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ARTICLEメールサービスの種類や違いとは？メール関連サービスとともに紹介
現代のビジネスにおいて、メールは多くの場面で活躍します。取引先とのやりとりだけでなく、チーム内の連携を円滑にするためにも、メールは欠かせない存在です。メールサービスの種類や違い、関連サービスを知り、メールをビジネスに活用していきましょう。
目次
メールの主な種類や用途
メールサービスには主に3つの種類があります。それぞれに特徴があるので、用途に合わせて使い分けていきましょう。
フリーメール
フリーメールは、無料でメールアカウントを作成できるサービスです。本人確認の必要がなく、簡単な情報のみで登録できます。1人で複数のアカウント取得も可能です。
反面、社会的な信用が低く、銀行やネットショップの登録に使うと断られる場合もあります。有料のメールサービスと比べると、セキュリティの面でも脆弱性が目立つようです。また、あまり多くはありませんが、フリーメールのサービス終了に伴い、アカウントが利用できなくなる場合もあります。
そのため、フリーメールを用いる場合は、SNSの登録用アカウントやメルマガ配信サービスの登録などに使用すると良いでしょう。
プロバイダメール
プロバイダメールは、パソコン購入時などにプロバイダと契約したときにもらえるメールアカウントです。作成には本人確認が必要になるため、社会的信用はフリーメールと比較するとかなり高いと言えます。
そのため、フリーメールでは登録できない、信用性を求められるサービスを利用する際に、プロバイダメールは有効です。銀行やネットショップといった、信用が必要な登録をするときに使用すると良いでしょう。
独自ドメインメール
フリーメールやプロバイダメールは、事業者によって@の後ろの文字列が決まっています。しかし、独自ドメインを取得すれば、@の後ろに自分の好きな文字列を入れることが可能です。
ビジネス用のメールやネットショップを開くなど、自分のメールアドレスをより印象づけたい場合に有効なメールと言えます。
しかし、基本的に独自ドメインの獲得や維持には、一定のお金がかかるため、どのような用途で独自ドメインを取得するかは考えた方が良いでしょう。
メール配信サービスの活用で効率アップ。メリットや注意点のまとめ
無料サービスでも使える主な機能
多くのメールのやりとりをしていると、管理するのも大変です。メールには無料で使えるサービスがいくつもあります。
いくつか紹介しますので、ぜひ活用してみてください。
アドレスの使い分け
ビジネス相手とのやりとりや家族間の何気ない会話など、メールといってもその内容はさまざまです。これらを同じアドレスで管理しようとすると、使いづらいと感じる場面が出てくるかもしれません。
そんなときは、ビジネスやプライベートなど、用途に分けてメールアドレスを使い分けるのがおすすめです。いちいちフォルダを分けて管理する手間や、会社に行かなければビジネスメールを確認できないといった手間が省けるでしょう。
フリーメールであれば、無料で複数のアカウントを取得できるため、利用目的に合わせたアドレスを取得可能です。
転送
メールの転送サービスとは、あるアドレスに届いたメールを別のアドレスに転送するサービスのことです。基本的に無料で使用できます。
アドレスを指定して、そのアドレスからのメールを他のアドレスに届くよう自動で設定することも可能です。優先度の高いビジネスメールや、配達メールをスマホなどに届くようにしておくと、外出先でも重宝します。
社内の人間に送られてきたメールをそのまま転送できますので、仕事の効率化などにおいても有効な手段と言えるでしょう。
メーリングリスト
メーリングリストは、リストに参加した人が共通のメールアドレスを取得し、宛先をそのアドレスに設定したメールが、リスト内の全員に送られるというサービスです。
メールに添付したデータも、メーリングリスト内のメンバーで共有可能です。複数人にいちいち送信するといった情報共有上の手間を省くことができます。
社内のプロジェクトチームや大学のサークルなどでこのサービスを使うと、情報共有が楽になるでしょう。
有料版のメリット
メールサービスの無料版と有料版ではどのような違いがあるのでしょうか？無料版でも普通に使う分には問題ありませんが、有料にすることでどのようなメリットが生まれるのかを見ていきましょう。
ストレージの容量の増加
無料版から有料版に切り替えることで、いくつかの機能が向上します。
代表的なものがストレージの容量の増加です。最近は、メールに動画を添付する人も増えているようです。ストレージ量が小さいと、すぐに上限に達してしまい、過去のデータを削除しなければならないといった手間が発生します。
そのため、ビジネス用のアカウントやネットショップ等で使う場合は、比較的ストレージが必要なため、有料にした方が良いかもしれません。
セキュリティ
有料版にグレードアップすると、セキュリティ機能が向上するメールサービスが多いようです。セキュリティにおける代表的な機能を見ていきましょう。
