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集客に繋がるセミナー・イベントの案内文の書き方とポイント

掲載日:
2019/01/18
更新日:
2023/06/01

ソリューション

セミナー・イベント管理

自社のプロジェクトや商品紹介のため、セミナーを開く企業は多くあります。セミナーを開催する際に作る案内文の出来は、集客を大きく左右する重要な項目です。集客につなげるため、質の高い案内文を書くコツやポイントについて知っておきましょう。

セミナー・イベントの案内文を考えるときのポイント

セミナー・イベントの案内文を考えるときのポイント

セミナーやイベントの案内文を作る前に、まずはいくつかのポイントを決めておかなければなりません。事前にどのような点に気を付けるべきか解説します。

ターゲット

セミナーの案内文を考えるには、はじめにどんな人をセミナーの対象にするのか明確化する必要があります。

例えば、マンション不動産について学びたい人がいるとしても、それが購入したマンションに住むためなのか、それとも人に貸し出す賃貸物件として活用するためなのかといったように、学ぶ目的は人によってさまざまです。

広い集客を見込みたいからといって、あまりにセミナーの内容を広範囲にしすぎていると、中身のないセミナーだと判断されて、かえって集客性が低くなる可能性があります。

また、ターゲットのレベル設定しておくと良いでしょう。完全初心者向けのセミナーなのか、ある程度理解している人に向けてのセミナーなのかでも、案内文の内容は大きく変わってきます。

ゴール

ターゲットと同時に、ゴールについても決めておく必要があります。

例えば、株のセミナーを開くとしましょう。セミナー受講者が株に触ったことのない初心者をターゲットとするなら、株を買ってみるまでがゴールです。

ある程度株に触れている人であれば、株の購入はすでに行っているはずです。そのため、収益をプラスにすることを目標とするのが良いかもしれません。

このように、ターゲットがセミナーに参加することで、最終的にどんなことができるようになるのか、ゴールを明確化しておくと、セミナーを開催する目的も具体的になり、参加するメリットをはっきりさせることができます。

プロフィール文

プロフィール文も、セミナーの案内文において、ないがしろにしてはいけない要素です。新規セミナー場合、多くの受講者はセミナー講師と対面したことがないケースがほとんどでしょう。

「講師が本当に自分に教えられるだけの知識量や実績があるのか?」といった疑問は受講者が皆持っています。抽象的で不信感があるプロフィールでは、参加を躊躇させる理由にもなりかねません。

そのため、講師や主催者のプロフィールは、明記することが求められます。また、プロフィール内容は、セミナーに合わせてアレンジするよう心がけましょう。

株の短期投資についてのセミナーであれば、講師が普段は長期投資運用をしていたとしても、最近は短期投資にも力を入れている、といったようにセミナーの内容にある程度寄せた方が集客力が上がります。

セミナー・イベント案内文書の構成

セミナー・イベント案内文書の構成

いきなり案内文を書けと言われても、どう書いていいのかわからず困ってしまう人も多いのではないでしょうか。そこで、案内文を書く場合に一般的に利用される構成について見ていきましょう。

宛名や件名などの情報

いきなり本文に入る前に、書いておかなければならない情報について記載しましょう。必要項目は次の通りです。

  • 日付…作成日ではなく、発信日を和暦・月日の順に記載します
  • 宛名…案内状を送る相手の名前を書きます。会社名・部署名・役職名・氏名(様)を省略せずに書きます
  • 差出人…講演会を主催する会社・団体名を記載します
  • 件名…書面の中央に、やや大きめのタイトルで簡潔に記載します

必要であれば前文なども、本文の前に入れておきましょう。

本文

先の事項を入れたら、次は本文に着手します。本文にはセミナーの概要や主旨、講演者の簡単な紹介、セミナーを開催する意図などを記載しましょう。

特に気にすべきポイントは、セミナーに参加することで、参加者にどのようなメリットがあるのかを明示することです。より具体的なメリットについて記述するよう意識しましょう。

別記

別記には、セミナーの開催日時や会場の場所、講演者や主催会社のプロフィールなどを箇条書きで記載しましょう。

出欠確認の方法や受付の期限、注意点など、他に必要な情報の補足をすると良いかもしれません。

別記と本文はページを分けても良いでしょう。最近では、参加受付画面とリンクしたQRコードやアドレスなどが掲載されているものも増えています。

セミナー案内のテンプレート。基本構成や内容についてのまとめ

セミナー・イベント案内状の内容

セミナー・イベント案内状の内容

続いては、案内状の内容について、項目別により詳しく見ていきましょう。どういった点に注意すべきか解説します。

目的

セミナーの目的を記載することは、主催者側にとっても良いアピールになるほか、受講者にとっても内容の理解を深めることができる、双方にとって有益な項目です。

そのため、できるだけわかりやすく記載しなければなりません。抽象的な言葉を使わずに、具体的な言葉を選びましょう。

目的について詳しく知ってもらいたい場合は、別紙や他に資料を用意して同封する方法もあります。

参加者にとって興味の惹かれる内容であることを意識して、目的を記載しましょう。

講師やセミナーの詳細

講師を紹介する場合は、講師の経歴や肩書き、現在に至るまでの内容などを明記するようにしてください。

わかりやすい明確な実績があるとなお良いでしょう。例えば、小説の手法を講義する講師であれば、出版社の賞の審査員を務めていた、自身にも受賞歴があるといった具体的な内容があれば、信頼性も増します。

