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ARTICLE会員管理システムの機能・特徴まとめ｜システムのメリットも紹介
会員管理システムは、主に企業がインターネット上で提供するサービスや顧客管理に利用されています。加えて最近では、学会のメンバー管理でも用いられるケースも増えているようです。学会活動における会員管理システムの使い方や特徴をまとめました。
会員管理システムでできること・活用事例
会員管理システムとは、会員の個人情報管理だけを行うシステムではありません。その会員がどのようにサービスを利用しているのか、アクティブ状況や課金履歴など、さまざまな情報を個別に管理するためのシステムなのです。
まずは、会員管理システムがどのような場面で活用されているのかをご紹介します。
協会や学会
スポーツや資格の協会や団体、そして学会の運営において、会員管理システムはとても役立ちます。
主に利用されるのは入退会の自動登録や、その際の情報をデータベースに自動で入力する機能です。メンバー管理を自動でしてくれるので、人件費がかからないのは大きなメリットでしょう。
また、会員証を自動発行するシステムもあるようです。入退会はメールの確認漏れ等の人為的ミスが発生しやすく、そこを自動でしてくれるので、ミスの大幅な減少が期待できます。
イベント
個展や美術展、音楽ライブといった各種イベントでも会員管理システムは使われます。企業向けの商品展示やセミナーなど、個人・法人のどちらを対象とするイベントにおいても会員管理システムは有効です。
イベントの参加者の名簿管理をはじめ、イベント当日のスケジュールや事前準備といった、タスク管理機能が役立ちます。スムーズなイベント運営につながるでしょう。
特に、大規模なイベントや複数のイベントを同時に進行している場合、タスクの管理が非常に大変です。参加者の管理やサポート面などのミスが発生しやすい部分を、システムが行ってくれるので、スタッフの負担軽減が期待できます。
ファンクラブ
アイドルや芸能人、団体のファンクラブの主催となると、会員の好むサービスやグッズを提供できるかが、ファンクラブの運営に大きく関わってきます。
会員の個人情報だけでなく、どのグッズがファンサイトから購入されたのかといった購買管理や、交流掲示板をファンに対して提供する会員管理システムもあるようです。
イベントの宣伝メールなどをいち早くファンに届けることも可能でしょう。インターネットの普及によって、小規模の劇団や個人的活動でも利用する人も増えています。
会員管理システム導入のメリット
会員管理システムを導入することで得られる具体的なメリットをご紹介します。学会の運営で導入する場合に有効な機能がいくつもあるので、参考にしてみてください。
効率の向上
会員管理システムの多くはマーケティングオートメーションを行うための機能が付属されています。
従来は人の手でやらなければならなかった顧客の情報登録やサポートメールの発送を、自動で行ってくれるシステムもあります。人的作業が減ることで効率的な作業が行えますし、ヒューマンミスも大幅に抑えられるでしょう。
学会運営管理が可能なシステムも
会員管理システムは情報分析や自動化だけでなく、主催側向けのイベント運営をサポートする機能も多くあるようです。
たとえば、Webサイト構築のサポートや案件管理、現在の収支状況の確認が可能です。また、クラウドサービスを使うと、主催者側スタッフがインターネットにつながる端末さえあれば、どこからでも状況を確認できるようになります。
進捗がわかりやすい
会員管理システムの中には案件管理、タスク管理ができるものもあります。
これらの機能を利用すれば、当日までの作業の進捗状況がリアルタイムで確認できるでしょう。それだけでなく、イレギュラーな作業が発生しても素早くスタッフが状況を共有できます。
複数の案件を同時に管理もできますので、イベントやセミナーの多い団体が活用している割合も増えているようです。
会員管理システムの機能
最後に、会員管理システムが具体的にどんな機能を持っているかに触れていきましょう。会員管理システムは多くありますが、ほとんどのシステムで一般的に付属している機能を紹介します。
データベースとしての保存と管理
会員リストの自動管理、入退会の自動登録はどのシステムにも付属している一般的な機能です。企業ベースであれば、商品の購入状況やサービスの利用状況も、会員ごとに細かく登録しているシステムが好まれます。
学会であれば、会員のイベントへの参加率、イベント参加後のアンケートの回答などを会員ごとに保管する機能が有効でしょう。会員ごとの細かいデータを確認して運営に役立てられます。
プロモーションへの活用や会員サポート
データベースにある個々の会員のデータから、会員ごとに興味がありそうなイベント告知メールを個別に送るなど、より効果が見込めるプロモーション展開が可能です。
サポートについても、問い合わせの多い内容をマニュアル化しておけます。会員ごとにどのような問い合わせがあったのか履歴を確認して、より会員の満足度の高いサポートができるようになるでしょう。
まとめ
会員の個別情報の自動入力やイベントのタスク管理など、学会運営においても会員管理システムは役立つ機能が満載です。
会員数を増やすために、より会員の意見を反映した学会運営をするために、会員管理サービスを利用してみてはいかがでしょうか。
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