まずはフィルター機能の向上です。特にフリーのアカウントでは、広告メールやスパムメールが多く流れてきます。無料のアカウントにもフィルター機能はありますが、有料にするとより精度の高いフィルター機能の使用が可能です。
また、機密性の高いメールにパスワードを設定する、ウイルスソフトによって怪しいファイルをあらかじめブロックするといった機能が付いてくるメールサービスもあります。
他サービスと連携できることも
各事業者では、メールサービス以外にもWeb上で使用可能なアプリを用意しています。有料版に切り替えると、to doリストやカレンダーなどの日常生活に役立つツールやアプリが、メール機能と連携して使用可能になるのです。
カレンダーやタイムスケジュールを見ながらメールのやりとりができれば、待ち合わせや会う約束を取り付ける際など、色々な面で役に立つでしょう。
また、提携しているオンラインストレージの容量を増加してくれるといったオプションが付くケースもあります。
クラウドサービスについて
現代のメールサービスにおいて、クラウド機能の存在は欠かせません。クラウドサービスがどういったものかについて解説していきます。
クラウドサービスとは
『クラウドサービス』とは、ソフトウェアなどを介さなくても、ユーザーがネットワークを介して、メールや画像データなどのITリソースを利用できるサービスです。
クラウドでは一般的に、データ管理をユーザーのPCやスマホではなく、事業者のサーバーによって行います。
ハードが違ってもデータにアクセスできる、複数人でデータを共有しやすいといったメリットがあり、近年では主流のサービス形態とも言えるでしょう。
クラウドサービスの種類
クラウドサービスは『SaaS』『PaaS』『IaaS』の3種類に分類できます。それぞれの特徴を見ていきましょう。
SaaS
SaaSは「Software as a Service」の略で、ソフトウェアをインストールすることなく、ブラウザ等のオンライン上で利用できるサービスです。メールサービスやクラウドストレージ、オンライン上で利用可能な計算・文書作成ソフトなどの利用がこれにあたります。
PaaS
PaaSは「Platform as a Service」の略で、アプリケーションの開発や実行環境など、プラットフォーム提供するサービスです。近年では開発作業をオンライン上で行う企業等もあり、頻繁に利用されています。複数人で1つのデータを作業できるため、更新が楽になるメリットがあります。
IaaS
IaaSは「Infrastructure as a Service」の略で、仮想技術を用いてハードウェアリソースを提供するサービスで、サーバーやストレージを必要なときに仮想的に構築できます。自社でサーバーを購入する必要がないだけでなく、インフラの維持管理もクラウド事業者に任せられるのが利点です。
クラウドサービスの今後
ビジネスにおいては、クラウドサービスの利用を前提とした『クラウドファースト』の体制を取る企業が多くあります。
これは、コストパフォーマンスの高さだけでなく、自然災害から重要な自社データを守るBCP（事業継続計画）対策としての利用も期待されているためです。
企業だけではなく、個人間でもクラウドによるデータの保管や動画の閲覧など、利用する機会は増え続けています。今後、さらにクラウドが社会に浸透してくるのは、間違いないと言えそうです。
メールをクラウド化するメリットとデメリット
実際にメールをクラウド化するにあたって、どのような利点があるのでしょうか？メリットとデメリットについて解説します。
アクセスの利便性向上
クラウド化すると、データがオンライン上で管理されるため、さまざまな環境や媒体で閲覧できるようになります。
例えば、スマホに保存しているメールはスマホの中だけでしか見られません。しかし、クラウド上に保存しておけば、スマホからもPCからもメールを見られるようになります。
そのため、ビジネスメールを会社からだけでなく出張先や外出先からも確認できるようになるのです。アクションが早くなれば、効率良く業務が進められるため、社内や取引先とのやりとりもスムーズに進むでしょう。
保存や管理などの利便性
クラウド化すると、受信したメールの文章や添付ファイルもクラウドで管理されるようになります。そのため、どこにいてもインターネットにつながる媒体さえあれば、これらのデータを利用できるのです。
データ管理のうえでもクラウドサービスは非常に便利と言えます。全てのデータがオンライン上にあるサーバーに保存されるため、自分のパソコンやスマホの容量を圧迫しません。
加えて、PCやスマホを買い換えた場合でも、データを移行する必要がないのも大きな利点でしょう。どの媒体からメールを送信しても、オンライン上で一括管理ができるのも魅力です。
規約に注意
クラウドサービスには色々ありますが、規約には注意しなければなりません。
以前、大手事業者が発表した規約が、クラウド上にアップされた個人のデータを勝手に閲覧・利用できるのではないかと話題になりました。（現時点では、そのようなことはないようです）
これは極端な例ですが、クラウドに保存されているデータは手元にはないため、データがどのように扱われているかは重要なポイントです。保存方法や運用方法についてはよく確認する必要があります。
