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セミナー案内のテンプレート。基本構成や内容についてのまとめ

掲載日:
2019/01/18
更新日:
2023/06/01

ソリューション

セミナー・イベント管理

新規顧客の獲得や事業のPRなど、企業がセミナーを主催するにはさまざまな理由があります。この記事ではセミナー案内のメールテンプレートをご紹介します。

テンプレートの他にもセミナーの案内状を書く際の基本構成や、集客アップのためのポイントなどをまとめてみました。

セミナー案内メールのテンプレート

セミナーのご案内をメールでおこなうときに使えるテンプレートです。
そのままコピーして貼り付けてお使いいただけます。

—————ここから下をコピーしてお使いください———————

株式会社▲▲▲
×× 様

いつもお世話になっております。
◯◯の<名前>です。

このたび、弊社では<◯◯>を対象とした<セミナーの内容・目的>に関する
セミナーを開催いたします。

https://########.co.jp

<セミナーの具体的な内容やターゲットなどを記載>
に是非ご参加いただきたいセミナーです。

■セミナーの詳細 ————————————————
内容:〇〇テクノロジー
日時:〇月〇日(〇曜日)
時間:13時~17時(受付開始12時30分)
会場:★★★ホール
費用:お一人様5,000円
定員数:50名
————————————————————–

参加のお申し込みは、下記セミナーページ応募フォームをご利用ください。
セミナーお申込みはこちら:https://########.co.jp

または、以下にご入力のうえ『◯月◯日◯時』までに下記メールアドレスまで
メールを頂けますようよろしくお願いたします。

メールアドレス:◯◯◯@◯◯◯.co.jp
————————————————————–
<セミナー名>に参加します。

会社名:
部署:
役職:
お名前:
mail:
電話番号:
————————————————————–

ご不明点などございましたら、お気軽にご連絡ください。
×× 様のご参加を心よりお待ちしております。

■□■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

メール署名 もしくは セミナー事務局の連絡先を記載

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━■□■

————————-このうえまで—————————–

具体的な内容の書き方やポイント、コツなどは下記でご紹介していきます。

セミナー案内状の基本的な構成のテンプレート

セミナー案内状の基本的な構成のテンプレート

セミナーの案内状の一般的な構成を見ていきましょう。必要事項をしっかりと記載しておくことが、集客アップにもつながります。

宛名や件名

本文に入る前に、まずは前提情報を記載しておきましょう。案内状を発信する日付は、和暦で記載するのが一般的です。

案内状を送る相手の宛名は、会社名・部署名・役職名・氏名・敬称を略さずに記載します。同様に主催側の企業や主催者の情報についても略さずに書きましょう。

件名は、全体の中でも比較的大きな文字で記載しましょう。本文に入る前に、軽めの導入文があっても良いかもしれません。

すべてを記載し終えたら、次は本文へと入ります。

本文

本文では、セミナーの概要や主旨を案内し、講師の簡単な紹介や、セミナーを行った動機などについて触れていきましょう。

特に重要なのが、参加することでどういったことを学べるのか、得られるのかを明確に記載しておくことです。

また、開催するセミナーが他のセミナーと比べてどういった点が違うのか、その優位性についても触れましょう。

実際に何か体験できるのであれば、それはどういったことかなど具体的な情報についても記載し、やってみたい、足を運んでみたいと思わせるのがポイントです。

別記

別記では、講演会の情報について記載します。講演の開催日時や会場の場所、アクセス情報に加え、講演者の簡単なプロフィールについても触れておきましょう。

出欠確認の返信方法や、参加募集の期限についても書いておいた方が親切です。

別紙に最寄り駅から会場までのマップを記載したり、セミナーのWebサイトがあるのならアドレスや、QRコードを利用して誘導しても良いかもしれません。

案内状として書くべき内容

案内状として書くべき内容

案内状の本文で書くべき内容について、より詳しく見ていきましょう。セミナーに参加するべきか悩んでる人に、内容をアピールして集客性を高めます。

セミナーの目的

セミナーの目的は、わかりやすくシンプルに記載するのがポイントです。後述しますが、ターゲットやゴールを決めておくとすっきりとした文章にまとめられます。

より詳しい内容について記載したいのであれば、別に資料を添付したり、セミナーのWebサイトへ誘導したりするのが良いでしょう。

講師やセミナーの詳細

セミナーに参加する側にとっては、何を学べるのかと同じく、どういった人が講師を務めるのかも気になる部分です。

初対面の講師であれば「この人は本当に教えるだけの知識があるのか」と懐疑的になる人もいるでしょう。そういった懸念を払拭するためにも、講師の情報はできるだけ具体的な実績や経歴を提示しましょう。

