イベントスケジュールの管理アプリとは。便利ツールをご紹介

掲載日:
2019/01/18
更新日:
2019/05/10

ソリューション

セミナー・イベント管理

複数のイベントを同時に運営するのは、タスク管理やコンテンツ企画など業務も多く大変な仕事です。そこで、イベントのスケジュールを管理するためのアプリを導入してみてはいかがでしょうか。管理アプリの便利な機能や使い方について紹介します。

起こりやすいイベントの失敗

企業は、セミナーの開催やイベントへの出展、そのほかさまざまなイベントを、時には複数同時に運営しなければなりません。そんな中で起こりやすいイベントの失敗例について触れてみましょう。

複数イベントを管理しきれずミスが発生

1回のイベントを開催するにも、会場探しから始まって参加者の管理、講演者への出演依頼の打診やセミナー資料・当日のプログラム作成からアフターケアなどの多くの業務を行わなくてはなりません。

そんな中で、業務がスタッフの管理できる許容範囲を超えてしまい、スタッフ同士の連携や参加者への対応によって、ミスが発生してしまうのことも少なくはないのです。

また、そのミスのフォローのために業務が増えてしまい、他のイベントに影響するといった事態も考えられます。

コンテンツ企画に時間がとれない

イベントの運営や外部への対応でタスクがいっぱいになってしまい、肝心のイベント企画に時間がとれないといった事態も想定されます。

イベントの中身が薄く退屈なものになってしまえば、参加者は減ってしまうでしょう。

また、イベント企画の使い回しになってしまっては、せっかくの顧客が離れていってしまうかもしれません。それでは本末転倒です。

このようなタスクオーバーから発生する、さまざまなヒューマンエラーやコンテンツの未成熟を防ぐためにも、イベント管理業務の負担は、可能な限り軽減する必要があります。

イベント管理システムとは。担当者に嬉しいメリットがたくさん

スケジュール管理に便利なツールを活用

上記のような失敗を防ぐためには、タスクの軽減が重要です。業務量を分散させるために人員を増やすのも手ですが、それだけコストが発生してしまいます。

まずは、身近な簡単に使える便利ツールを取り入れて、業務負担を軽減してみてはいかがでしょうか。いくつかおすすめのものを紹介します。

iPhoneのウィジェット機能

ウィジェット機能は、iPhoneのホーム画面を右にスライドした際に現れる告知画面です。この画面はカスタマイズが容易であり、設定したアプリによって表示されるものが変わります。

カレンダーを設定すれば直近のスケジュールを、メールを設定すればメールが届いた際に最新のものから、アドレス先やタイトルが簡易表示されます。

この機能を活用することによって、タイムマネージメント、タスク処理の円滑化につなげることができるでしょう。

LINEのカレンダー共有

LINEの機能の1つ『イベント』は、カレンダーを各トークルームで表示してくれます。

ここにイベントの予定と日程を入れておくことで、グループ内のメンバーから参加表示の確認が取れる機能です。

イベント直前に通知してくれる機能もあり、イベントを忘れる心配もありません。また、ミーティングの日程を決める際にも、活用できるでしょう。

エクセルのガントチャート

ガントチャートとは、作業計画を視覚的に表現するために用いられるもので、工程の確認や、仕事でのシフト管理などによく使われます。

エクセルでは、このガントチャートの作成を容易に行うことが可能です。

テンプレートも配布されており、自分が使いたい用途に見合ったものが、すぐに手に入るようになっています。締め切りや担当がわかりやすく視覚化できるので、イベントの進行管理をするのに非常に役立つ機能です。ぜひ活用しましょう。

イベント管理システムとは。よくある機能と活用のメリット

複数のイベントを社内で適切に管理するには

これまで見ていただいたように、イベントを管理する上で失敗しないためのポイントは『管理のしやすさ』と『タスクの自動化』にかかっています。

そのためにどんなツールを使えば良いかを紹介しますので、参考にしてみてください。

イベント管理システムが便利

イベントを管理するためのシステムやクラウドサービスは、イベントへの集客や受付登録、参加者管理、データ分析・管理などイベントを開催する前からした後までの多くの業務をカバーしてくれるシステムです。

集客面ではイベントページは簡単に作成でき、受付フォームの埋め込みや集客メールの配信、参加者の管理、キャンセル待ちへの対応などリアルタイムに反映したり、管理する必要のあり手間のかかる業務を自動化してくれます。

運営面では、開催が近くなった際にリマインダーメールを配信したり、セミナー後のフォローメール、参加者に対するアンケートを作成したりと幅広くサポートしてくれる便利な機能がたくさん備わっています。

イベント管理システムを導入することで、これまで人が管理したり、更新したり、手で行っていた業務を簡素化し、業務を効率化してくれます。イベントを毎月開催する、多くの参加者が見込まれるイベントを開催するなどの場合は、導入を検討した方がいいでしょう。

煩雑作業は豊富なアプリケーションで自動化

イベントのスケジュール管理や、タイムキーパリングといった煩雑な作業を、アプリケーションで自動化してみてはいかがでしょうか。

特にクラウド型サービスの使用で有効になるのが、何か変更があった場合に即座に全員が確認できるという点でしょう。

参加の申し込みやキャンセルを、自動で行ってくれるアプリもありますので、タスクをなるべく減らすために活用してみてください。

安全に顧客管理やメール配信が可能

複数のイベントを管理していると、顧客管理も一苦労です。

顧客数が多いと把握漏れや、別のイベントのリストに載せてしまうといったミスもよくあります。そういったミスを防ぐためにも、顧客リストを自動で管理してくれるアプリの使用はおすすめです。

また、顧客の属性に応じたセグメント別に、メールを送るといったサービスもあります。興味のあるメールのみが届くようになれば、メールの閲覧率も上がるでしょう。

顧客管理が安全に行えれば、アフターフォローの効果もがありますので、ぜひ活用してみてください。

複雑なイベント管理はクラウドで悩み解決。クラウド型システムの特徴

まとめ

イベントの運営は、考えているよりもはるかに管理が大変です。タスクオーバーによって顧客管理のミスなどが発生してしまうと信用低下にもつながりかねません。

コスト削減やスタッフの負担を減らすためにも、スマートフォンやPCに付属しているツールや、クラウドサービスの活用を考えてみてはいかがでしょうか。

スタッフの力を必要なところにより多く割くことが可能になり、イベントの質の向上にもつながります。

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