メールサーバーとは?設定、容量オーバー・エラーへの対処法を解説

掲載日:
2019/01/18
更新日:
2019/08/09

ソリューション

メール配信

現代のビジネスシーンにおいて、メールは欠かせない主要連絡ツールです。特に自社運用でサーバーを構築している場合、メールサーバーの管理は必須になります。メールサーバーの仕組みから設定・メール削除・移行方法を詳しく見ていきましょう。

メールサーバーとは

メールサーバーとは、ネットワーク接続を通してメールの送受信を行うサーバーのことです。送信されたメールは、メールサーバーを経由して相手に届けられます。

メールサーバーの仕組み

メールサーバーは、それぞれ異なった役割を持つ『SMTPサーバー』と『POPサーバー』の2つを組み合わせたものを指します。簡潔にいえば、SMTPサーバーは送信する役割があり、POPサーバーには受信する役割があるのです。

送信されたあとはDNSサーバーがインターネット上の住所に当たるIPアドレスを把握し、相手側のメールサーバーへと届けます。DNSサーバーとは例えば電話帳のようなもので、送信先のアドレスを割り出し、発信側のサーバーに伝える役割があります。

これらの機能がうまく組み合わさることで、メールは送信者から送信先に届く仕組みとなっているのです。

それぞれの語句を、以下で見ていきましょう。

メールの配信を行う「SMTP」

SMTPとは、送信したメールを宛先のアドレスのサーバーへ配送する役割を持ったサーバーです。メールを送信した時に、SMTPは以下のような処理をしています。

  1. ユーザーがメールを送信する
  2. SMTPがDNSサーバーを通じて宛先のアドレスのサーバーを把握する
  3. 本文などを最適化し、メールを配送する

これを実際の手紙の郵送に例えると、ポストに投函した手紙を郵便局が回収し、相手の最寄りの郵便局に届けられるまでの過程がSMTPの役割だと言えるでしょう。

日本国内のインターネットサービスプロバイダでは、悪意ある第三者がSMTPサーバーを作って迷惑メールやウイルスを送信するのを防ぐ対策を導入しているところも多くあります。

私書箱にメールを保管する「POP」

POPは『Post Office Protocol』の略称で、SMTPサーバーを経由して送られたメールは最終的にこのPOPサーバーに行き着きます。

メールを受信する際には、以下のような処理がされています。

  1. 受信者がメールソフトを立ち上げる
  2. POPサーバーから認証を受ける
  3. POPサーバーに用意されているメールボックスから、自分宛のメールを受信する

つまり、POPサーバーのメールボックスは郵便局でいうところの私書箱のようなものです。正確にユーザーに届けるために、POPサーバーではユーザーIDやパスワードが合っているかを確認してからメールが受信できるようにしています。

POPでは、メールサーバーにメールが届いた後に、届けられた端末にメールデータをダウンロードするのが特徴です。サーバーに接続できないオフラインの状態でもメールを見ることができます。

サーバーにメールを保管する「IMAP」

スマートフォンやタブレットが普及した昨今において、IMAPサーバーも多く利用されるようになりました。

IMAPサーバーはPOPサーバーと同じような役割を持ちますが、POPサーバーとは違いメールデータをサーバーに残したまま管理するという特徴があります。

これにより、メールを受け取った端末以外でもメールを確認したり、PCを新しく移す場合でも、データ移行などを行わずに前のPCに入っていたメールが読めるようになるのです。

しかし、サーバー上のデータを消してしまうと、メールは保存されていないので確認できなくなるという注意点もあります。

メールサーバーの仕組みについて詳しくは、「【徹底解説】メールサーバーの仕組みは?メール配信の全体像から押さえる」をご一読ください。

メールサーバーの設定方法

メールサーバーを利用するには、送信メールサーバーと受信メールサーバーについて設定する必要があります。セキュリティやエラーの未然防止につながる大切な部分なので、しっかりと確認しておきましょう。

送信メールサーバーの設定

送信メールサーバーの設定をする際は、以下のような項目を入力します。

  • 送信メールサーバー名(SMTP)
  • 送信メールサーバーのポート番号
  • 暗号化方式の適用(SSL/TLSによる暗号化通信
  • SMTPの認証方法(認証方式を指定する)

『送信メールサーバーのポート番号』には、25番・587番・465番があり、25番は暗号化とユーザー認証機能が任意であるもの、587番はSTARTTLSの暗号化を必須とするもの、465番はSMTPS(over SSL)の暗号化を必須とするものです。

暗号化の方式については、後ほど詳しく解説します。

受信メールサーバーの設定

受信メールサーバーの設定をする際は、以下のような項目を入力します。

  • 受信プロトコル(POPかIMAPかを指定する)
  • 受信メールサーバー名
  • 受信メールサーバーポート番号
  • SSL/TLSの使用の有無
  • APOP認証の使用の有無
  • タイムアウトまでの時間を指定する

APOP認証とは、メールを受信する際に行われるPOPでのユーザー認証をより複雑にする機能です。認証するパスワードを毎回異なった暗号にすることでより高いセキュリティを維持することができます。

