イベント管理とASP。クラウドサービス活用で悩みを解決

掲載日:
2019/01/18
更新日:
2019/05/10

ソリューション

セミナー・イベント管理

企業で何らかのイベントを催す際に、クラウドサービスを利用する企業が増えています。クラウドサービスにはどのような機能があるのでしょうか?イベント管理におけるさまざまな問題を、クラウドサービスを活用して解決してみましょう。

イベント管理にクラウドサービスを活用しよう

クラウドサービスとは、インターネット上で使えるアプリケーションやソフトウェアなどのさまざまなシステムを指します。

インターネットにアクセスできるものであれば、PCでもスマホでもデータの運用が可能です。導入も簡単であり、利便性の高さからも評価されています。

クラウドサービスの利用率や、どのような部分に貢献できるのかを見ていきましょう。

クラウドサービスの利用率は年々上昇

総務省の『通信利用動向調査』によれば、クラウドサービスを利用する企業は、2013年では全体の33%程度でしたが、2017年時点で56.9%と全体の半数を超えています。

若年層に程その傾向が見られることから、今後さらに利用割合は加速していくと見て良いでしょう。

コスト削減や実用性向上に貢献

総務省の同データによって、クラウドサービスを利用している内訳でもっとも多いのが『データやファイルの保管・共有』です。その次にサーバーの利用・電子メール・社内情報の共有に、事務処理のサポートと続きます。

このように、これまで手動で行ってきたタスク管理や、自力導入しなければならなかったデータのバックアップ、セキュリティを自動で行ってくれるため、人件費やシステム管理費を大幅に削減できるのです。

また、人がやるよりもミスが少なく、早く処理できる点から実用性向上に向けても注目されています。

複雑なイベント管理はクラウドで悩み解決。クラウド型システムの特徴

イベント管理にASPを利用するメリット

ASPとは『Application Service Provider』の略で、ネットワークを通じた事業者や使用可能なソフトウェアを指します。

基本的にはクラウドとほぼ同義語で使われていますが、近年の傾向を見ているとクラウドの方が意味は通りやすいかもしれません。

イベント管理において、ASPを活用するメリットを見ていきましょう。

スピーディなイベント告知が可能

セミナーに関する受付業務や動員情報などの多くが自動化する中で、イベントの告知も例外ではありません。

従来は、イベント告知の公開や修正はwebの担当者や請け負っている事業者に頼まなければなりませんでしたが、管理画面にイベントのデータを入力するだけで、誰でもスムーズな反映が可能となります。

申込者の自動リスト化、情報共有が容易

イベントが大規模になるほど、申込者の把握は大変になり、間違いがあった場合は企業の信頼を損なうリスクにつながりかねません。

しかし、ASPを利用すれば申込者をリスト化し自動管理できるため、申込者の把握漏れや重複といったトラブルがなくなります。

また、IDとパスワードさえ知っていれば、イベントに携わる誰もが簡単に情報を閲覧できるため、情報共有が容易に行えるのもメリットでしょう。

イベント管理システムとは。よくある機能と活用のメリット

利用の仕方はさまざま

クラウドサービスには、どのような利用の仕方があるのか、実際に利用されているサービスを具体的に見ていきましょう。

申込対応を自動化し、人手不足を解消

イベント参加者のキャンセルや途中参加、または締め切り前の応募殺到などを人の手で管理するのは至難の業です。ミスも起こりやすい状況にあります。

しかし、クラウドによって登録申請や解除が自動化されたことで、そのような手間やリスクがかなり削減でき、根本的な人手不足の解消にもつながっています。

煩雑なメール配信をシステムで一括管理

クラウドサービスの中には、メールの配信機能もあり、多くの人に一斉にメールを送信できます。イベント告知や人数の募集などをスムーズに行うことが可能です。

また、性別や年代、さらには趣味嗜好といったデータまですべて自動で管理してくれます。その上で、それぞれの顧客に対して効果が見込まれるメールを、選別して届けてくれる機能もあるのです。

webアンケートの実施から集計まで

従来の紙媒体を用いたアンケートは作成も大変ですし、何より集計を人の手で行った場合は大きな人件費がかかります。印刷費や用紙代も安くはありません。

しかし、web媒体のアンケートなら、印刷費や紙代が必要ないのはもちろん、作成も簡単ですし、何より集計を自動で行ってくれます。

アンケートに修正項目があった場合、編集が楽な点もメリットです。

データを有効活用してビジネスに活かす

アンケート結果や顧客情報など、回収したデータを社内のリソースやサービスと結びつけて、ビジネスに活用しましょう。

顧客データごとに商品のPRや、イベントの告知といったメール配信に役立てることができるため、メール1通ごとの効果向上も見込めます。

社内全員でデータ共有もできるので、イベントの主旨やコンセプトといったデータも共有して、スタッフがより綿密な連携を行うことも可能です。

イベント管理ツールを使ってできることとは?活用例とともに紹介

まとめ

クラウドサービスの使用には多くのメリットがあり、利用する企業は今後さらに増加するでしょう。取引相手や顧客がクラウドサービスを使う以上、BtoBやBtoC企業は導入をせざるを得ません。

イベント管理に適したサービスを提供している事業者も多数あるので、イベントをさらに成功させるためにもクラウドサービスを活用してみてはいかがでしょうか?

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