべきだといえます。
クラウドサービスの選び方のポイント
クラウドサービスを選ぶ上でのポイントを解説します。導入前に入念な下調べをすることで、導入後のミスマッチを防ぎましょう。まずは何より自社に必要なものはなにか、将来クラウドサービスを活用してどうしていきたいか、運用はどのようにするのか作業ベースに落としてイメージをしておくと良いでしょう。
基本性能とニーズ
コスト面はもちろんのこと、既存システムの要件が移行先に備わっているかなども確認しておくべき事項のひとつです。
また事業拡大などの状況変化に伴って、容量の増加が必要になるケースがあります。そのような事態に備えて、容量の拡張性があるかどうかも合わせて確認しておくと良いでしょう。
ユーザーインターフェース
機能や性能が優れていることも大切ですが、インターフェースも同様に注目すべきです。
どれだけ優秀なサービスでも操作がわかりづらかったり、管理画面が煩雑であると利用者にとってストレスとなります。それは業務効率にも影響するので、きちんとチェックしておきましょう。
多くのクラウドサービスは無料お試し期間を設けていることが多いため、1度導入して利用してみると良いでしょう。その際は現場で実際に利用するスタッフに試させた方が、より確実に定着率が向上すると考えられます。
安全性や移行のしやすさ
初期コストが少なくて済むという点では、移行する際のハードルは低いでしょう。しかし、過去のデータを移すといった移行作業は必須です。
クラウド化する際は『データの移行をサポートしてくれるか』『クラウドへの移行にどれほどの期間を要するか』などを確認しておきましょう。
また安全面を考慮して、トラブルが発生した際の対処がスムーズかどうかも調べておきましょう。企業向けサービスの場合は、カスタマーサポートが充実していることが多いので安心できますが、念のため過去の実績やノウハウなどをチェックしておくと確実です。いつからいつまでのサポート対応か、導入時から緊急時の対応について各社違いがありますのでぜひそこは導入時の選定のポイントに含めておくと良いでしょう。
まとめ
現在では多くの企業がクラウド化に乗り出しており、今後もさらに増え続けると予想されます。このような動きから、クラウドサービスの内容も、ブラッシュアップされていくことでしょう。クラウドサービスへ移行する場合は、本記事で解説したようなポイントを踏まえた上で、導入後に後悔しないようにしっかり選びましょう。
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