セミナーの詳細情報も必要です。日時や開催場所はもちろんですが、参加費や定員、タイムスケジュールも参加するかどうかを決めるポイントになるでしょう。

会場については、周辺マップや最寄り駅からの交通手段があればなお良いです。家からの出発時間を逆算するのにも利用できるため、案内状に添付すると参加者に親切と言えます。

応募方法

会場には定員数が定められているため、基本的にはセミナーは事前の予約受付が必要です。

受付は、Webサイトやメールフォームといったインターネットで受け付けるのが一般的ですが、ターゲット層によっては変える必要があるでしょう。

高齢者をターゲットにしたセミナーであれば、郵送や電話による受付を考慮して良いかも知れません。

最近では、メールで受け付けた参加者に対して、QRコードで参加証を自動発行するといったサービスも展開されています。

応募方法については、参加意思のある人が迷わないよう、あらかじめ案内状にわかりやすく記載しておきましょう。

セミナー案内文のテンプレートについて以下の記事で詳しくご紹介しています。
セミナー案内のテンプレート。基本構成や内容についてのまとめ

セミナー・イベント集客のポイント

セミナー・イベント集客のポイント

質の高いセミナーに仕上がったとしても、人が集まらなければ意味がありません。

人を集めるために、記載しておきたいポイントについて見ていきましょう。

参加するメリット

参加者が1番知りたいのは、セミナーに参加することでどんなメリットが得られるかです。参加者側にとってのメリットは何か、なるべく具体的に記載しましょう。

例えばダイエットのセミナーを開く場合、ダイエット商品を売りたいばかりに『豊富な商品がある』と宣伝しても、参加者視点からはあまり魅力的ではないでしょう。

売りたい商品を買わせたり、セミナーのリピーターになってもらったりという会社側のメリットとは別に、参加者側にとってのメリットは何なのかを考える必要があります。

検討材料

セミナーに参加するメリットや意義について、案内状だけで紹介するのでは伝わりにくい面もあります。不信感をもたれないためにも、参加するための検討材料についてはなるべく多く明示しましょう。

別途資料の用意や、セミナーのページに誘導するようにサイトのアドレスを添付しても良いかもしれません。また、主催者について良く知ってもらうためにも、主催企業のホームページアドレスやSNSのアカウント名などを記載しても良いでしょう。

アプローチ

セミナー開催の数カ月前に、一度だけ案内しただけでは、しばらく経って忘れられている可能性があります。

そのため、開催の1ヶ月前や1週間前程度の席が埋まりきっていない場合に、再度アプローチをかけるのが効果的です。

また、SNSやセミナーサイトで、現在の集まり具合についてこまめに報告するのも良いかもしれません。『参加希望者が多く、席を増やしました』といった情報を近況報告と宣伝をかねて使っていきましょう。

セミナー集客の成功のポイントとは?効果的なアプローチ方法を紹介

案内状の郵送方法や効果について

案内状の郵送方法や効果について

メールやWebサイトなど、インターネット以外の集客方法についても見ていきましょう。はがき・封筒での案内状を送った場合の効果について解説します。

はがきの場合

ダイレクトメールに、ポストカードやはがきを使ったセミナー案内方法がよく用いられます。送付もしやすいですし、受け取る側にとってもそこまで不快とは感じないでしょう。

情報をコンパクトにまとめられるのも大きな特徴です。Webサイトへの誘導のために、アドレスやQRコードを記載するようなパターンもよく見られます。

はがき持参者に、参加費の割引やプレゼントなどの特典をつけるといった手法もよく利用されているようです。集客率のさらなる向上が期待できます。

封筒の場合

送付資料が多い場合は、封筒が用いられるケースも多いようです。不審な封筒に思われないように、会社名や内容について記載しておくと良いでしょう。

透明な封筒にして、中身を見やすくするといった工夫をしている場合も多いようです。郵送だけでなく、取引先や顧客を訪問する際に封筒を持参するという手もあります。

封筒は、はがきよりコストがかかりやすいため、より効率を上げるために作成を専門家に頼っても良いかもしれません。

メルマガでの送信も効果的

メルマガでの送信も効果的

案内状を送る際は、メルマガによる送信も効果的です。どういったポイントがあるか、詳しく見ていきましょう。

メルマガのメリット

メルマガを利用する上で、最も大きいメリットはコスト面です。

メルマガであれば、はがきや封筒のような印刷代、紙代はかかりません。郵送代もかからないので費用がかなり安く済みます。送信ボタンを押すだけなので、人件費も抑えられるでしょう。

