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ARTICLEセミナー運営アプリを使うと何が便利？メリットや機能を紹介
インターネットの普及により、セミナーの開催・管理・運営に際して、アプリを使う企業が増えているようです。セミナー運営アプリを使った場合、どんなことが便利になるのでしょうか？アプリのメリットや機能について解説します。
セミナー運営の全体的な流れ
まずは、セミナー運営の全体的な流れについて確認していきましょう。前日の準備から当日、終了後に何をすべきかについてまとめました。
セミナーの事前準備
セミナーを成功させるためには、事前準備がもっとも重要と言っても過言ではありません。企画やコスト、集客数や本番のプログラムを設定し、その準備をしていきます。
まずは、セミナーに来てくれる参加者を募らなければなりません。ダイレクトメールや電話での案内、最近ではSNSによる発信やホームページから、イベント告知を呼びかける企業が増えています。
セミナーに適切な会場の予約や設営、機材の用意などといった会場設営も忘れないようにしましょう。加えて、当日に呼ぶゲストへの依頼、参加者に配る資料作成、事前問い合わせの対応など、事務の面でもやることがたくさんあります。
セミナー開催当日
当日は、開催時間よりも早く会場を訪れましょう。スタッフの役割やプログラムのチェック、機材が問題なく動くかどうかなど、きちんと進行できる体制が整っているかを確認します。
その後は、来賓への対応や出席者の受付、欠席者の確認などをして本番に備えましょう。
セミナーが始まったら、タイムマネジメントが重要です。当日は、些細なアクシデントや、ゲストの話が想定以上に長引くといったケースもよくあるようです。
その際に、その後のプログラムを圧縮していくのか、終了時間を延長しても行うのかの判断が必要になります。時間が押したときにどうするかも、事前に決めておくことが成功のポイントです。
セミナー終了後
セミナー終了後には、来場者に対してお礼のメールや電話などのアフターフォローをしましょう。
フォローが早いと印象が良いので、メールであれば当日か、遅くとも翌日までには送りましょう。アンケートを添付して、セミナーの感想や資料、宣伝物について意見をもらっても良いかもしれません。
セミナーを欠席した人にも、次回以降のセミナー予定や内容を案内するなどのフォローをすると印象が良くなるようです。
セミナー後に参加者に対しどのようなフォローをするかが、顧客獲得に向けて重要なポイントと言えます。
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セミナー運営管理アプリを使うメリット
飲食店などではすでに、予約サービスとしてアプリを導入しているところも多いようです。インターネットの普及で、オンラインのアプリを個人で使用している人も増えています。
セミナー運営にも、予約管理のためのアプリを利用してみてはいかがでしょうか？アプリを使うことで、どんなメリットがあるのかを説明します。
セミナー予約管理ツールやアプリとは
予約管理ツールとは、インターネットやメール、電話などから入った予約をまとめて管理するためのツールです。さまざまなタイプがあり、日付や時間帯ごとに予約するものや、イベントごとに予約するものがあります。
予約管理ツールはクラウドでも配信されているので、手軽に導入できるでしょう。最近は外国語に対応しているもの、決済機能のついているものと色々なタイプがあるようです。
セミナー予約管理アプリを使うメリット
セミナー開催の規模が大きくなると、参加者の管理が大変になります。万が一、参加者に漏れがあれば、企業としての信用問題にもなりかねません。
予約管理アプリを導入することで、予約漏れの心配を大幅に軽減できます。24時間受付対応できるので、人がいない時間にも予約を受け付けられるのもメリットです。
顧客データを管理し、どういった人がセミナーに来ているのかを分析するのにも役立ちます。
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セミナー運営管理ツールの主な機能
セミナー側の運営に向けたシステムやサービスにも、さまざまなものが提供されています。どんなものがあるのか見ていきましょう。
コンテンツ作成や運営管理
セミナーを運営するには、コンテンツとタスクの管理が重要です。運営サポートツールを使用すれば、運営側の管理を一本化することができ、スケジュールや人の割り当てなど、管理の手間が省くことにつなげられます。
クラウドのツールを導入することで、スタッフ全員が確認できるため、意識を共有しやすいのもメリットでしょう。
他にも、セミナーに添ったコンテンツやコミュニティを作成可能です。イベントの概要やプログラムもまとめて管理できるのも強みと言えそうです。
顧客管理やマーケティング
参加者の管理についても一括で行うことが可能です。
当日の出欠確認に使えるだけではなく、ダイレクトメールや電話によって、顧客をセミナーに招待する場合の管理にも使えます。
セミナー開催の案内メールを重複して受けてしまったら、気分を害してしまうかもしれません。管理ツールを使って、そういった顧客を損失する機会を排除していきましょう。
また、顧客データの管理によって性別や年代、興味のあるものを集計することで、どういった人がセミナーに参加しているのかが素早く分析できます。今後のセミナー開催や販売促進につなげることが可能になるでしょう。
まとめ
近年では、スマートフォンなどで誰でも簡単にアプリを導入できます。個人の暮らしを便利にするためだけではなく、企業に向けたイベント管理のためのアプリも多くなっているようです。
イベント管理にアプリを使うことで、コスト削減やヒューマンエラーを防止できます。また、クラウドアプリによってスタッフ全員がコンテンツ管理に携われるので、情報共有が楽になるでしょう。
セミナーを開く場合、どういったアプリを導入するのかを最初に考えてみても良いかもしれません。
また、イベント告知から申込から受付、フォローまでワンストップで業務効率化していきたい方には、弊社のイベントの大小に関わらず、定額制・使い放題のセミナー・イベント管理サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
