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ARTICLEセミナー管理ツールでできることとは？サポート内容や選び方を紹介
セミナーの運営を楽にするアイテムとして、セミナー管理ツールがあります。セミナー管理ツールではどのようなことができるのでしょうか。この記事では、セミナー管理ツールを導入することで解決できる課題やサポート内容、製品の選び方のポイントを紹介します。
セミナー管理における主な課題
セミナーの運用は、開催前から終了後まで、さまざまな課題があります。主な課題をみていきましょう。
受付の混雑やドタキャン
セミナーを開催する際、受付で参加者をチェックするのが一般的です。少人数のセミナーであれば良いですが、参加者が多かったり、複数のセミナーが同時開催されていたりすると、受付が混雑する可能性があります。
開始時間近くには混み合うことが多いので、受付で手間取ることによって、セミナーの開始時間になってしまうかもしれません。直前になってのキャンセルや、予約したのに失念してしまうなどで、ドタキャンされる場合もあり、その防止策も課題です。
情報管理やコスト
セミナーでは、参加者の情報管理をどのように行うかが重要な課題です。参加者の予約の時点から、この問題は始まっています。FAXやメール、電話などさまざまな方法で受け付けた予約を、まとめて管理しなければいけません。
定員よりも多くの人数を受け付けないようにリアルタイムで管理し、キャンセルが出ればその対応も必要です。セミナー後には、参加者の情報を活用できるよう、実際に出席した人のチェックも必要となるでしょう。
これらを手作業で行うのは、かなりの負担があります。人の手を介することで、ミスが発生するかもしれません。
そして、セミナー運営にかかるコストも課題の1つです。セミナーの専用サイトの作成費用や、予約業務、当日の受付などの人件費も大きなコストになります。
セミナー運営にかかる主な費用。料金体系の例と忘れがちなポイント
セミナー管理ツールでできること
これらの課題を解決するために活用したいのが、セミナー管理ツールです。セミナー管理ツールでは、どのようなことができるのでしょうか。
集客など事前準備のサポート
セミナー管理ツールを使用すると、まず集客が簡単になります。セミナー専用の告知サイトの作成が簡単にでき、過去の参加者に案内メールを送ることも可能です。
告知サイトに予約フォームを設置しておけば、そこから24時間365日、リアルタイムでセミナーの予約ができます。予約の情報が一元管理できるので、定員以上の予約を受け付けてしまうこともありません。
キャンセル待ちができるよう設定しておけば、空きが出たときにキャンセル待ちの人を繰り上げてくれます。定員に対して空いた分が無駄にならないので便利です。
当日の受付や運営のサポート
セミナー管理ツールでは、予約した人に対して、受講票などをメール送信することが可能です。このとき、QRコードを添付しておけば、当日の受付業務が簡略化できます。
受付では、氏名などを確認することなく、スマートフォンやタブレットにインストールしたアプリで、QRコードを読み込むだけです。来場者の情報は、管理ページでリアルタイムに更新されていきます。
セミナーの日時が近づいたらリマインダーメールを送ることもできるので、セミナーを失念していたことによるドタキャンの防止に、一定の効果が期待できるでしょう。
終了後のフォローやマーケティング
セミナーの開催で重要なのは、終了後のフォローです。終了した後、参加者にサンキューメールを送ったり、参加したセミナーに関連する新たなセミナー情報を送ったりすることで、次のビジネスにつながります。
このようなフォローメールも、セミナー管理ツールを利用すれば簡単です。条件に合う人を洗い出して、必要な情報を発信できます。
また、集まった顧客情報をその他のツールと連携させることで、詳細な分析をし、マーケティングに活用することも可能です。
セミナー管理ツールの選び方・ポイント
セミナー管理ツールを選ぶ際、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。
利用目的と使いやすさ
セミナー管理ツールには多くの製品があり、それぞれ重点を置いているポイントが異なります。自社がセミナー管理ツールを導入する目的はどのような点なのかを意識して、製品を選びましょう。
例えば、予約業務の効率化が目的なのか、受付業務を楽にすることが目的なのか、それともセミナー後の分析を重要視するのかによって選ぶ製品は違ってきます。
セミナーを主催する部署の担当者が利用しやすいツールであることも重要なポイントです。視覚的にわかりやすい作りになっているかはチェックしておきましょう。
また、予約フォームなどは社外の人もアクセスします。初めてアクセスする人でも操作しやすいページが簡単に作成できるか、必ず確認しておきましょう。
コストとセキュリティ対策
ツールを利用するには、当然コストがかかります。しかし、セミナー管理ツールはクラウド利用できる製品が一般的なため、まとまった初期費用はほとんどかかりません。
月額の費用が、セミナー開催などの頻度に見合っているかどうか、費用対効果を考えて製品を選びましょう。
また、セミナー管理ツールには、参加者の氏名やメールアドレスなど個人情報が登録されます。高いセキュリティレベルが要求されますが、クラウド利用の場合、事業者によってセキュリティレベルが異なるので、事前にチェックしておきましょう。
セミナー運営はASPサービスで効率良く。メリットや選び方のまとめ
まとめ
セミナー管理ツールは、セミナーの運営におけるさまざまな課題を解決してくれる製品です。しかし、自社が解決したいのはどういった点なのかを把握しておかなければ適切な製品は選べません。
セミナー管理ツールの特徴を理解したうえで、自社に機能は何なのかを判断し、使いやすくて効果がある製品を選びましょう。
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