お客様事例

短期間、低コストで受付システムをカスタマイズ構築!
受付フローを自動化することで来場者の待ち時間を短縮し満足度の向上へ

  • 顧客情報管理

福岡工業大学

代表者
鵜木洋二(理事長)
本社
福岡県福岡市東区和白東3丁目30-1
業務内容
教育事業
URL
https://www.fit.ac.jp/
使用サービス
SPIRAL®
課題
紙で受付を行っていたが記入や確認で受付が混雑していた。さらに、年間3日間開催していたオープンキャンパスを2019年より1日に変更したことで、例年より1日の来場者が増えることが想定されたため、短時間でスムーズに受付を行う仕組みを構築する必要があった。
解決策
来場者にWebで事前申込みをしていただくことで当日の受付で必要事項の記入を不要に。また、事前にQRコードを配布し受付での確認に要する時間を削減した。
効果
当日の受付運営をスムーズに行うことができた。また、申込者と来場者の情報がデータ化されているので集計にかかる時間を削減することができた。

インタビュー

福岡工業大学は、福岡県福岡市に1963年に開学した私立大学です。オープンキャンパスの来場者の受付管理のためにスパイラル®を導入いただきました。同大学では、これまでオープンキャンパス当日に紙で来場者の受付を行っておりましたが、当日記入いただくため受付に時間がかかっていました。そこで、Webで事前申込をしQRコードで受付を行うシステムを導入し、スムーズな受付処理を実現しました。

目 次

例年より1日あたりの来場数が増えることが想定されたため、
短時間でスムーズに受付を行う仕組みを構築する必要があった

―これまでオープンキャンパスの受付は紙で行われていましたが、なぜ今回からWebで行なうことになったのでしょうか?

これまで紙でアナログな受付を行っていましたが、来場してから必要事項を記入していただいていたため受付が混雑し、来場された方の時間的な負担もかなりありました。また、記入いただいた資料を学生スタッフや職員がチェックするのですが、短時間でたくさんの項目をチェックしなければならず、確認漏れが発生することもあり、正確なデータが取得できていないことが多々ありました。

そのうえ、今年はオープンキャンパスの開催を3日から1日にしたことで来場者が集中し増加することが予想され、同様の方法では受付が更に混雑するのではないかという課題を感じていました。

他大学の取り組みを調べたところ、Webを使った受付処理をしている所があることを知り、実際にオープンキャンパスに行ったことがある学生に確認したところ、事前申込みから当日の受付までスムーズに流れているとのことでした。そこで、本学でもやってみようかと導入する流れになりました。

―受付に来場者が集中して、混雑することを懸念されていたのですね。

そうですね。来場された方にできるだけじっくりと本学の教育・研究を体験していただきたいですし、遠方から来られる方は特に受付が混雑していると焦られると思いますので、事務的な処理を円滑に行う必要がありました。こういったことの積み重ねが満足度に繋がると思っています。

来場者にWebで事前申込みをしていただくことで当日受付で必要事項記入を不要に。
また、事前にQRコードを配布し受付で確認作業に要する時間を削減した

―では実際Web受付を導入するにあたり、どのような課題やハードルがありましたか?

金額的な問題と、オープンキャンパスの情報を公開する期日まで間が無かったため、短期間でシステムを納品していただく必要がありました。何社かシステムについて比較検討しましたが、受付をQRコードで行うシステムがあまりありませんでした。

例えば、他社から「事前申込みを行うと受付番号を発行し、当日その番号を受付担当者が確認しては?」といったご提案をいただきました。しかし、その方法ですと受付番号を確認する作業で時間がかかってしまうので、QRコードを読み取って受付する方法がベストだと考え、それが条件となりました。他には、専用の端末や機械を購入ないしレンタルしなければならないというシステムもありましたが、受付端末まで費用をかけることはできませんでした。

また、ある程度こちらでもシステムの理解ができ、操作可能で、カスタマイズをしようと思ったときに対応できるサポート体制があるかという部分も考慮し条件に入れました。その条件をクリアしているのが御社だったのです。

福岡工業大学 フロー図

―他社システムなど比較検討をしたが、条件に合うシステムがスパイラル®であったということですね。

そうですね。なぜスパイラル®に決定したかというところに関わってきますが、本学でどういった情報を取得するかを検討した際、同行される方の情報の入力が必須であるという条件がでてきました。他社でも優秀なシステムがありましたが、カスタマイズができませんでした。御社の場合はカスタマイズも可能ですし、福岡に支店がありましたのですぐにご相談できる環境がありました。検討していた他社では「会社は東京にあるので、福岡への出張はできない」ということだったので。

―QRコードの他に、こだわりポイントは同行者情報の入力ができるところでしょうか?

入力いただく際の負担軽減のため同行者情報が入力できることと、高校の検索ができることにこだわりました。高校名を選択肢から選ぶ形にしたかったのですが、高校数が膨大なため、検索機能が必要でした。こういったカスタマイズができるのは、他社ではなかなかありませんでした。

―ありがとうございます。

受付をスムーズに行うことができ、
またデータ化されているので集計にかかる時間を削減することができた

―懸念されていた当日の受付は、なにか問題はありましたか?

事前予約の受付フローはスムーズに行き過ぎて、その後の案内が間に合わないくらいでした。(笑)

―それは良かったです(笑)
QRコードの受付のレーンはいくつ用意したのでしょうか?

4レーンつくりました。本当はもう少し増やす予定でしたが、スペースとアルバイトの学生の人数の問題もあったので……。来年は人数を増やせるといいと考えています。

―今回受付以外にもオープンキャンパスの来場者満足度アンケートでスパイラル®をご利用いただきましたが、いかがでしたか?

今集計を行っている所です。
今までアンケートを手で入力しマッチング処理を行う等、かなりの時間と手間がかかり、来場された方からの評価を内部で迅速に共有することが出来ていませんでした。しかし今回は来場者情報からアンケートまで一貫した形で取得することが出来、業務の効率化につながりました。 今後は事前申込の割合を増やしていく事が課題です。

―ありがとうございました。

(2020年8月25日掲載)

SPIRAL(R)導入事例集 無料ダウンロード SPIRAL(R)導入事例集 無料ダウンロード
無料で資料ダウンロード
お問い合わせ

  • コンペ管理システム
  • 船井総研ロジ株式会社

  • 会員サイト構築
  • きらめき不動産株式会社

関連のある記事

CONTACT USお電話・フォームからお気軽に
お問い合わせください