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ARTICLEイベント管理アプリの導入メリットとおすすめアプリを紹介
効率よくイベントを管理するために、アプリが役立ちます。イベント管理はタスクが多く煩雑になりがちですが、アプリを活用すれば準備から集客・アフターフォローまで万全の体制が整えられます。便利なアプリを構築してイベント管理に活かしましょう。
目次
イベントを成功させる管理術とは？
イベント管理のポイントは、業務の一元管理です。ここでは、システムやアプリケーションを活用してイベントを成功に導く管理術について解説します。
イベント管理アプリで企画進行を一元管理
イベントは準備が大切です。準備をスムーズに進めて、イベントを成功させるために、進行状況を一元管理できるシステムを活用しましょう。システムで管理すべき重要項目は下記を参考にし、必要なものを追加してください。
- 運営組織図
- タイムスケジュール
- 当日のプログラム
- 施設利用計画
- 会場レイアウト
- オペレーション計画
- 案内板の設置計画
- トラブルの想定と対処フロー
- 備品リスト
これらの重要項目をカバーしつつ、個別に必要な機能も備えているシステムなら、理想的な管理ができます。大切なことは、イベントに合ったシステムを選ぶことです。システムを使いこなして、イベントの準備から当日まで滞りなく実行しましょう。
イベント管理システムアプリの導入メリット
スケジュールや顧客管理が容易になる
システムを導入すると、スケジュール管理のしやすさが格段に向上します。すると、当日の段取り・役割決めを漏れなく実行できるのです。
誰がどこを担当するのかがはっきりしていれば、受付やその後の案内で不具合が起こることはありません。その結果、参加者の満足度を高めることにもつながります。
イベント後のフォローやキャンセルの対応が可能
顧客管理も、参加者の申し込みから受付までの管理や、参加者アンケートの作成・実施ができるツールがあるとスムーズです。システムを活用することでイベント後のフォローや、キャンセルした見込み顧客へのフォローもできるようになります。
クラウド型イベント管理システムアプリの課題
クラウド型イベント管理システムアプリにある、個人情報・カスタマイズ性についての課題を解説します。
個人情報に関するリスク
クラウド型のシステムは、個人情報をインターネットに接続されたサーバー内に保存します。そのため、社内ネットワークのみにつながったサーバーで個人情報を保存するよりも、情報漏洩の危険性が高まります。
管理状況やミスによる情報漏洩は、利用者の日々のチェックやルール作りでカバーできます。しかし、利用者側からセキュリティ対策ができない部分があることも事実です。
システムそのものに脆弱性がある場合、それは利用者には触れられない部分となります。そのため、セキュリティ対策のしっかりできているシステムを選ぶことが大切です。
カスタマイズ性が低いと言われている
クラウド型のシステムの課題として、カスタマイズ性が低いということが挙げられます。システムそのものが、クラウドで管理されている他社サービスであるため、業務内容に合わせてカスタマイズしたい場合の自由度は低くなってしまうのです。
オプションサービスが用意されているものもありますが、その組み合わせでカバーするにも限界はあります。そのため、カスタマイズの自由度という面で、自己完結できる社内システムに及びません。
自社の業務に合っているかどうか、事前によく確認しておきましょう。
複雑なイベント管理はクラウドで悩み解決。クラウド型システムの特徴
おすすめイベント管理アプリ「スパイラル®」の特徴
『スパイラル®』は、アプリケーション構築プログラムのプラットフォームです。スパイラル®を活用すると、クラウドの課題を解決しながら、スムーズなイベント管理ができます。
万全なセキュリティ対策
クラウドの課題として、セキュリティ対策が挙げられます。スパイラル®では、この課題を解決するため、サーバーとネットワークを365日24時間監視しており、異常を察知したらすぐに対策が可能です。
悪意のある第三者からのサイバー攻撃の危険性は常にあります。スパイラル®では、予期せぬトラブルに発展しないよう、常に監視の目を光らせて、万全のセキュリティ対策を行っているのです。
人的ミスを防止する機能も
セキュリティ対策では、人的ミスの防止も大切です。スパイラル®は、人的ミスを予防するための機能も備えています。利用環境にセキュリティをプラスできるのです。代表的な機能は下記の2点があります。
- IPアドレス制限設定
- 担当者ID
IPアドレス制限設定は、特定のIPアドレスからのみ管理画面にアクセスできる機能です。社外からのアクセスや、社外への情報持ち出しを予防します。
また、担当者IDを発行することで、誰がいつデータベースを管理したかを明らかにすることが可能です。仮に不正が見つかった場合でも、早急に原因の追及と対応ができます。
目的に応じたアプリケーション構築が可能
クラウドで利用するシステムは、カスタマイズが自由にできないという課題があります。しかし、スパイラル®なら、コンポーネントを組み合わせることで、カスタマイズするかのように、最適なアプリケーションを作れます。