セミナーの詳細についても重要です。概要や日時、場所といった基本情報だけではなく、参加費や定員数、当日のタイムスケジュールなどについても記載すると親切です。

また、開始時間だけでなく、終了時間についても記載しておくと良いでしょう。当日の予定も立てやすくなるので、参加もしやすくなります。

セミナーへの応募方法

セミナーを開催する場合、一般的には事前受付が基本です。事前受付にすることで、当日の参加者の把握や人数の調整などが容易になります。

人数によってお土産や特典、アンケートの用意など当日に向けて準備することも見えてくるでしょう。

セミナーへの応募方法は、最近ではWebサイトで行うのが主流です。また、案内状にはそのWebサイトに誘導するためのQRコードや、アドレスが貼られているケースも増えています。

しかし、高齢者向けのセミナーの場合は、Webからの申し込みだけでなく、でも登録できるようにする配慮も必要かもしれません。

セミナーの案内文について詳細を知りたい方は、「セミナーの案内文の書き方とは。集客につながるポイントを押さえよう」をご一読ください。

内容を考えるときのポイント

内容を考えるときのポイント

案内状を書く前に、セミナーの内容についてまずは検証していきましょう。セミナーの内容を明確化することが、わかりやすい案内状を作るためのポイントです。

セミナーのターゲット

まずは、セミナーのターゲットをより具体化しましょう。主催者側が抽象的では、参加者は内容を想像できません。

例えば株のセミナーであれば、短期投資なのか長期なのかといった投資戦略について学ぶのか、それとも銘柄の選び方についてのセミナーなのかなど、限られた時間でどこまで触れるのかを明確にします。

また、まだ株を買ったこともない初心者向けなのか、それとも収支を上げたいある程度経験を積んだ人向けのセミナーなのか、といったターゲットのレベルを想定しておくことで、参加者も選ぶ際の基準にできるでしょう。

セミナーのゴール

セミナーのターゲットが決まったら、セミナーでの最終的なゴールを決めます。

例えば、ブログをはじめたい人向けのセミナーで、セミナーの時間が半日程度とすれば、ゴールはブログの目的や主旨を定め、開設するところまでと考えるのが妥当です。

ゴール設定は、ターゲットとしている受講者層が、セミナーの開催時間内でしっかり理解できる範囲内であることがとても大切です。あまりにも情報を盛り込み過ぎてしまったり、高度すぎる内容だと、受講者はついていけなくなってしまいます。

セミナーの時間との兼ね合いを考え、現実的なゴールを提案するのがポイントです。

CS向上のためのセミナーについては、「CS向上を目指せ!セミナー開催のメリットとは?」をご一読ください。

根拠

セミナーの参加者が次に気にするのは、セミナー講師や主催者側の講義に明確な根拠(説得力)があるのかということでしょう。

わかりやすいセミナーが行われるのか、それが自分たちのためになるのか、その根拠について参加者は知っておきたいのです。

そのためには、セミナー講師や主催者側のプロフィールを充実させていきましょう。

例えば、家のリフォームに関するセミナーであれば、講師の建築士の資格やリフォーム経験など、セミナー内容とマッチングする具体的な実績について触れていけば、セミナーの根拠が裏打ちされます。

セミナー運営のポイントは、「セミナーの企画から運営まで。失敗しないためのポイントを解説」をご一読ください。

効果を上げるために

効果を上げるために

ここからは、案内状の効果を上げるためのポイントについて解説します。次のポイントを押さえて、さらなる集客アップを目指しましょう。

参加するメリットを伝える

参加することでどのようなメリットが得られるのか、案内状に明確に記載しておきましょう。

ダイエットのセミナーであれば、会社が扱っている効率的なダイエットサプリの紹介や、ダイエットのために日々気を付けた方が良いことなど、参加者が欲しい知識や商品、特典が得られることを案内します。

