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ARTICLEクラウドメールのセキュリティは大丈夫？対策方法と注意点とは
クラウドメールは、メール業務のコストや作業効率を改善するために大いに役立つでしょう。とはいえ、セキュリティ面に不安を感じて導入に踏み切れない担当者も多いようです。この記事では、クラウドメールのセキュリティ対策や、選び方を解説しています。
クラウドメールとは
クラウドメールとは、自社保有のソフトや端末上ではなく、クラウド環境においてメールの送受信が行うことができるサービスです。ネット環境さえあればどこにいても利用することができます。
クラウドサービスの基礎知識
クラウドサービスは、これまで利用者が保有する端末で利用していたメールやデータ管理などの機能をインターネット上で行えるようにしたものです。ネットワーク環境さえあれば運用できるので、場所を制限されずに利用できます。
一からシステムを構築する必要もなく気軽に導入できるというのが魅力です。
クラウドメールサービスの種類
クラウドメールサービスでは、以下のようなサービスをまとめて提供している企業もあります。
- 誤送信防止などの情報漏えい対策
- メールの高度な暗号化
- 大容量ファイル転送機能
- 添付ファイルの無害化
- ウィルス駆除機能
あらかじめ利用者のニーズを把握して必要なサービスを用意してくれているので、こちらの手間を大きく省くことができます。
メールのクラウド化で何が変わる？
まずはクラウド化のメリットとデメリットを理解することで、導入後のイメージが明確になるでしょう。
クラウドメールのメリット
ネットワーク環境さえあればどこでもメールの送受信、データ管理を行うことができます。特にメールサービスをクラウド化するメリットは大きいといわれています。
インストールするソフトやオンプレミスの場合を利用、利用する場所が制限されたり、容量に負荷がかかるなど端末に依存します。さらに、メールサービスのアップデートや、他の端末へのデータ移行は手動で行う必要があります。
こういった煩わしさはクラウド化によって解決できることがあるでしょう。クラウド上にデータが自動で保存され、セキリュティは最新環境が提供されているであろうこと、データ移行が不要という手軽さは業務における無駄な時間とストレスを大幅に軽減してくれます。
クラウドメールのデメリット
クラウドサービスの機能は、提供している事業者に依存します。そのため自社運営の場合と違って、カスタマイズ性は制限される場合が多いです。また、他社に個人情報や機密情報を預けることになります。漏えいリスクは稀かもしれませんが、セキュリティ面で信頼のおけるクラウドサービスを選択する必要があります。
クラウドメールのセキュリティ対策
社内における業務メールは、1通でも外部に漏れれば重大な問題へと発展しかねません。そのためトラブルの未然防止や、万全のセキュリティを徹底する必要があります。
この項目では多くのクラウドサービスに適用されている、主なセキュリティ対策を解説します。
ウィルス、スパム対策
ウィルス感染することで、以下のような問題が発生します。
- 社内の顧客情報やファイルの漏えい
- 端末が乗っ取られる
- 他社へウィルスを送り込んでしまう
クラウドメールにおいては、添付ファイルやWeb上のデータをダウンロードする際にウィルス感染することがあります。その対策としてウィルスチェックやスパムチェックを行なっているところもあります。
誤送信対策
利用者が細心の注意を払ったとしても、メールアドレスの打ち間違いや、必要なファイルを添付し忘れたままメールを送信してしまう可能性は0ではありません。実際に過去にはそういった例がいくつもあり、組織の信頼を失墜させています。
こういった事態を防ぐために、『メールの一時保留』や『上長承認機能』といった誤送信防止サービスを提供しているサービスもあります。これらを上手く利用すれば、誤送信のリスクを最小限に抑えることが可能です。
暗号化
送信されたメールはたくさんのサーバーを経由してから受信される仕組みなので、その過程でセキュリティが甘いポイントが存在してしまいます。
そのため送信途中のメールを不正に利用することは、パソコンに不正アクセスするよりも容易な場合があります。
こういった問題の解決策として『暗号化』が有効です。クラウドメールを暗号化することで、第三者による不正な傍受やデータの改ざんを防ぐことができます。
外部からの介入を防ぐのはもちろんですが、仮に第三者にメールが受信されたとしても、受信者以外はデータを閲覧できないので、情報を守ることができます。
標的型攻撃対策
標的型攻撃とはサイバー攻撃の一種でマルウェアを含む添付ファイル付きの標的型メールを送付し、企業のパソコンなどを感染させる攻撃です。感染してしまうと、遠隔操作で機密情報をとられたり、システムを攻撃するリスクがあります。
このような攻撃が行われてしまうことは企業として対策を取らなくてはなりません。
そもそもの侵入検知から侵入後、そして社外流出を防ぐ入口から出口対策までを行えることが特長です。
クラウドメール自体に付随しているセキュリティ対策をよく確認し、自社の求めるセキュリティレベルを満たしているか、満たしていない場合は保管できるセキュリティサービスがあるかトータルで考えてみると良いでしょう。
クラウドメールを比較・選択するときに気をつけること
社員や顧客の安全と信頼のために、クラウドサービス選びは慎重に行いましょう。ここを疎かにしてしまうと、導入後に思わぬトラブルが発生するかもしれません。
クラウドサービスを選んでいる段階で、トラブルの未然防止は始まっているといえます。この項目では、クラウドサービスを選択する際に重視すべき点をいくつか解説します。
セキュリティ
先述しているとおり、必要なセキュリティをどこまで基本的な内容をそなえているのか、またはオプションなどでまかなえるかなど詳細を確認してみましょう。個人情報を取り扱うメールサービスでは最も大事なポイントです。
メールの誤送信を防ぐ機能があるか
詳細なセキュリティチェック機能として、宛先の間違いや誤ったファイルを添付することが起きないよう自動でチェックされる機能があることが好ましいです。
リスクのあるメールの受信を防ぐ機能があるか
スパムメールやユーザーIDやパスワードなどのアカウントを抜き取るフィッシングメールなど、リスクのあるメールを自動で振り分けてくれる機能があることも重要なポイントです。
基本性能やユーザーインターフェース
クラウドサービスの基本性能は最初に目を通しておくと良いでしょう。具体的には、メールボックスの容量上限やアカウント認証機能などです。
コストについても把握しておくべきです。初期コストは自社運用よりも安いことがほとんどですが、運用コストにおいては自社運用よりも高くなるケースもあります。これは運用方法にもよるので、あらかじめ導入前と導入後のコストの変化を明確にしておきましょう。
また、どれだけ機能が充実していても操作性が良くなければ利用者にとってストレスとなります。あらかじめユーザーインターフェースを確認しておくことで、導入後の作業状況をイメージしやすくなります。
拡張性や移行
クラウドサービスは自社保有のサーバーとは違い、容量の増減を容易に行うことができます。
事業拡大など状況の変化に伴って、容量を増加させる必要性が出てくることもあるでしょう。そういった時のために、どれほどの拡張性があるかは確認しておくべき事柄の1つです。
自社運用からクラウドサービスへ移行する場合は、必須機能が移行先に備わっているかどうかを確認しておきましょう。
事前に最低限必要な機能を明確にしておくことで、導入後のミスマッチやトラブルを防ぐことになります。
まとめ
クラウド化のメリットはもちろん、デメリットにも目を向けることが失敗しないためのポイントです。クラウドメールのセキュリティ対策についても事前に調べておくことで、導入後のトラブルを避けることにつながります。
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