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ARTICLEクラウド型イベント管理システムの特徴とメリット
イベントの運営・管理にクラウドサービスを使ってみてはいかがでしょうか。開催告知から参加者へのフォローまで、イベントの管理にはやることが山積みです。クラウド型システムの特徴を活かして、イベント運営の悩みを解決しましょう。
クラウド型イベント管理システムを活用するメリット
企業における情報管理ネットワークには、社内サーバーにシステムを導入するオンプレミス型と、外部サーバーを利用するクラウド型があります。
クラウド型の導入によって、企業はどのようなメリットを得るのかを見ていきましょう。
コスト削減と効率化
クラウド型システムによって期待できる1番のメリットは、コストを削減し作業を効率化できるという点にあります。
データの共有が簡単に行えることから、参加者リストの管理や書類作成にかかる時間の削減が可能です。それにより全体的なコストが削減できます。
また、全員がデータをいつでも閲覧できるため、プログラムや企画趣旨をスタッフ全員が共有でき、綿密な連携が可能となるでしょう。
配付資料や参加者へのアンケート作成、集計にかかるスタッフの人件費や用紙代も、クラウドでデータ化すれば削減できます。
顧客に合った質の高いサービス提供が可能に
クラウド型サービスの中には、顧客ごとの性別や年齢、どのようなメールに反応しているかといった情報を解析するサービスがあります。
また、自社内のサービスでどのようなサイトが多く見られているか、どのサービスに対して顧客の反応が良いかも集計するサービスがあり、これらのシステムを利用すれば、より付加価値の高いサービスの提供が可能になります。
クラウド型のイベント管理システムの種類
クラウド型のサービスにはさまざまな種類があります。
イベント管理には多くのタスクがあり、それぞれに対応したサービスが存在しているのです。どんなものがあるのかを見ていきましょう。
受付に特化したシステム
参加者の受付は、人の手でやろうとすると多くのリソースを割かなければなりません。受付やキャンセルへの対応、参加証の発行や受け入れ人数の確認など、人の手で行うにはあまりに多い作業量です。
また、イベントを複数運営している場合はさらに難易度が上がります。
そういった一連の受付業務を自動で行ってくれるサービスも存在しています。システムを利用することで、ミスの削減にもつながるのもポイントです。
集客からアンケートまで一元化したシステム
イベントに優れたサービスの中には、集客から当日の運営、アンケート収集までを1つのサービス内で完結できるものもあります。
アンケートの集計など、従来であれば人件費が大きくかかった部分の改善が見込めますし、人的ミスも圧倒的に減るでしょう。
また、24時間いつでも受付でき、返信メールも素早く送れるため、営業時間外も予約可能という点が、予約率の増加にもつながっているようです。
簡単な資料を用意しておくだけで、請求者に自動で送れることも含めて、集客率のアップが見込めます。
クラウド型イベント管理システムの特徴
クラウド型管理システムを導入するにあたって、どのようなメリットが生じるかを見ていきましょう。上述したような人件費削減や自動化のほかにも、多くのメリットが期待されます。
初期費用を抑えられる
クラウド型は、従来は社内のリソースを使わなければならなかった『オンプレミス型』とは異なり、アプリなどをネット上の事業者からレンタルするかたちで利用できます。
クラウド型システムを導入する企業数が増えた一因もここにあります。オンプレミス型は、初期費用だけで数百万円かかるのも珍しくないため、ベンチャーや中小が導入するのはかなり難しかったのです。
初期費用の安さから、スタートアップにも積極的に導入できたり、まずは導入して試してみるということができるのもクラウドのメリットと言えるでしょう。
時間をかけずに導入可能
クラウドサービスの初期導入におけるもう1つの利点は、導入までに時間がかからないという点です。
サービス提供側のサーバーを使うため、サーバーや専用機材の設置といった大がかりな準備が必要ありません。
また、申し込みについても、サービス事業者によってはオンライン受付から、即日開始することも可能です。
データ管理も外部サーバーを通じて行うため、ストレージの確保を自社でしなくても良いのも導入を早められるポイントと言えます。
顧客情報を安心して管理できる
一般財団法人日本情報経済社会推進協会により発表された『企業IT利活用動向調査2018』によれば、情報漏洩の原因はウィルスなどの外部からの攻撃が3割程度、端末の紛失などを含む人為的要因による漏洩は7割近くにものぼります。
ネット上にデータを保管することで、セキュリティを懸念する声が多いのも事実ですが、自社内のみのシステムで完結させるのも、データソースを見る限り確実とは言えません。
関わっているスタッフのタスクが大きくなるほど、それだけ人為ミスの発生率は高くなります。少なくともイベントにおける顧客情報管理を自動化すれば、誤送信などのミスもなくなるでしょう。
まとめ
イベント運営にクラウドを使う企業が増えてきたのは、やはり低コストであることや初期導入のハードルの低さによって、中小企業やベンチャー企業が利用しやすくなったという要因があります。
イベントのコスト削減効果にも大きな期待が持てるため、初期費用が安ければそれだけ企業の利益にもつながるでしょう。
利用者が増えたことで、クラウドサービスもどんどん利便性が増していっているのが現状です。これを機に、本格的なクラウドサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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