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ARTICLEマイナンバー管理に人事はどう対応すべき？概要と課題を洗い出す
あらゆる企業にとって、マイナンバー管理は課題となっています。特に、リソースのない中小企業でいかにマイナンバーを厳格に管理するのかは大きな問題です。
マイナンバーという制度の概要を理解するとともに、社内でどのような管理体制を整備するかについて検討しなければなりません。
そこで今回は、マイナンバーの概要、メリット・デメリットから管理内容についてご説明します。企業の整備すべき四つの「安全管理措置」に触れ、スパイラル®のソリューションサービスをご紹介します。
マイナンバーとは？
マイナンバーとは、日本に住む人を管理するために割り振られた12桁の番号です。
勘違いされることも多いのですが、マイナンバーを持つのは「日本に住民票を持つすべての人」。日本以外の国籍を持つ人も、日本に住民票がある限りマイナンバーが割り振られます。
マイナンバーは個人のユニークな番号であり、原則として自由に変更することはできません。マイナンバーを自治体の役所や税務署、国の行政機関、金融機関などが共通で持つことにより、個人が容易に特定できるようになります。
マイナンバー実施前は、機関を超えて情報を共有したり、個人を特定したりするのには大変な労力が必要でした。マイナンバーがあることで、行政側の管理がとてもやりやすくなったのです。
マイナンバー制度がスタートしたのは2016年1月のこと。国民一人ひとりにユニークな番号を割り振って管理するという思想自体は古くからあったのですが、実現にはなかなか至りませんでした。
さかのぼると、1970年に「事務処理用統一個人コード」を設定する計画がありました。しかし、国民のプライバシーを侵害するとして国会内外から強い反発を受けて頓挫。マイナンバー制度はいわば政府の「悲願」であったと言ってもよいでしょう。
マイナンバーのメリットとデメリットはあるのか？
マイナンバーのメリットとしては、「行政の効率化」「国民の利便性向上」「税・社会保障の公平性」の三点が挙げられています。内閣府の解説によると、それぞれ以下の通りです。
1つめは、行政事務を効率化し、人や財源を行政サービスの向上のために振り向けられることです。 2つめは、社会保障・税に関する行政の手続で添付書類が削減されることやマイナポータルを通じて一人ひとりにあったお知らせを受け取ることができることや、各種行政手続がオンラインでできるようになることなど、国民の利便性が向上することです。 3つめは、所得をこれまでより正確に把握するとともに、きめ細やかな社会保障制度を設計し、公平・公正な社会を実現することです。
行政実務面のメリットは、実際にシステムの連携が進むことで実現されるものです。
2017年11月になって、児童手当や健康保険関係、ハローワーク関係など、さまざまな事務手続きがマイナンバーのシステムと連携されるようになりました。
内閣府によれば、今後も日本年金機構の事務システムなど連携対象が順次追加されるということです。
政府がマイナンバー制度のメリットについて効率化・利便性を強調する一方で、デメリットも指摘されています。特に、個人情報保護の問題は制度導入前から取り上げられていました。 たとえば、マイナンバーだけで個人を特定することによるなりすましや、情報漏洩などといったシステムセキュリティ対策が挙げられています。
内閣府によれば、マイナンバーを含む個人情報の収集対象を法的に明確化する第三者委員会の監視・監督、罰則の強化、身元確認の強化によって制度的な保護措置を講じているということです。情報の分散管理や暗号化によって、リスクを下げるようにしています。
他にも、国家によって個人情報を一元管理されることが、いわゆる「監視国家」につながるのではないかとの危惧も出ています。ともあれ、個人情報を取り扱う立場の企業にとっても、マイナンバー登場によって責任が一層重くなったのは間違いありません。
マイナンバーが人事業務に突きつける課題