SSLによる暗号化

メールの送受信の仕組み上、第三者がメールの内容を不正に傍受することは案外難しくありません。そのため、対策をしなければ簡単に情報漏えいやデータの改ざんにつながってしまいます。こういったリスクを回避するために、SSLによる暗号化でセキュリティ面を整える必要があります。

受信・送信メールサーバーの設定画面にてSSL暗号化を適用すれば利用できるようになりますが、事前に暗号化に適応したサーバー出なければ意味がありません。

そのためにSSL暗号化に対応したメール配信システムを利用したり、SSLがあらかじめ導入されているレンタルーサーバーを使用したりするなどして、SSLの環境を整えましょう。

どうして容量オーバーが起きるのか?

利用状況に応じて、メールサーバーの容量は余裕を持って積んでおく必要があります。しかし事業規模の拡大などの状況変化に応じて、メールの利用頻度が増えることは十分に考えられることです。

なぜ容量オーバーが起きてしまうのでしょうか。また、日々蓄積されるメールデータは、どのように管理すればいいのでしょうか。

通常、メールサーバーにデータが残る

通常であれば、送受信したメールのデータはサーバーに残っています。メールボックスには保存容量に決められた上限があり、容量を超過したメールは受信できない状態になってしまいます。

このような状態になると、サーバー内に溜まっている不要なメールデータを削除しなければ新たにメールを受信することはできません。そのためユーザーは、定期的にサーバ内のデータを整理する必要があります。

データ削除はユーザーが行う

蓄積されたメールデータはユーザー自身が削除していく必要があります。この際、POPサーバーに命令して削除させなければなりません。

わざわざこのような処理をするのが面倒な場合は、サーバー上にメッセージのコピーを残す設定をOFFにすればメールデータは蓄積しません。

この設定をしていない場合は、定期的に不要なデータを削除するか、保存容量を増設するようにしましょう。

メールサーバーの容量オーバーの対応策については、「【解決】メールサーバーの容量がオーバー。対処方法から予防策まで紹介」をご覧ください。

メールソフトからのデータ削除方法

実際にメールソフトからデータを削除する際の具体的なやり方をご紹介します。基本的にサーバーにメッセージのコピーを残さないように設定するので、より一層メールの管理に気を配る必要がでてきます。

これらの設定をしても解決しない場合は、各企業へ問い合わせてみてください。

Windowsメールでの削除方法

メールソフトからデータを削除する手順を解説します。まずはWindowsメールでの方法です。

  1. Windowsメールを開いて、「ツール」の中の「アカウント」をクリックする
  2. メールアカウントを選び、プロパティをクリックする
  3. 「詳細設定」タブの中の「サーバーにメッセージのコピーを置く」のチェックを外した上で送受信する

Windowsのメールソフトにおける削除方法は多少の違いはあれど、ほぼ同じような手順になります。

Outlookでの削除方法

Outlookのメールソフトには色々な種類やバージョンがありますが、主に以下のような手順です。

  1. メールソフトを開き、「ファイル」の「情報」をクリックする
  2. 「アカウント設定」を選択し、メールアカウントを指定して「変更」をクリックする
  3. 「詳細設定」を選択し、詳細設定タブの「サーバーにメッセージのコピーを置く」のチェックボックスを外して「OK」をクリックする

サーバーにデータを残したい場合

メールサーバーに再びデータを残すように設定したい場合は、使っているメールソフトにもよりますが、Outlook 2013では以下のような手順です。

  1. メールソフトを立ち上げる
  2. 「ファイル」をクリックして「アカウント設定」を選択する
  3. 「変更」をクリックして、右下の「詳細設定」を選択する
  4. 「サーバーにメッセージのコピーを置く」のチェックボックスにチェックを入れる
  5. 「[次へ]をクリックしたらアカウント設定を自動的にテストする」のチェックを外し、「次へ」をクリックする
  6. 「完了」をクリックする

基本的にどのメールソフトでも『サーバーにメッセージのコピーを置く』というチェックボックスからチェックを入れることでデータを残せるようになります。

よくあるメールサーバーのエラー

メールを送信した際にエラーが発生した場合、エラーメールが返ってきます。このエラーメールに記載されている番号を確認すれば、どのようなエラーが発生したのかをすぐに判断することができます。

550エラー

550エラーは、宛先のメールサーバーもしくはユーザー名が存在しないなどの理由で見つけられなかった場合に発生します。番号の後ろに記載されている英文によって、少し内容が異なってきます。

  • 550 Host Unknown:宛先のメールサーバーを特定できなかった場合。ドメイン名の入力ミスをした場合にも同じエラーが発生する。
  • 550 User Unknown:宛先のユーザー名が特定できなかった場合。メールアドレスのアカウントを入力ミスした場合にも同じエラーが発生する。

