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ARTICLEメール配信システムはどんな仕組み？メリットや注意点のまとめ
昨今、企業だけでなく個人事業においても『メール配信サービス』の活用が増えているようです。このメール配信サービスとは、一体どのような仕組みなのでしょうか。機能や使い方について解説しますので、導入を考える際の参考にしてみてください。
目次
メール配信システムの仕組み
まずは、メール配信システムの基本的な仕組みについて見ていきましょう。利用形態に加えて、どういった方向で利用できるのかなど解説します。
オンプレミスとクラウド
利用形態は、主にオンプレミスとクラウドの2タイプに大別できます。
オンプレミスとは、使用者側で用意したサーバーやPCを使ってサービスを使用する形態です。初期のシステム構築やセキュリティ関連の設定、運営中のメンテナンスなどは自分たちで行わなければなりません。
その代わりに、自由にカスタマイズできるメリットがあります。また、内部でデータを管理するため、クラウド型よりもセキュリティ面が比較的強いと言えるでしょう。
一方、クラウドはインターネットを経由してサービスを使用します。サーバーやPCを自分たちで用意する必要がないため、コストをかなり抑えられるでしょう。
クラウド環境のため、どこからでもアクセス可能という点や、メンテナンスが不要であることもメリットと言えそうです。ただし、サービス提供側の規約に合わせなければならないので、規約の変更やサービス変更などには注意しましょう。
大量配信とセグメント
メール配信サービスの用途は、1度に多くのメールを高速で送るための『大量配信タイプ』と、利用者ニーズに合わせた配信をするための『セグメントタイプ』に分類されます。
大量配信は、自治体や公共機関による情報発信向きのタイプです。特に災害発生などの緊急時において、効果的な情報共有が見込まれます。
一方のセグメントタイプは、利用者がどんな情報を求めているのかを細かく分析し、利用者のニーズに合わせたメールを送ることが可能です。こちらの方は、メールマガジンの配信や企業のデータ収集などに適していると言えるでしょう。
最近では大量配信タイプ、セグメントタイプ両方の機能を兼ね備えたものや、ステップメールや1to1メールなど、より高度な配信ができるメール配信サービスも多く登場しています。
メール配信システムの仕組みとは。タイプや利用形態、選び方を紹介
メール配信システムの機能
次に、メール配信システムの基本的な機能について説明します。
有効活用して、ビジネスにおける販売促進や、情報共有ツールとして役立てていきましょう。
一斉配信や自動配信
一斉配信や自動配信は、メール配信サービスの大きな強みです。
従来であれば、メールは届いた後に内容を確認して返信するといったプロセスを踏みます。しかし、情報発信として使う場合は、宛先に対し自動発信ができるタイプが好まれるのです。
配信時間を設定しておけば、自動でメールを送信してくれます。自分が眠っている時間の配信でも可能なため、営業マンなどが使うのに適していると言えるでしょう。
メールは、配信先のユーザーによって、読みやすい時間が違います。主婦であれば昼から夕方頃、サラリーマンであれば昼休みや終業後です。利用者が増えるほどに、配信時間も小刻みにしなければなりません。
しかし、自動的にそれらのユーザーに一斉配信できるのであれば、PCの前に張り付いていなければならないといった手間もなくなります。
メールリストの管理
メールリストの管理は、人が手動で行おうとした場合にとても面倒な作業になります。メールマガジンであれば、登録や退会の処理を手動でしていては、それだけで業務時間が終わってしまうでしょう。
メール送信漏れや退会者にメールを送ってしまうといった、人為的なミスも怖いところです。
メール配信サービスなら、あらかじめ設定しておけばメールリストの管理も自動でしてくれるので、手間も省けます。人の手で直接管理するよりも、はるかに効率的でミスも防げるので安全です。
メールのカスタマイズ
配信メールのカスタマイズも、とても簡単に行えます。
メール配信システムの中にはHTMLを使用したメールのテンプレートが付属しているものや、HTMLソースを記述しなくてもHTMLメールを作成できるエディタがついている場合があります。
文字サイズやフォント、カラーなどレイアウトに工夫を施すことが可能です。
見栄えの良いメールは、それだけでほかのメールと差別化ができて、人目にもつきやすくなります。カスタマイズ機能は積極的に使っていきましょう。
メルマガ配信システム導入のメリットとは。おすすめ機能の紹介も！
メール配信サービスを利用するメリット
メール配信サービスを利用することによって、得られるメリットを紹介します。
メール配信サービスの導入を悩んでいる方は、次に紹介するポイントについて考慮してみてください。
業務効率のアップ
手動でしなければならなかった多くの手順が自動化できるので、業務効率の改善につながります。
メールの直接的な手間の省略だけに留まりません。フィードバックによる情報収集で、メール自体のクオリティ改善につながる判断材料も、詳細なものが簡単に入手できるようになるでしょう。
