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ARTICLEクラウドメールとは？特徴や導入メリット、選び方を紹介
クラウド型のメールサービスが一般的になってきています。そもそもクラウドサービスとはなにかわかっているようで説明できないこともありますよね。本記事ではクラウドメールとはなにか？その特徴や導入メリット、選び方などについて解説していきます。
クラウドメールサービスとは
クラウドサービスという名前は聞いたことがあるかもしれませんが、その内容については漠然と理解している人が多いのではないでしょうか。クラウドサービスを深く理解すれば、業務をスムーズに進めるための手がかりになるでしょう。
そもそもクラウドサービスとは？
クラウドサービスは、利用者がいつでもどこでもインターネットさえあればデータやソフトウェアサービスの提供を受けれることです。例えば、メールに関していうと送受信やドキュメント作成、データの管理といったことも完結できてしまいます。
従来のように自社のPCやサーバーを使って運用する方法とは異なりインターネットを経由して外部のサーバーを利用します。また、導入もインターネット上で行いますのでかんたんに開始できるサービスといえるでしょう。
コストについては月額の従量課金制が多く使った分だけ使う分だけの費用で安価に抑えられるケースもあります。ただし、従業員規模が大きい企業の場合はその限りではありませんのでよく調べてみましょう。
クラウドについては、「IT業界初心者必見！クラウド型プラットフォームとは？」をご一読ください。
クラウドメールサービスの種類
クラウド型のメールサービスは様々です。無料で気軽に導入できるものから企業向けの高度な機能を備えた有料のサービスもあります。
企業がクラウドメールを導入する上で重要な機能とは、情報漏えい防止、誤送信の対策、大容量ファイルの転送などで、無料のクラウドサービスではこれらを備えていない場合が多いです。
基本的な機能を利用するだけなら無料で、契約をアップグレードすれば高度な機能を利用できるという場合もあります。まずは自社のシステムにマッチするかどうかを試すために、無料で導入してみるのもひとつの方法です。
企業でのクラウド化の動向について知りたい方は「メールのクラウド化は推進すべき？利用動向や特徴のまとめ」をご覧ください。
クラウドメールサービスのメリット
自社運用によって利用していた機能をクラウド化すると、様々な問題が解決します。多くの企業がクラウド化を採用していることからも、その魅力の高さが伺えます。
クラウド化することで、どのようなメリットがあるのかを理解しましょう。
保存や管理などの利便性
メールデータや作成したドキュメントはクラウドサーバーに保存されます。そのため端末の容量を圧迫せずに、たくさんのデータを保存・管理することが可能です。
自動でデータを保存してくれることも多いので、大切なデータを消失するリスクも減らすことができます。インターネット環境さえあればどの端末からでもアクセスでき、データの移行も容易です。
クラウドで保存したデータについての詳細は、「クラウドに預けたデータはどこに保管される？セキュリティやメリットは？」をご一読ください。
豊富な機能面
自社運用の場合、セキュリティの強化やスパム対策などは利用者が行う必要があります。クラウドサービスを利用すれば、最新のセキュリティ機能やスパム対策などは自動で適用されるので、手間が省けます。
また、カレンダー機能との連携や添付ファイルが自動で暗号化されたりなど業務効率を向上させるサービスもあるようです。どこに強みがあり、自社に必要な優先度はなにかをしっかり整理した上で必要な機能をそなえたサービスを選びたいですね。
クラウド化するメリットについては、「メールをクラウド化するメリットは？統計やポイントのまとめ」をご一読ください。
クラウドサービスの選び方
クラウドメールサービスには様々な種類がありますが、基本性能や使用感などはそれぞれ異なります。
初期費用が少なくて済むことが多いので、安易に移行してしまいがちですが、事前の下調べを怠ると思わぬトラブルが発生するかもしれません。クラウド化した後で後悔しないように、正しい選び方を解説します。
利用目的に合った機能を確認する
まずは基本的な性能をチェックします。メールデータの保存容量・拡張性・運用コストなどを確認し、自社のニーズに合っているかどうかを確認しましょう。
使いやすさをチェック
どれだけ優れた機能を保有していたとしても、使い心地が悪ければストレスになります。業務をスムーズに進めるためにも、ユーザーインターフェースの確認は必須だといえます。
メールの表示方式やカスタマイズ性はもちろん、デザイン性もチェックしておいた方が良いでしょう。
管理画面がごちゃごちゃしていて視覚的な混乱を招くようでは、作業効率を大幅に落としかねません。逆に、シンプルでも機能が少なくて痒い所に手が届かないようではユーザーの不満が募ります。
機能性と使いやすさのバランスが取れたクラウドサービスを選択するようにしましょう。
セキュリティ対策を確認
ウィルスに感染すると、困るのは利用者だけではありません。取引先の企業や顧客にまでウィルスを送り込んでしまう可能性もあります。もしそうなれば組織の信頼は大きく失墜します。
また自社が保有するデータや業務メールは、1つでも外部に漏れたら大問題に発展するケースがあります。特にメールは送受信の仕組み上、第三者から簡単に傍受されてしまう可能性を持っています。
クラウドサービスを選ぶ上では、『暗号化機能』『ウィルス、スパムチェック』『誤送信防止機能』などのセキュリティ対策が提供されているかどうかを確認しておきましょう。
クラウドメールのポイントについては、「クラウドメールのセキュリティは大丈夫？気をつけるべきポイントとは」をご一読ください。
まとめ
クラウドメールサービスを利用することで、これまで自社運用によって抱えていた多くの問題が解決する可能性があります。
しかし選び方を間違えると、導入後に業務効率の低下や、自社ニーズとのミスマッチが発生しかねません。事前に自社がクラウドサービスに必要とする最低限の機能や性能を洗い出し、その上で比較検討するのが良いでしょう。
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