住所変更でマイナンバーの手続きが必要？企業での管理はどう行う？

企業での管理が必要であるマイナンバー。しかし、安全で効率的な管理が課題となっている企業が多くあります。それは安全性を確保した管理が必要なだけではなく、住所変更などにともない再提出を促す必要があるためです。

多くの従業員を抱える企業にとっては、こうした作業だけでも多くの人的・時間的コストが必要となります。そこで、マイナンバーを適切に管理するために、セキュリティの重要性や、効率化に必要な管理ツールについて紹介します。

マイナンバー管理の基礎知識

マイナンバーとは何か

改めて、マイナンバーの基礎知識を確認しておきましょう。マイナンバーは、2016年に導入された制度で、国民一人ひとりに割り当てられた12桁の番号です。

個人ごとの税や社会保障、災害対策といった行政上の手続きと紐づけられていて、添付書類の削減などの効果が期待されています。しかし、現状は住所変更の際に各市町村へ届け出が必要であるなど、管理にかかる手間が課題です。

また、国民の生活に紐づいた重大な個人情報であるため、セキュリティ管理の徹底も課題となっています。そして、この課題は個人や公的機関だけのものではありません。多くの個人情報を扱う企業にとっても、効率的で安全な運用が求められています。

企業での個人情報管理

企業で管理する必要があるマイナンバーは、大きく分けて3種類あります。

1. 従業員やその扶養親族のマイナンバー
2. 株主や出資者、会社のある建物・土地の貸主などのマイナンバー
3. 取引先や顧客のマイナンバー

【従業員やその扶養親族のマイナンバー】
源泉徴収票や社会保険の手続きなどで利用されます。

【株主や出資者、会社のある建物・土地の貸主などのマイナンバー】
マイナンバーは従業員のものだけを集めると勘違いしている方もいますが、そうではありません。配当金、家賃などの支払いで必要となる支払調書の作成にマイナンバーが必要となります。

【取引先や顧客のマイナンバー】
証券会社や税理士事務所など、顧客の税に関する業務を扱っている場合、手続きのためにマイナンバーの管理が必要となります。

このようにマイナンバーは、企業にとっても深い関わりのあるものであり、細心の注意をもって扱わなければなりません。そして、個人情報を適切かつ効率的に管理するためには、管理方法の確認が不可欠なのです。

マイナンバー管理に人事はどう対応すべき？概要と課題を洗い出す

効率化には管理ツールが不可欠

企業でマイナンバーを管理するためには、どのような方法を採用するべきなのでしょうか。まずはアナログで管理する方法について考えてみましょう。

アナログ管理のメリット・デメリット

アナログで管理する場合、金庫や鍵付きキャビネットなどに書類を保管し、責任者以外は取り出せないようにすることが必要です。

アナログ管理には、以下のメリット・デメリットがあります。

【メリット】

• 金庫など保管手段さえ用意すれば継続コストがかからない
• ネットワークから流出する恐れがない

【デメリット】

• 扱う情報が多い場合、保管場所の確保が面倒
• 従業員の住所変更などの際に、いちいち取り出す必要がある
• 火災や地震などによって失われる可能性がある

まとめると、アナログ管理は従業員が少ない企業なら十分と言えるでしょう。しかし、多くの情報を安全かつ効率的に扱うためには不向きです。そこで、次はデジタルで管理する方法をみてみましょう。

デジタル管理のメリット

デジタル管理はシステムを導入し、PCやクラウド上でデータ管理する方法です。アナログ管理と比較して、以下のようなメリットがあります。

• クラウドで保管すれば火災などによる紛失のリスクがない
• ガイドラインに基づいたセキュリティ機能が施されている
• 税理士や社労士との連携も簡単
• 管理に手間がかからなくなる

このように、デジタル管理には多くのメリットがあります。しかし、アナログ管理のメリットでも触れたように、適切な導入・運用をしていなければ、情報流出や継続コストがかさんでしまうといったデメリットがあるため、注意が必要です。

流出には重い罰則が！マイナンバーを安全に管理する方法

デジタル管理導入の注意点

それではデジタル管理を安全かつ低コストで運用するためには、どういったことに注意するべきなのかもみていきましょう。

• セキュリティ機能が万全なシステムを選ぶ
• 現場に合わせたカスタマイズができる
• 導入後のフォローも充実していることが重要

これらの条件を踏まえたシステムさえ導入すれば、問題なく運用することが可能になります。それでは、これらのメリットと注意点を踏まえて、次はマイナンバー管理システムの導入事例を確認していきましょう。

マイナンバー管理システムの導入事例

ここでは、クラウド型マイナンバー管理システム「SPIRAL®」の導入事例を紹介します。どのような課題を抱えていたのか、そして、どのように解決されたのかを確認していきましょう。

事例①建設業界のケース　

導入目的：マイナンバーの導入にあたり、従業員の個人情報を安全に管理したい

導入課題：アナログでの管理はセキュリティ面で不安が残ると判断したため、デジタル管理の導入が必要だった。 導入以降：テスト中は「分かりにくい」という意見もあったものの、実際の作業を録画で見せて簡単であることを説明。登録作業も滞りなく終了することができた。

事例②教育関連業界のケース　

導入目的：マイナンバー管理の委託先と共同で使えるシステムが欲しい

導入課題：委託先の社労士事務所を監督するために、共同で使えるシステムが必要だった。 導入以降：SPIRAL®マイナンバー管理サービスの導入によって、書類の受け渡しなどの作業を削減し、紛失のリスクも回避することができるようになった。

事例③飲食業界のケース　

導入目的：従業員・アルバイトのマイナンバーを一括で管理したい

導入課題：全国にある直営店の社員・アルバイトを目視で管理することにより、人事関連の業務に支障が生じる恐れがあった。 導入以降：今後の新規採用者や退職者も含めて円滑な登録・削除が行えるようになった。

高セキュリティで低コスト、管理ツールなら「SPIRAL®」

先ほどの導入事例でも紹介したマイナンバー管理システム「SPIRAL®」、どのようなシステムなのか支持されている理由とともに、より詳しく紹介していきます。

SPIRAL®はどのようなツールなのか

SPIRAL®は、スパイラル株式会社が提供しているクラウド型アプリ作成プラットフォームです。あらかじめ用意された機能を組み合わせることで、顧客管理や給与明細の管理などの様々な機能を統合することができます。

そして、このSPIRAL®を活用しているのが、「SPIRAL®マイナンバー管理サービス」です。

SPIRAL®マイナンバー管理サービスのメリット

SPIRAL®マイナンバー管理サービスは、既に紹介したデジタル管理のメリットに加え、以下のような特色を持っていることで評価されています。

• オンラインで本人に登録してもらえるため収集の手間がかからない
• 未提出者も一目で確認できる
• アクセスログがあるため不正アクセスの検知が可能
• 退職日から法定年数の7年後に合わせて自動で削除

このように優れた管理機能を備えているのに加えて、マイナンバーの収集代行サービスや管理委託にも対応しています。新規立ち上げで多くの従業員を雇い入れたり、遠隔地に支社や支店があったりする企業でも、コストをかけることなくマイナンバーの収集が可能です。

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「SPIRAL®」で安全な個人情報管理を行おう

SPIRAL®は万全なセキュリティ機能と、柔軟な拡張性を兼ね備えたシステムです。導入後のサポートも完備しているため、実際に運用してみてから不具合に悩まされて、後悔してしまうということもありません。SPIRAL®を導入して安全で効率的な情報管理を行いましょう。