イベント管理システムとは。担当者に嬉しいメリットがたくさん

掲載日:
2019/01/18
更新日:
2019/05/10

ソリューション

セミナー・イベント管理

セミナーをはじめとしたイベントの管理には、運営担当者にとって多くのメリットがある『イベント管理システム』を利用してみてはいかがでしょうか。システムの基本から利点まで詳細に解説しますので、ぜひ導入の参考にしてください。

便利なイベント管理システムとは

イベント管理システムは現在、多くの企業が導入しています。

実際にどんなことができて、どんなシーンで役立つのかを見ていきましょう。

イベントに関する情報を一括管理

企業がイベントを催す場合、企画やコンセプト、予算などのイベントの中身や、当日の来賓や参加者のリスト、プログラムなど、多くの情報を管理しなければなりません。

これらの情報を手動で管理すると、人為的ミスも起きやすくなってしまいますし、担当者のタスクが大幅に増加してしまいます。

このような膨大なイベント情報を1つのシステム内で管理できるのが、イベント管理システムを導入する大きな強みです。編集や新規項目の追加も楽に行えるため、複数のイベントを同時に管理するのも苦ではなくなります。

また、クラウドを利用すれば情報共有もスムーズになるので、当日のスタッフ間の連携の確認やタスク管理にも大きな効果を発揮してくれるでしょう。

使えるシーン

イベント管理システムは情報だけでなく、プログラムの進行やガントチャート、メール配信機能など、さまざまな面をケアするための機能が付属されています。

BtoC向けの新作発表会や展示会、BtoB向けの商談会だけでなく、社内会議や研修といった多くのイベントで役立つでしょう。

また、イベント内でも、アンケートやキャンペーン参加の申し込みといった参加者の管理や、終了後のアフターフォローなどでも、データ管理を楽に行えます。

イベント管理システムとは。よくある機能と活用のメリット

イベント管理システムのタイプ

イベント管理システムは大きく分けて2種類あります。それぞれの仕組みや特徴を見ていきましょう。

クラウド型とは

クラウド型は、インターネット上にあるITリソースを用いたサービスを指します。

データの保管や編集を、すべてインターネット上で行えるのが特徴で、ソフトウェアやサーバーの準備が不用です。初期費用や準備期間がかからず、最短で申し込んで当日にはサービスを利用できるようになります。

また、データを全てオンラインで管理するため、インターネットにつながっている端末さえあればどこからでも編集・閲覧できるのもメリットでしょう。情報共有がしやすくなり、スタッフ間の連携もとりやすくなります。

バージョンアップなどによる仕様変更についても、運営側が行ってくれるため手間がかかりません。

注意点としては、仕様変更があった場合や運営側で何らかの規約変更があった場合などに、それに従わなければならないという点です。サービスが終了した場合も使えなくなりますので、バックアップは取るようにしましょう。

パッケージ型とは

パッケージ型とは、社内のPCに直接ソフトウェアをインストールして利用するシステムです。自社サーバーを利用する点から、セキュリティに関しては外部に情報が漏れにくいのがメリットでしょう。

自社のサーバーを使うため、サービスのカスタマイズをしやすいのもポイントです。クラウド型であれば、事業者側のメンテナンスや仕様変更によって利用環境が左右されますが、パッケージ型ではその心配はありません。

ただし、ソフト購入やサーバーを用意するため、初期費用が発生することや、セキュリティその他の管理は自社で賄わなければならないこと、バージョンアップ時に更新費用がかかるといった点で、コスト面ではクラウド型に大きく劣ります。

イベント管理システムのサービス内容。ニーズに応じた機能選びを

システム選びのポイント

イベント運営システムには、さまざまなタイプがあります。単純な料金比較だけでなく、ほかのポイントにも注目してみましょう。

サービスを選び方について解説します。

サポート体制の充実度

システム運営側のサービスについて、あらかじめ確認しておきましょう。

サポート体制は、メールのみで対応しているところもあれば、電話でのサポートに対応しているところもあるなど、運営によって大きく異なります。

メールの場合、対応が遅れてしまうケースもありますので、可能なら電話対応しているところの方がサポートは手厚いと言えるでしょう。

気軽に問い合わせできるかどうかも、サービスを利用する上での重要なポイントです。

必須機能と価格のバランス

せっかく運営システムを利用しても、必要な機能が入っていなければ費用対効果も半減してしまいます。どのようなシステムが必要なのかは、あらかじめ整理しておきましょう。

イベント運営で欲しい機能としては、顧客管理機能の充実は必須と言えます。インターフェイスの使いやすさや、事前決済、予約には対応できるか、外部ツールとの連携がどこまで可能であるのかも、調べておきましょう。

そして、それらの機能が予算と見合っているかどうかもポイントです。豊富な機能が揃っているものほど高額になってしまうので、自社で利用する機能の優先度や重要度、必須なのかどうかは整理しておくとよいでしょう。

