イベント管理システムとは。よくある機能と活用のメリット

掲載日:
2019/01/18
更新日:
2019/05/10

ソリューション

セミナー・イベント管理

自社でセミナーやイベントを開催すると、通常は多くの管理業務に追われます。来場者リストの整理やアフターフォローなど、煩雑な作業にはコストもかかり、効率的とは言えません。そこで選択肢に入れたいのが、イベント管理システムの活用です。

イベント管理システム利用のメリット

イベント管理システムとは、イベントの情報管理に特化したシステムのことです。イベント専用のシステムだけあって、導入することでさまざまなメリットを得られます。来場者の管理からタイムテーブルの作成まで、ゼロから立ち上げるには負担の多い作業を簡単に行うことができ、専門的な知識も不要です。

では、具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。

情報管理にかかる時間コストの節約

来場者の氏名や連絡先など、個人情報の管理は手間もリスクも伴います。また、イベントの規模が大きければ大きいほど、それを管理する時間もコストもかかり、膨大なリソースが必要です。

イベント管理システムを利用すると、そういった情報管理を一元化できます。管理担当者の人数も必要最小限で済むので、総合的にカットできるコストは大きいです。イベントの頻度が高かったり、規模が大きい場合には導入するのをおすすめします。

当日の受付やイベント後のフォローが簡単に

イベント管理システムでは、来場者の受付リストを出力できます。リアルタイムで状況を把握できるため、誰が来場していて誰がまだ来ていないのかなど、瞬時に確認することが可能です。

また、連絡先も一元化されるため、イベント後のお礼メールなどフォローが簡単に行えます。オフィスソフトなどでいちいち入力するのと比べると、その効率の差は一目瞭然です。

イベント管理システムとは。担当者に嬉しいメリットがたくさん

イベント管理システムの便利なポイント

イベント管理システムの便利なポイントとは、どのようなところにあるのでしょうか。

時間やコストの削減、受付作業の簡略化、アフターフォローなどのほか、出展社や協賛社、講演者の情報共有が可視化できることもポイントの1つです。いつ、誰が、どのように関わっているのかすぐにわかる機能は、非常に便利で連絡もスムーズに行えます。

うまく活用することで、イベント管理システムは大きな助けとなるでしょう。特に大きなイベントを開催する場合には欠かせない機能を紹介していきます。

クラウド上の管理で社内共有が円滑に

イベント管理システムを利用せず、紙ベースでやりとりすることも可能です。しかし、状況は刻一刻と変化していきますし、紙ベースでは紛失してしまうおそれもあります。何より、金銭的にも時間的にもコストがかかります。

情報をクラウド上で管理できるイベント管理システムを利用すれば、そういったリスクや手間を省略できます。関係者がリアルタイムで情報を共有、把握できるのは、大きなメリットです。

アプリで状況把握が可能なサービスも

スマートフォンやタブレットで状況把握ができるサービスも存在します。外出先や会場で手軽に現状を確認できれば、細やかな対応が可能です。

時間や場所を選ばずアクセスできる利便性の高さは、イベント管理システムならではの特徴です。フル活用をすることによって、コストは大きく変わります。

イベント集客に役立つ機能

イベント管理システムには、集客に役立つ機能も搭載されています。例えば、告知用のウェブサイトや、入力が簡単な申し込みページの作成などです。

そのほかにも、効率よくイベント集客の助けになる機能がシステムには備わっています。具体的にはどのようなものがあるのか、ご紹介します。

申込みページの作成

前述した通り、申し込みページの作成機能は大きなポイントです。必要な項目を入力するだけで、ページを作成してくれる機能を持ったシステムが多くなっているため、ゼロからプログラムを作る手間もなく、簡単にフォームを作れます。

申し込みがあれば、その情報は管理システムで瞬時に共有されます。氏名や連絡先なども共有できるので、管理者や関係者にとっては非常に便利なシステムと言えるでしょう。

お礼メールなど顧客対応の自動化

連絡先など必要な情報が共有されていれば、お礼メールなど顧客対応を自動で行うことができます。新たな告知や次回以降の宣伝にも利用できるので、来場者の情報は貴重な財産です。

情報を一元管理することによって、さまざまなメリットを得ることができます。自動化した顧客対応に加え、幅広い人脈も確保・管理が可能なことも、大きなメリットと言えるでしょう。

安全な顧客管理

顧客管理が簡単になると言っても、しっかりとしたセキュリティがなければ意味がありません。イベント管理システムを利用することのメリットは、こういったところにも存在します。

独自のセキュリティを搭載し、顧客情報を安全に保管できるのも大きな特徴です。選択するイベント管理システムによっても変わってきますが、どのシステムも安全性には万全を期しています。

自動で参加者リストをデータ化

申し込みのあった参加者の情報をデータ化し、リストを自動生成してくれるところもイベント管理システムを利用するメリットでしょう。表計算ソフトなどでいちいち入力する必要がありません。