食事制限や運動以外に、楽に痩せられる方法の紹介などがされれば、参加者視点で有意義なセミナーとなるでしょう。

効果的なアプローチ方法については、「セミナー集客の成功のポイントとは?効果的なアプローチ方法を紹介」をご一読ください。

検討材料をたくさん提供する

案内状だけでセミナーが本当に有効なのかを判断するのは、参加者にとっては難しいでしょう。案内状の他にも、参加するかを検討するための材料を提示すると、より親切です。

セミナーのチラシや別資料があれば、案内状に同封しておくのもおすすめです。また、Webサイトへ誘導するためのアドレスやQRコードを記載したり、メールであれば資料を添付したりという方法もあります。

セミナーだけでなく、講師や主催側の情報発信も、参加を検討する上で重要な材料です。SNSや公式ページで企業の近況などがあれば紹介しましょう。

複数回アプローチする

「案内状を複数回送るのは失礼ではないか」と考える人もいるかもしれません。しかし、セミナーの案内を複数回にかけてアプローチをするのは、集客力をアップさせるための重要なポイントです。

数カ月前に1度だけ送るだけでは、セミナーがあること自体忘れられている可能性があります。残り1ヶ月や10日前などの期間が迫ったタイミングでもう1度アプローチしましょう。

また、SNSや企業サイトでセミナーの募集状況について触れても良いかもしれません。『定員間近』や『人気につき増枠』などの情報は判断材料にもなります。

セミナー集客についての詳細は、「セミナー集客の成功のポイントとは?効果的なアプローチ方法を紹介」をご一読ください。

セミナー集客にメールを利用しよう

セミナー集客にメールを利用しよう

セミナー集客に、紙面や電話による案内だけではなく、メールを活用してみてはいかがでしょうか。

インターネットの普及によって、メールは今や利用していない人がほとんどいないといって過言ではありません。そのため、セミナーの案内をメルマガでする企業も増えているようです。

メールマガジンを有効活用して、顧客との距離を縮め新規のファンを増やしている企業も多くあります。そのやり方について見ていきましょう。

メルマガのメリット

メルマガのメリットとして上げられるのは、低コストという点です。紙による案内状は郵送代や紙代、印刷代がかかりますが、メルマガにはそういった費用がかかりません。

また、作成したメールをアドレス宛に送信する簡単なプロセスで済むため、人件費の削減が可能です。その結果、セミナーで利益を出しやすくなり、参加費を下げたり、良い会場を用意するといった他の部分にコストを回せるでしょう。

メルマガの効果について知りたい方は、「メルマガ配信は何が期待できるの?効果や方法についてのまとめ」をご一読ください。

集客のコツ

メルマガの強さは、低コストのため参加者に対して頻繁にコミュニケーションを取るツールとして利用できるという点でしょう。

メルマガを利用することで普段から顧客や新規層の獲得、距離感を縮めてもらうための情報を発信できます。その上でセミナーを開催すれば、企業に最初から一定の信頼を置いてもらえるという、集客のアドバンテージにつながるでしょう。

また、まだ参加表明をしていない顧客に対しては、複数回メールを送信して告知しましょう。

メールは開封せずにそのまま捨ててしまう人も多いため、開封率を上げるためにメールの量を増やすといった施策も効果的です。

メールでの集客方法については、「セミナー集客はメールが効果的。今日からできるメール作成のコツ」をご一読ください。

まとめ

セミナーの案内状の基本的な構成を抑えておくことで、送られた側が見やすく、必要な情報を挿入することができます。基本は抑えた上でのアレンジについて考えていきましょう。

集客アップのためには、セミナーの意図を明確化させることと、主催者と参加者の信頼関係が重要です。普段からメルマガなどを利用して信頼度をアップさせておくと、セミナー開催の際に参加者が集まりやすくなります。

メールで案内状を送るときにはぜひ当サイトのテンプレートを参考に作ってみてください。

また、イベント告知から申込から受付、フォローまでワンストップで業務効率化していきたい方には、弊社のイベントの大小に関わらず、定額制・使い放題のセミナー・イベント管理サービス「SPIRAL®」もおすすめです。問い合わせ・資料請求は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。

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