ヒューマンエラーによるミスも少なくなりますので、それにミスが発生した際に対応するためのコストも削減されます。
セキュリティ対策
メールを大量に取り扱う場合、もっとも怖いのが情報漏洩です。
情報漏えいはウイルスより人為ミスによるものの方が、発生率が高いという調査もあります。個人情報の取り扱いについては、うっかりミスではすまされません。
メール配信サービスを使い自動化を進めることで、人為ミスを減らし、セキュリティ面が向上するといったメリットも見込めるでしょう。
また、ウイルスやスパムに対する対策も配信側で用意されています。
マーケティングや効果測定
メール自動配信サービスでは、配信先のクリック率や開封率を確認する効果測定が可能です。これによって多くのデータが収集でき、メールマーケティングのPDCAの精度を高められるでしょう。
また、マーケティング施策においても、さまざまな効果が見込まれます。
顧客の属性情報付与やセグメントの分類は、リードナーチャリングにおいては欠かせません。リードナーチャリングが的確に行えるようになれば、機会損失を大幅に減らせます。
休眠顧客に対するアプローチに対しても効果を発揮でき、潜在的なユーザー層に対して大きく働きかけられるようになるでしょう。
メール配信システムを使うメリットは？基本や選び方とともに紹介
配信システムは学校などでも活用されている
メール配信システムは、学校や自治体でも活用されています。昔は、学校からの情報共有の手段といえばプリント配布や電話連絡でしたが、メールが普及した現在では伝達方法が大きく変化しているようです。
どのように活用されているのか、詳しく見ていきましょう。
学校の連絡網として
天候による登校中止の連絡や、運動会などイベントを行うかどうかといった、学校側の決定を伝える際に、何百人という生徒の家に一斉に連絡をする必要があります。
メール配信サービスを用いれば、このような段取りがとても楽になります。
また、修学旅行帰りの交通状況や部活動終了の連絡などを保護者に対して綿密に行うことも可能です。
大勢の人間に、同一のメールを配信する機会が多い学校では、メール配信サービスは重宝されるでしょう。
企業や自治体の災害情報配信
災害時の連絡は、迅速に、より多くの人に行わなければなりません。
企業であれば出社に関する連絡もそうですが、災害時の社員の安否確認や今後の業務についてなど、メールは有効な確認手段になります。
自治体で利用する場合も、どんな災害がどこで発生したのかを、素早く大勢に伝えられるのが良い点です。
特に大きな災害が起こるとデマも流れやすくなるため、一斉に情報発信ができる機能は、安心・安全性にもつながります。
PTAや町内会などの連絡手段として
PTAや町内会でも、正確な情報を大勢の人に発信しなければならないので、メール配信サービスは有効な手段です。
通学エリア内で不審者が出た場合や、行方不明者が出たときなどに、その情報をいち早く発信できます。イベントの開催や回覧板のような情報発信ツールとしても役立つでしょう。
メール配信システムは学校でも活用されてる？仕組みやメリットを紹介
サービス費用の目安
メール配信サービスの導入を考えていても、実際にどの程度の費用がかかるのか、見通しがわからないのは不安です。
メール配信サービスの利用料金は、クラウド型とオンプレミス型で大きく異なりますので、それぞれの違いと合わせて相場を見ていきましょう。
定額制やポイント制などの料金体系
料金体系は事業者により異なります。
オーソドックスなのは『定額制』です。月に送信可能なメール数などの上限や利用可能なサービスが決められており、その範囲内であればいくらでもメールを送ることができます。
この時注意しなければならないのが、上限を超えてしまう場合です。その旨を伝えてくれるサービスであれば良いのですが、告知なしに追加費用がかかるケースや、プラン自体が変更になる場合もあります。
メールや登録者数ごとに料金が決まっている出来高制は、コストが無駄にはなりませんが、費用管理の面から言えば定額制の方が楽だと言えるでしょう。
ポイントを購入してサービスを利用する『ポイント制』の料金体系も珍しくありません。先払いする必要がありますが、還元や割引があるサービスも多く、全体で見れば安くすみます。
オンプレミス型の相場と内訳
オンプレミス型は、初期費用がかさんでしまう傾向があります。内訳について詳しく見ていきましょう。
まずはサーバーの使用料金です。コストの安いレンタルサーバーを使う企業も増えているようですが、導入時に払う初期費用が数千円から1万円ほどかかります。その後の月額費用は5000円程度が相場のようです。
また、システムを使うためのライセンス費用を支払わなくてはなりません。この費用に250万円程度かかります。高性能なものになるとその倍額にものぼるようです。
オンプレミス型は、維持管理やメンテナンス、セキュリティなども利用者側が行う必要があるため、その費用も毎月数万円程度はかかると考えておきましょう。
クラウド型の相場と内訳
クラウド型は、初期費用が申し込み時にかかる数万円程度です。サーバーやPCは必要ありませんし、高額なライセンス料がかかることもありません。
月額にかかる費用については、月間に1万通程度のメールを送信する場合でも1万円前後が相場となります。