このエラーの主な原因は、宛先メールアドレスの打ち間違いです。スペルミスなどを確認した上で、もう一度送信してみましょう。

553エラー

553エラーは、サーバーに送信認証されていないメールアドレスから送信された場合に発生します。

利用しているメールソフトの設定を確認し、送信認証されているかどうかをチェックしておきましょう。また、送信者側のメールアドレスが間違っていると同じエラーが発生します。そのためスペルミスなどがないかを確認してみましょう。

553エラーが出たときの具体的な対処方法は、後ほど説明します。

554エラー

『554 5.7.1 <送信先アドレス>: Relay access denied』のようなエラーが発生した場合、SMTP認証の設定がされていないことが原因で制限がかかっている状態です。この場合はSMTP認証を設定することで解決します。

また、『554 Service unavailable』と記載されている場合は、送信しようとした際に通信できなかったことを指します。この場合はエラーメールの本文を読み、原因を探った上で対処しましょう。

メールソフト別 553エラー表示時の対処方法

利用者の多いメールソフトであるOutlook・Thunderbirdを例に、553エラーを報告するエラーメッセージが表示された際の対処法についてご紹介します。

Outlook

Outlook 2013にて553エラーが発生した場合、以下のように対処します。

  1. Outlook 2013を立ち上げる
  2. 「情報」の中の「アカウントの設定」を選択する
  3. メールアドレスを選択し、「変更」をクリックする
  4. 「アカウントの変更」画面が表示されるので、右下にある「詳細設定」をクリックする
  5. 「送信サーバー」タブを選択し、「送信サーバー(SMTP)は認証が必要」にチェックを入れた上で「受信メールサーバーと同じ設定を使用する」を選択しておく

Thunderbird

Thunderbirdにて553エラーが発生した場合、以下のように対処します。

  1. Thunderbirdを立ち上げる
  2. 「ツール」の中の「アカウント設定」を選択する
  3. 「送信(SMTP)サーバ」をクリックし、編集したい送信サーバーを選択してから「編集」をクリックする
  4. 「認証方式」のセレクトボックスから「平文のパスワード認証(安全ではない)」を選択する

注意したい!メールサーバーの移行方法

仕事の都合でメールサーバーの移行をしなければならないケースがあるかもしれません。この作業においては入念な下準備をしておく必要があり、これを怠ると重要なメールを取りこぼすなどして、仕事に支障がでるケースがあります。

移行の際に確認しておくべきポイントや、新旧のメールサーバーで並行運用する必要性などを見ていきましょう。

ステップ1.メール環境の現状確認

現在利用しているシステムや端末といったメール環境を確認するのは重要です。これを怠ると誤送信や情報漏洩といったトラブルにもつながりかねません。

社内のソフトウェアやスマートフォンなどの端末でメールを設定していることもあるので、しっかり確認しておきましょう。

利用しているメールアドレスのドメインのDNSサーバーについて、管理先をしっかり把握しておくことも重要です。管理先によってはメールサーバーの切り替えが不可能な場合もあります。

ステップ2.旧サーバーの設定変更

旧サーバーのSMTPサーバー、POPサーバーの設定を、ドメインからメールサーバー名へ変更しましょう。ここで新サーバーのドメインに変更してしまうと、旧サーバーからのメールが受信できなくなります。そのためメールサーバー名で指定するようにしましょう。

旧サーバーから新サーバーに切り替える際は、DNSサーバーの切り替えをする必要があります。書き換えてからすぐに反映されるわけではなく、DNSサーバー情報が行き渡るまでには約1週間ほどかかります。これをプロパゲーション期間と呼びます。

このようにDNSサーバーが浸透するまでには一定の期間を要するため、すぐに旧サーバーの内容を消してしまうのは危険です。DNSサーバーは旧サーバーに中継してしまった場合、『宛先が存在していない』とみなされ送信したメールが手元に返ってきてしまうようになります。

サーバーに設定されているアカウントについては、すべて設定を変更しておく必要があります。

ステップ3.新旧のメールサーバーで並行運用

新旧のメールサーバーで並行運用する期間を作りましょう。もしメールがうまく移行できなかったり、受信の際に不具合が発生したりした場合に、この期間内であれば対応がしやすくなります。

DNSサーバーは変更後しばらく経過しないと情報が浸透しないので、少なくとも2週間程度は並行期間を設けたいところです。この期間は新サーバーか旧サーバーのどちらにメールが届くかはまちまちなので、旧サーバーをすぐに解約するようなことは避けましょう。

メールの受信漏れなどのトラブルを防ぐためにも、いきなりすべて移行してしまうのではなく、並行運用する期間を設けるようにしてください。

メール配信サーバーについては、「メール配信のサーバーはASP型?導入型? 特徴や違いを解説」をご一読ください。

まとめ

メールサーバーの仕組みやエラーの対処法などを把握しておけば、いざという時に焦ることはありません。また、「メールの容量が限界を超えていることに気づかず、重要なメールを受信できなかった」といったようなトラブルも回避できます。

本記事を通してメールサーバーの運用においての全体像を理解し、実際に利用する際の参考にしてみてください。

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