また、ターゲット層に読まれそうな時間帯を選んで送信できるため、より効果的な配信を見込めます。

メルマガのメリットとして他に考えられるのは、ホームページやセミナーのサイトにも誘導しやすいという点です。

はがきや封筒からWebサイトにアクセスするには、インターネットにつないだ端末を用意しなければませんが、メルマガを受信するにはネット環境が必要なため、読んでいる際にもネットにつないだ端末であることがほとんどでしょう。

メルマガに記載するのであれば、1クリックで飛ぶことができます。そのためWebサイトを訪れてもらえる確率はずっと高くなるのです。

購読者層の形成

例えば、会員登録している企業からセミナーの案内ばかりが届いてきたら、あまり良い印象は受けないのではないでしょうか。

メールは、コストを抑えられる分だけ、コンスタントな配信ができます。セミナーの情報ばかり送らずに、普段から読者の興味のある話題などをメールマガジンでこまめに配信するのです。

すると、メルマガ読者は企業に親しみを感じ、セミナーの案内が送られてくれば参加してみたいと思う人の増加が見込めます。

セミナーの参加者を増やすために、あらかじめメルマガやSNSによって、企業のファンを増やしておくということも考えてみましょう。

送るのは1度ではダメ?

「案内状を何度も送っていてはしつこいと思われて不快感を抱かれるのでは?」と思われる方がいるかもしれません。

しかし、送ったメールの全てが開封されるわけではありません。むしろ営業目的のメールや案内状は、読まれない確率の方がずっと高いのです。1通しか送らなければ、セミナーの存在すら知られずに終わってしまうこともあります。

そこで、メールの送信についてはなるべく複数回行った方が良いのです。ただし、1度参加を表明してくれた人にも送ってしまうのはいただけません。

参加者については、キャンセルしないようにセミナー当日に話す話題について触れておくなど、セミナーに期待感を持たせるメールを送ってみてはいかがでしょうか。

参加者とそうでない人に送るメールを区別するために、送信者のリスト管理はしっかり行いましょう。

セミナー集客はメールが効果的。今日からできるメール作成のコツ

セミナー・イベント運営のための準備リスト

セミナー・イベント運営のための準備リスト

セミナーにはさまざな種類のものがありますが、すべてに共通して言えるのは『事前準備の重要性』です。

当日の進行に支障をきたさないためにも、必要なものについてあらかじめチェックをしておきましょう。

セミナー運営で押さえるべきポイントとは。自社運営や代行の選択

案内板など会場外で必要なもの

セミナーで直接使うもの以外にも、必要なものは多くあります。

例えば、会場の中の見取り図や受付までの案内板、参加者が多い場合は、列を誘導するためのパーテーションポールがあれば、受付がスムーズに進むでしょう。

講師をゲストで招くのであれば、もてなすための準備も必要です。講師用の飲み物や軽食、服をかけるハンガー、服装などをチェックする姿見もあった方が良いでしょう。

季節によっては、扇風機やストーブなど、待機室での温度管理もしなければなりません。講師用のプログラムを用意して事前の打ち合わせに活かしましょう。

もちろん、社内スタッフの場合でも、当日の飲食物や温度管理ができるもの、資料は必要です。何があれば良いか、セミナー会場やイベントの種類、時期によって考えて準備しましょう。

配布物など受付で必要なもの

受付で必要なのは、セミナーに使う資料やマニュアルです。参加者に事前に配っていたとしても、当日には持参しないケースも十分考えられます。

また、アンケートやそれに記入するための筆記用具もあった方が良いかもしれません。その場で回収するタイプのアンケートの方が、メールアンケートよりも回答率が高いケースが多いようです。

受付用のテーブルや、倚子、看板も用意しておきましょう。参加者を誘導しやすくなります。

また、ゴミ袋や、雨が降った場合の傘袋もあると便利です。

セミナーの受付の基本とは。受付管理システムの選び方も紹介

マニュアルなど運営に必要なもの

会場設備の使い方や地図が入ったマニュアルは、スタッフ全員が共有で持っておいた方が良いでしょう。

他には、セミナーで使うプロジェクターやスクリーン、マイクなども重要です。当日に機材トラブルがないように、会場に早めに入ってチェックする必要があります。

登壇者用の飲料水や、後日、ホームページなどで活動記録として写真を掲載するためのカメラやビデオカメラ、音声を記録するICレコーダーがあると便利です。

セミナー運営でマニュアルは重要?運営のポイントや項目例のまとめ

まとめ

セミナーの集客率を上げられるかどうかは、案内状にかかっていると言っても過言ではありません。案内状の内容はもちろんですが、配付の仕方にも工夫をこらすのがポイントです。

案内状を書く場合、必要事項を記載するだけでなく、参加者にとってのメリットやゴールをきっちりと作成前に決めておきましょう。

そして、セミナーを滞りなく進めるためにも当日の準備は事前にしっかりと行って下さい。

参加者が期待感の持てる案内状を作成し、当日のセミナーの質を引き上げることが、参加者の満足度を高めて、セミナーを成功へと導く秘訣と言えそうです。

また、イベント告知から申込から受付、フォローまでワンストップで業務効率化していきたい方には、弊社のイベントの大小に関わらず、定額制・使い放題のセミナー・イベント管理サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。

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