サービス提供側で、システムのメンテナンスやバージョンアップをするため、管理費用は無料です。
ただし、効果測定やステップメールなどといった追加機能を使用する場合は費用が発生するケースもあります。
メール配信システムの費用はどのくらい？機能や費用の目安を紹介
メール配信サービスの選び方
インターネット上では、さまざまなメール配信サービスがあります。オンプレミス型は初期費用がかかりますし、そうでなくても後から乗り換える作業は、手間もかかり面倒でしょう。
どのようなメール配信サービスを選ぶのかは、ビジネスモデルや規模によっても変わってきますが、ここでは料金以外の面での選考基準について解説します。
到達率や上限
メールを配信しても、フィルターで弾かれてしまっては、費用の無駄でしかありません。しっかりメールが届けられているかどうか、受信ボックスに届いた割合を指す到達率を一つの指標としてもよいでしょう。
メール配信システムを使った場合、使用するサービスによってはスパムと判断され、迷惑メール扱いされるケースがあるようです。特にYahoo!メールはフィルタリングが厳しいことで知られています。
Yahoo!メールは利用者も多いので、Yahoo!メールに対する到達率を指針としても良いでしょう。
Gmailは利用者がもっとも多く、メール配信システムに対するフィルタリングはそこまで厳しくないようです。したがって、ここに届かないようなサービスの利用はおすすめできません。
配信できるメール数、登録者数は上限が決まっていることが多く、この上限についても比較するようにしましょう。
対応している端末
メール配信サービスがどの端末に対応しているのかも大切です。特に重視したいのは互換性でしょう。PCで作成したメールが、スマートフォンではうまく表示されないといったことがあります。
最近ではスマートフォンでメールチェックをすることも増えていますので、PC・スマートフォンの両方に対応しているサービスを選ぶのも、ポイントと言えるでしょう。
メール配信システムの仕組みとは。タイプや利用形態、選び方を紹介
メール配信システムの注意点
メール配信システムを使う上で、いくつか注意点があります。
特に、2002年に成立・施行された『特定電子メール保護法』については知っておかなければなりません。特定電子メールとは、広告・宣伝目的のメールを指します。
この法律に違反した場合、3000万円以下の罰金が課せられるので、こちらの法律はしっかりと把握しておきましょう。
同意がポイント
特定電子メール保護法において、事前に受信者の同意が得られていない宛先に対しての営業や、広告目的のメールの送信は禁止されています。
ただし、名刺交換やWeb上などに公開している、いわゆる営業用のアドレスはこの法律の対象外になるようです。
個人に対しての営業・広告メールを送る場合は、必ず同意を得なければならないことを覚えておきましょう。
迷惑メールになっていることも
迷惑メールになっていないかについても、メール送信前に確認しましょう。迷惑メールと考えられるのは、送信者の表示義務を怠っているケースが考えられます。
メール本文内に送信者の氏名は必要です。また、住所や連絡先についても、リンク先で良いので、メール本文からわかるような仕組みになっていなければなりません。
送信者を偽ったなりすましメール、送信を拒否している宛先への配信や、メールの内容に偽りがあった場合も迷惑メールと判断されます。
メールの送り方については、「迷惑メールにならないメルマガの送り方とは？法律違反に要注意！」をご一読ください。
オプトアウトは必ず記載
受信拒否をいつでもできるように、案内を表示する義務と、その連絡先を記載することをオプトアウトと言います。特定電子メールと定義されるメールには、必ずオプトアウトを記載しなければなりません。
オプトアウトに関して詳しくは、「改正個人情報保護法で認められたオプトアウトに必要なこととは？」をご一読ください。
配信タイミングも考慮
メールサービスは、配信タイミングも重要です。せっかく配信したメールがほかのメールに埋もれないためにも、いつ配信するかは考慮しましょう。
曜日として1番良いのは火曜日と言われています。月曜は週初めでバタバタしており、それが落ち着くのが火曜日だからです。
時間帯については、ユーザーの属性によって配慮する必要があります。主婦やサラリーマンなど個人を相手にする場合は、相手がメールを読めそうなゆとりのある時間に送るのがポイントです。
まとめ
メール配信システムによる配信の自動化・効率化は現代社会において欠かせません。ビジネスの場や学校から保護者への連絡、自治体の情報発信などさまざまな場面で活用する機会が増えています。
ビジネスとして用いるのは特に有効です。クリック率や開封率といったデータ分析を行ってくれますし、送り先のユーザーの属性によって送るメールを選定するといった機能も利用できます。
コスト面については、オンプレミスは特に初期費用がかかりますので、導入の際には運用についてしっかりと検討しましょう。
個人で行う場合は、クラウド型の方が良いと言えます。ただし、特定電子メール法に抵触すると多額の罰金が請求される可能性がありますので、事前にしっかりとした知識を入手することが前提です。
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