例えば、来場者管理アプリであれば、申し込み者データベース・来場者通知・申し込み者一覧のコンポーネントを組み合わせれば作成可能です。もちろん、目的に応じて、ほかのコンポーネントを追加できます。
アプリケーションをゼロから構築するのではなく、ベースになるテンプレートがあるため、操作も簡単です。スピーディーに必要な機能を備えたアプリケーションが完成します。
複数のイベントを一覧で管理できる
自社で複数のイベントを並行して管理しなければいけないこともあります。そんなとき便利なのが、スパイラル®の一覧管理機能です。開催イベントを一覧表で管理できるので、一目で今何をするべきなのか分かります。
準備の抜けや漏れも見つけやすくなるので、滞りなくイベントの開催ができるでしょう。スムーズなイベントの開催に必須の機能と言えます。
イベント申し込みページの作成が簡単
イベントの申し込みページは、見込み顧客の印象を左右する大切なものです。スパイラル®なら、専門知識がなくても、使いやすくデザイン性に優れた申し込みページが作れます。
専門知識なしでも項目やデザインを設定可能
スパイラル®で受付フォームを作るとき、専門知識は不要です。受付フォーム作りでは、通常ならCGIなどプログラム知識が必須になります。しかし、スパイラル®では、CGIがわからなくても登録項目やデザインを自由に設定できるのです。
しかも、1度作ったデザインは、次回以降テンプレートとして使えます。つまり、1回作って設定さえすれば、あとはテンプレートを利用するだけです。専門知識が必要な煩雑な作業を、シンプルで効率的にできます。
web知識のみで自在なカスタマイズが実現
申し込みページのデザインも、自由にカスタマイズが可能です。そのため、webサイトに合わせた統一性のある自然なデザインにできます。HTMLはもちろん、JavaScriptやPHPの使用も可能なので、デザインの自由度が高いです。
自由なデザインにカスタマイズできるのは、申し込みページだけではありません。確認画面や登録完了画面も、同じようにカスタマイズできます。
イベント管理に便利なアプリケーション
スパイラル®は、イベント開催までの管理だけではなく、イベント後の顧客管理にも活用できます。これひとつでイベント準備からアフターフォローまで網羅できる仕組みなのです。
顧客情報と対応履歴が一目で分かる
イベント参加者の情報を活用するためには、対応履歴が整理されている状態になっていなければいけません。会社名・部門名・氏名などが管理されているのはもちろん、過去にどのような対応をした顧客なのかまで整理されていることが大切です。
スパイラル®なら、その情報が一目で分かります。しかも、外部からアクセスできる設定にもできるので、出先で急きょ情報が必要になった場合にも対応可能です。
大切なメールを高速に、より確実に届ける
メール配信はイベント管理でも重要です。必要事項や変更点をメールでお知らせするとき、確実な配信が行われなければ、クレームにつながることがあります。こうしたトラブルを予防するためには、メール配信をスパイラル®と連携しましょう。下記の機能により、確実なメール配信ができます。
- 1時間に260万通配信可能
- キャリアごとに最適化した確実な配信
- エラーメールの自動処理
顧客へのメール配信数が多くなると、スピーディーな送信には専用のシステムが必要ですが、スパイラル®にはそれが備わっています。また、携帯やスマホへの配信も、配信規則を自動設定することで確実に実行可能です。
また、エラーメールは、エラーの理由まで把握してフィルタリングします。そのため、正常なメールアドレスにのみ配信が可能です。
さまざまな配信機能を搭載
スパイラル®では、単に一斉配信するだけではありません。目的に合わせてさまざまなメール配信ができます。
- 予約配信
- ターゲティングメール
- 記念日配信
- ステップメール
- 私信メール
クリック率や開封率など効果測定もできます。配信したメールの効果をはっきりさせられるので、次回以降により効果的な配信をするための参考にしましょう
イベントで獲得した顧客情報の活用
イベントで顧客情報を獲得したら、それを有効活用しましょう。そのときにも、スパイラル®が役に立ちます。イベント後にまずできるのは、フォローメールの送信です。イベントの1週間後など、タイミングを決めてメール配信をします。
また、参加セミナー・業種・その他アンケートの回答などをもとにリストを作り、顧客をセグメント化して管理するのも、スパイラル®なら簡単です。任意の項目で顧客を分類したら、それぞれに最適な内容のメールでアプローチできます。
まとめ
イベント管理はタスクが多く、混乱してしまいがちです。そこで活躍するのが、イベント管理システムです。準備から集客・顧客管理・アフターフォローまで、一連の流れを通して管理できるシステムなら、確実にイベントを遂行できます。
その際役立つのがスパイラル®です。イベントの目的に合わせた機能のあるアプリケーションを作れます。セキュリティ対策がしっかりされ、カスタマイズ性にも優れているシステムなので、クラウドの課題を解決しながら便利に活用できるでしょう。
また、イベント告知から申込から受付、フォローまでワンストップで業務効率化していきたい方には、弊社のイベントの大小に関わらず、定額制・使い放題のセミナー・イベント管理サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