システムを通して参加者リストも共有できるため、二重登録や登録漏れの心配もありません。無駄のない参加者の管理は、開催者側の時間やコストを大きく削減し、助けとなってくれます。

当日の受付を簡略化し、ミスを防ぐ

イベント管理システムの導入は、当日の受付を簡略化してくれます。あらかじめ作成された参加者リストを元に、リアルタイムで受付を進められるため、ミスが起こりにくいのです。

当日の受付は、開催者側にとって非常に気を遣う作業です。どれくらい参加者がいて、現在どれくらい来場しているのかを常に把握するのは神経を使いますが、システムの導入によりその負担はかなり軽減されるでしょう。

QRコード、バーコード付きの来場票作成

利用するイベント管理システムによっては、QRコードやバーコード付きの来場票を作成できるものもあります。コードを読み取ることによって、システムに直接来場を報せることが可能です。

これによって人為的なミスをさらに減らすことができ、受付管理も簡略化します。来場者が多く、受付の混雑が予想される場合は、導入を検討してみてもよいかもしれません。

イベント管理に便利なアプリを構築しよう。集客から顧客管理まで

今後に活かせるツール

イベントを開催するとなったとき、継続的な活動を視野に入れているケースは多いでしょう。ビジネス的な意味でも、複数回行うことに価値があります。そのため、長期的な視点が必要です。

その際も、イベント管理システムは役に立ちます。今回行ったイベントのデータを活用して、次回以降の開催の参考になる情報や、直接的なマーケティングを行うことが可能です。

メールを活用した効率的なマーケティング

申し込みを受けた際に入手した連絡先を元に、メールを活用したマーケティングを行えます。今回のお礼だけでなく、次回のイベントの案内などにも使える大切な情報源です。

個人情報なので、もちろん取り扱いには注意が必要ですが、このコミュニケーションから生まれるビジネスチャンスがあるかもしれません。貴重な機会でもあるので、積極的に情報を活用しましょう。

データ解析で次回以降のイベント集客率を向上

今回のイベントで得られたデータを解析することで、次回以降の集客率向上につなげることもできるでしょう。どの客層が、どんなプロセスで参加したのかも、イベント管理システムでは把握できます。

どの客層が多く参加したのか、反対に参加率が低かったのはどの層かなど、可視化されます。得られたデータを元に、次回の企画を立て、より多くの参加を望める内容を考えてみましょう。

イベント管理システムの選び方

開催の際には、何かと役に立ってくれるイベント管理システムですが、現在市場にはいくつものシステムがリリースされています。複数の選択肢がある中で、一体どれを選べばよいのでしょうか。

イベント管理システムは、価格も得意な分野も異なります。集客に力を入れたシステムもから、シンプルに受付管理に特化したものまでさまざまです。では、選ぶ基準はどこでしょうか。

システムを提供する会社の担当者から話を聞いてもよいですし、ホームページに載っている情報を比較して検討するのもよいでしょう。その際に注意すべきポイントを紹介します。

目的に合ったサービスを提供しているか

まずは、自社がどういうイベントで管理システムを利用したいのか明確にすることです。規模、内容、方向性を把握しておけば、必然的にどういう機能を持ったシステムが必要なのかがわかります。

その上で、自社が求めている機能を備えたシステムを導入します。汎用性の高い万能型のイベント管理システムもありますが、そういったものは価格も高くなりがちなので注意が必要です。

可能であれば必要な機能を絞り、それに見合った効率的なシステムを選ぶようにしましょう。自社のマンパワーでどこまで補うのか、どこからシステムの力を借りるのか、線を引くことが重要です。

システムの使いやすさ

使いやすいシステムを選ぶことも重要です。多様な機能を搭載しているシステムだとしても、操作性が悪くては効率的とは言えません。

操作性の高さとしては、管理画面が一目でわかることや、登録・共有の手間が少ないことが求められます。デモ画面や見本画像などを見る機会があれば、しっかりと確認しておきましょう。

まずは無料トライアルで体験もおすすめ

イベント管理システムは、ものによっては無料トライアルが利用可能なものがあります。一部機能が制限されているケースが多いですが、どんなことができるのか試すのも1つの手段です。

イベント開催や運営の都合上、どうしても必要だと思われる機能が使えず、最終的に有料プランに切り替えることもあるでしょう。しかし、無料でシステムの利便性を体験する価値はあります。

イベント管理ソフトを使うメリットは?活用例や選び方を紹介

まとめ

イベント管理システムを導入することによって、多くのメリットを得られます。自社でイベントを開催するのであれば、導入を検討してみましょう。

当日受付や顧客管理、アフターフォローなどは膨大な時間コストがかかり、専門知識がなければミスも発生します。そういった事態を防ぐためにも、イベント管理システムは力を発揮します。

自社のニーズに合った使いやすいシステムを選び、継続的な活動につなげることが重要です。価格も内容もさまざまですが、自社と相性の良いシステムを見つけて、開催と運営に役立てましょう。

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