また、規約は変更の可能性があるという点も留意してください。サービスによっては無料期間が限定されていて、一定期間を過ぎると料金がかかるものもあります。
メール配信のASPサービスでは何ができる？メリットや選び方を紹介
クラウドメールのセキュリティポイント
クラウドサービスを利用してメールの送受信を行う場合、従来とは違ったセキュリティ対策が必要です。どういった点に注意すべきかを紹介します。
誤送信など漏洩への対策
重要なメールを、本来送るべき宛先とは異なった宛先に送ってしまったり、途中で間違って送信してしまったりするのはありがちなミスでしょう。
しかし、この誤送信にはじまる個人のミスが、ウイルスよりもさらに多い、情報漏洩の1番の原因となっていることをご存じでしょうか？
こういったミスや漏洩を防ぐためには、まずシステム面から見直すのがポイントです。ビジネスメールであれば、外部へのメールは第三者からの承認が得られなければ送信されないようなシステムにすると誤送信の心配を減らすことができます。
また、メールサービスによっては、送信ボタンを押しても数秒以内なら取り消しができるようなオプションが付いているものもあります。誤送信を防ぐには、このように『1クリックですぐに送信されない』体制にするのが大切です。
ウイルスやスパム対策
ウイルスによる情報漏洩やスパム対策は、従来のメール同様必須と言えます。しかしクラウドの場合、初期設定ではIDとパスワードさえあれば誰でも閲覧できてしまうため、より対策は厳重にした方が良いでしょう。
まずは、誰でも閲覧できてしまわないように、アクセス権限を制限しておくのが大切です。パスワードを定期的に変更するのも有効な対策と言えます。
クラウドを選ぶ際にも、ログイン認証に複数のロックがあるか、第三者からのアクセスがあった場合にそれを教えてくれるか等の点にも気を付けましょう。
セキュリティソフトの導入ももちろんですが、他にもセキュリティ対策を講じてあるクラウドを選ぶのもポイントと言えます。
クラウドメールのセキュリティは大丈夫？気をつけるべきポイントとは
メール配信サービスについて
自身でネットショップやブログマガジンなどをはじめようと思っている場合、多くの人にメールを送らなければなりません。宛先や文面をいちいち考え、それを送信するとなると、かなりの手間がかかってしまいます。
プロバイダによっては、大量のメールを同じアカウントから短時間で送信すると、スパム扱いされ、最悪の場合アカウントが消されてしまうこともあります。
そうならないためにも『メール配信サービス』を利用するのが良いでしょう。どういったサービスなのか、詳しく紹介していきます。
メール配信スタンドやソフト
ネットビジネスを考えるなら、メール配信スタンドやソフトの利用が便利です。
方法は主に、自分のPCに直接ソフトをダウンロードする『ソフトウェア型』と、Web上に用意された環境を用いた『クラウド型』の2種類があります。後者は一般的にメール配信スタンドとも呼ばれています。
ソフトを用いる方法は、メール配信機能がPC環境に左右されるのが特徴です。そのため、自身のPCスペックやネットの通信が遅い場合は、あまり多くのメールを送れません。セキュリティ対策も自分でしっかりと行う必要があります。
一方、メール配信スタンドは、サーバーを仲介するため提供元のサービス会社に性能が依存します。自身のPC環境に依存されない代わりに、無料のサービスの場合、広告などのポップアップがあるものや、使用がかなり制限されるケースもあるようです。
どちらを採用するかは、自分のマシンスペックやビジネスモデルと合わせて、慎重に考えた方が良いでしょう。
メール配信サービスのメリット
メール配信サービスを使うメリットとしては、前述したようにメールを送信する手間やが省けるという点が挙げられます。加えて、メール配信サービスを使った場合、スパムとして判断されてブロックされるリスクを防ぐことが可能です。
また、配信先でメールが開封されたかどうかを調べる機能もあります。開封率が低い場合はタイトルを工夫するといったように、自身のメールを改善できるのもメリットでしょう。
サービスを比較するときのポイントとは
サービスを選ぶには料金比較も大切ですが、どのような目的でメールを配信するのかを明確にする必要があります。想定するメール送信数や宛先登録数の限度確認は必須ですし、サーバーが安定しているか、規約に問題はないかも重要です。
自動返信機能やステップメールに対応しているといった、オプションが付いている事業者もあります。どのオプションが自身に必要かも精査したうえで、サービスを選びましょう。
メール配信サービスの活用で効率アップ。メリットや注意点のまとめ
まとめ
メールは現代において欠かせないコミュニケーションツールです。友人や家族とのやりとりから仕事の話、アフィリアエイトに至るまで用途が細分化しており、それに合わせる形でメールの形態も多様化しています。
最近ではクラウドサービスの利用がさらに進んでいるので、クラウドの特徴をよく知って活用すれば、メールにおけるタスクが大幅に削減されそうです。
自身の働き方やビジネスモデルにあったメールサービスを使って、より効率的に仕事を進めていきましょう。
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