無料で使える管理システムの注意点

無料で使えるプランを用意しているサービスも多数ありますが、多くの場合は『有料版への足がかり』です。

無料でもさまざまなオプションが使える場合は、イベントの管理数に上限があったり、イベント数に上限がなくても無料版では使えない機能があったりと、制限がかけられています。

基本的に無料版はサポート対応が親切とは言いがたいものもあり、またセキュリティ面にも不安が残るでしょう。企業で複数のイベント運営を考える場合は、無料版は使い勝手の確認程度の認識に留めておくのが良いかもしれません。

イベント管理ソフトを使うメリットは?活用例や選び方を紹介

イベント告知から管理までがスムーズ

イベント開催の告知をしてから管理まで、スムーズに行える機能について紹介します。具体的な機能やメリットを知って、管理システムを取り入れる際の参考にしてみてください。

申込フォームの簡単作成機能があると便利

イベント参加者からの申し込みを、自動で受け付けてくれるサービスは多いですが、中でもフォーム作成機能が充実しているサービスはより重宝するでしょう。

資料請求だけの場合やキャンペーンへのエントリーといった分類も簡単になりますし、フォームのカスタマイズで見栄えもよくなります。

近年、オンラインで申し込むユーザーが増えていることもあり、簡単に手続きを行える点においても、参加率の増加に大きく貢献してくれるでしょう。

受付の自動化でヒューマンエラーを防げる

ヒューマンエラーを防止できることは、運営システムを利用するうえで最大のメリットとも言えるでしょう。

イベントの受付は、キャンセルや問い合わせのほか、締め切り間際に応募が殺到するといったケースも考えられますので、スタッフだけで対応するとかなり大変です。

多くの数をこなすことになるので、誤送信や申請漏れといったヒューマンエラーも発生してしまいます。個人情報の扱いにミスがあると、企業の信用問題になりかねません。

自動化することで、人の手ではミスしやすい作業も機械が担ってくれるので、ミスを未然に防げます。

人件費削減の効果も見込めるため、こういった作業は機械に任せてしまった方が安心でしょう。

イベント管理に便利なアプリを構築しよう。集客から顧客管理まで

システムを活用した顧客管理

イベントに直接関わる顧客管理では、個人情報も含まれるため、そのデータの取り扱いには一段と慎重にならなければなりません。システムを利用することで、より情報の取り扱いが楽になることから大きなメリットが見込まれます。

どのようなものがあるか、具体的に見ていきましょう。

来場者情報の自動データ化

イベント開催前の来場者情報をリストで自動的に管理できるというだけでなく、当日にもとても役立ちます。

イベント当日は、本人確認や参加申し込みの確認をしなければなりません。当日のキャンセルや飛び入り参加希望者などで、事前にきちんと予約を取っていたとしても、来場者数はその通りにならないケースが多いのです。

そういった変動する来場者数の情報を、自動データ化することで適切な管理が行えます。

個人情報も安心

『プライバシーマーク』をご存じでしょうか。

これは、日本工業規格(JIS)が公表している制度で、個人情報が適切に管理されていることが認定された事業者に付与されるものです。

個人情報保護法案によって知名度が高まり、認証を受ける事業者が増えています。運営サービス事業の中には、このマークを取得しているところも多数あるようです。

こういった事業者に任せることで、個人情報の適切な管理が行えます。外部スタッフなどをイベントに使う際に情報漏洩リスクを考えるのであれば、利用した方がよいでしょう。

改正個人情報保護法で認められたオプトアウトに必要なこととは?

入場票の作成はシステムにお任せ

イベント当日の受付には、多くの人が殺到します。

身分証やチケットの確認には時間がかかってしまいますが、運営システムには、QRコードなどによって、あらかじめ入場表を作成しておけるサービスがあります。

このようなサービスを利用すれば、入場までの時間がスムーズになり、さらに会場内で異なったセミナーが行われる場合への対応も容易になるでしょう。

メール配信業務が円滑に

イベント直前の告知メールや、イベント終了後にアフターフォローのメールを送ることもあるでしょう。

また、次のイベントの告知や商品案内などを、顧客情報に基づいて送るケースもあるかもしれません。

そういった場合にも、運営システムを利用した顧客情報管理によってスムーズに対応できます。メールが重複したり未送信になったりするリスクも防ぐことができるでしょう。

イベント管理をエクセルで行う方法。タスク管理から顧客管理まで

まとめ

イベント管理システムの活用方法をご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。多くのタスクの自動化によって、スタッフの業務も軽減されるため、ミスも少なくなります。

顧客情報の管理も行ってくれるので、事前の募集や終了後のフォローメールを送ることにも役立つでしょう。セキュリティ対策をしっかりしているサービスなら、社内で管理するより安心かもしれません。

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